Voorbeeld ontslagbrief werkgever: dit moet er in staan

En wanneer is een schriftelijke kennisgeving verplicht?

ontslag-vrouw-wegwezen-kantoor

Ontslag is een gevoelige kwestie, maar soms noodzakelijk. Een werknemer ontslaan doe je ook niet zomaar, er moet een goede ontslagreden zijn. Hoewel het (meestal) niet verplicht is, draagt een duidelijke ontslagbrief bij aan een soepele ontslagprocedure. Aan de hand van een voorbeeld ontslagbrief werkgever laten we zien hoe je een ontslagbrief opstelt en geven we enkele tips.

Je personeel is trouwens wél verplicht schriftelijk op te zeggen. Een ontslagbrief van een werknemer is dan ook een vast onderdeel van de ontslagprocedure (net als de opzegtermijn). 

Andersom ben je in Nederland – in de meeste gevallen – niet verplicht schriftelijk op te zeggen. Het mag wel, maar iemand mondeling ontslaan is in principe voldoende. Toch kan een schriftelijke kennisgeving zeker geen kwaad. Al is het maar ter bevordering van duidelijke communicatie.

Voordat je een ontslagbrief schrijft

Voordat je overgaat tot het schrijven van een ontslagbrief zijn er enkele andere zaken die belangrijk zijn:

  • Ontslagvergunning UWV: Brief of geen brief, in de meeste gevallen heb je hoe dan ook een ontslagvergunning nodig om iemand met een contract voor onbepaalde tijd te ontslaan. Die vraag je aan bij het UWV. Zo’n vergunning krijg je alleen met een goede reden voor ontslag.

  • Opzegtermijn contract voor onbepaalde tijd: Je moet je houden aan de opzegtermijn werkgever die in het contract is opgenomen. Deze termijn mag niet lager zijn dan het wettelijk minimum. Zo is de opzegtermijn altijd minimaal een maand.

  • Ontslag wegens disfunctioneren: Wil je een werknemer ontslaan wegens disfunctioneren? Zorg dan ook voor een volledig ontslagdossier.

  • Transitievergoeding: je bent verplicht je werknemer een transitievergoeding te betalen. Zowel vaste als tijdelijke werknemers hebben hier recht op. Hoeveel dat precies is, hangt af van een aantal factoren. De transitievergoeding berekenen kan met onze calculator.

Wanneer is een ontslagbrief werkgever verplicht?

In twee situaties is een officiële ontslagbrief trouwens wel verplicht:

1. Als wetgeving in jouw rechtsgebied dit verplicht stelt

Onderneem je buiten Nederland? Check dan de wettelijke regels voor het beëindigen van een arbeidscontract die gelden voor het specifieke rechtsgebied. Elk land heeft weer andere regels op het gebied van arbeids- en ontslagrecht.

In sommige rechtsgebieden (andere landen) is schriftelijke kennisgeving van ontslag verplicht. Mondelinge communicatie is dan niet voldoende. Een ontslagbrief is nodig om het ontslag officieel te maken.

2. Als dit een voorwaarde is in het arbeidscontract

Het kan voorkomen dat het arbeidscontract specifieke bepalingen bevat over beëindiging van het contract. Ook dan ben je verplicht een ontslagbrief te sturen.

Heb je alles goed uitgezocht? Dan kun je de ontslagbrief maken. Om je daarbij te helpen volgt hier een ontslag brief voorbeeld:

Voorbeeld ontslagbrief werkgever

[Bedrijfslogo]

[Bedrijfsnaam] [Adres van het bedrijf] [Plaatsnaam, postcode]

[Datum]

Geachte [Naam werknemer],

Onderwerp: Beëindiging dienstverband

Met spijt delen wij u mede dat uw dienstverband bij [Bedrijfsnaam] wordt beëindigd. Deze brief dient als formele kennisgeving van uw ontslag. Uw laatste werkdag zal zijn op [Datum van laatste werkdag].

Na zorgvuldige overweging zijn we tot dit besluit gekomen. [vermeld vervolgens de reden(en) voor het ontslag, zoals prestatieproblemen, reorganisatie, bedrijfseconomische omstandigheden, ongewenst gedrag, etc.]. Wij begrijpen dat dit nieuws teleurstellend kan zijn, en we willen benadrukken dat dit besluit niet lichtvaardig is genomen.

Gedurende uw laatste weken bij [Bedrijfsnaam] zullen we samenwerken om een soepele overgang te waarborgen. We verzoeken u om alle bedrijfseigendommen, zoals elektronica, sleutels/toegangspassen en auto van de zaak in te leveren vóór uw laatste werkdag. Ook willen we u verzoeken om alle taken en verantwoordelijkheden over te dragen en samen te werken met uw collega's om een vlotte continuïteit van het werk te garanderen.

Met betrekking tot openstaande zaken als eventuele vakantiedagen, onkostenvergoedingen en andere financiële regelingen, nemen we contact met u op om de afhandeling te bespreken.

We willen van deze gelegenheid gebruikmaken om onze waardering uit te spreken voor uw inzet en bijdragen gedurende uw dienstverband bij [Bedrijfsnaam]. We wensen u veel succes in uw toekomstige ondernemingen.

Mocht u nog vragen hebben met betrekking tot uw ontslag of andere zaken, dan kunt u contact opnemen met [jouw naam of die van de verantwoordelijke persoon binnen bedrijf].

Met vriendelijke groet,

[Naam van de ondertekenaar] [Positie binnen het bedrijf] [Bedrijfsnaam]

Bijlage: [Indien van toepassing, voeg eventuele bijlagen toe, zoals een kopie van het arbeidscontract of relevante documenten, zoals een ontslagdossier]

Tips voor ontslagbrief schrijven

  • Neem de tijd en zorg ervoor dat de ontslagbrief zorgvuldig is opgesteld. Controleer grammaticale en spelfouten voordat je de brief verstuurt.

  • Gebruik het voorbeeld ontslagbrief werkgever zodat je geen belangrijke punten mist.

  • Bewaar een (digitale) kopie van de brief als bewijs van de kennisgeving van het ontslag.

  • Stuur een ontslagbrief altijd met de gewone én aangetekende post. Als je werknemer de aangetekende versie weigert, kun je altijd terugvallen op de ontslagbrief via de reguliere post.

  • Een ontslagbrief werkgever heb je niet nodig bij ontslag met wederzijds goedvinden. Dit moet je wél samen schriftelijk vastleggen in een vaststellingsovereenkomst. Je spreekt samen af hoe het ontslag wordt afgehandeld.

Wat vind je van dit artikel?

Martin de Coninck

Auteur

Martin de Coninck

Vanuit mijn werk als freelance copywriter ervaar ik hoeveel er komt kijken bij ondernemen. Tijd is schaars en kennis bijspijkeren op het gebied van ondernemen schiet er al snel bij in. Juist als copywriter vind ik het belangrijk om de tijd te nemen onderwerpen goed te begrijpen en te onderzoeken. Door het vervolgens begrijpelijk op te schrijven wil ik ondernemers kennis bieden en tijd besparen, zodat zij het beste uit hun bedrijf kunnen halen.