Tijd besparen voor ondernemers

7 tips

24 april 2019

Baal jij er ook wel eens van dat er maar 24 uur in een dag zitten? Als ondernemer heb je het vaak erg druk. Gelukkig zijn er slimme online toepassingen en apps waarmee je veel tijd kunt besparen, vooral op die randzaken van het ondernemen die er nou eenmaal bijkomen als je je eigen bedrijf hebt. In dit artikel helpen we je tijd te besparen zodat jij kunt focussen op wat je écht wil: het runnen van je bedrijf.

Eerste Hulp bij Online Boekhouden

Boekhouding

Kost de verplichte administratie je wekelijks uren die je liever in je bedrijf of je privéleven zou steken? Dat is niet nodig. Je kunt je volledige boekhouding uitbesteden aan een online boekhoudservice. Het enige wat jij nog hoeft te doen, is een foto maken van bonnen, offertes en facturen en deze te uploaden. Dan hoef je je nooit meer druk te maken over btw- of jaaraangifte, fiscale regelingen of andere administratieve rompslomp. Handig!

Ritadministratie

Heb jij een zakelijke auto? Dan zul je moeten kunnen aantonen dat je hem niet voor meer dan 500 kilometer privé gebruikt. Ook bij auto die je zowel zakelijk als privé gebruikt, moet je je ritten bijhouden. Best tijdrovend, elke keer die kilometerstand opschrijven en in een Excelbestand overtikken en aangeven of de rit een zakelijk karakter had of niet. Gelukkig zijn er diverse apps voor ritadministratie, die onder meer met je gps rijden. Veel gemaakte routes (van huis naar de zaak bijvoorbeeld) worden opgeslagen en sommige apps waarschuwen je zelfs als je op de plaats van bestemming bent zodat je nooit meer vergeet de eindstand te noteren. De beste apps voor ritadministratie zijn volgens Intermediair RouteReg voor iPhone (eenmalig 7 euro), Ritbewijs voor Android (3 euro per maand, eerste maand gratis) Zakelijk Rijden voor beide (3 euro per maand, eerste maand gratis) en het gratis (!) AlphaGuide, dat ook zowel op iOS als Android draait.

Declaraties

Heb je personeel, en moeten zij vaak ritten of andere kosten declareren? Een vervelend en tijdrovend klusje, omdat je al die bonnetjes moet invoeren in je boekhouding en vervolgens weer geld moet overmaken. Dat kan sneller en handiger. Er bestaan speciale tankpassen voor werknemers en zelfs ‘creditcards’ voor werknemers, bijvoorbeeld van Simpled Cards. Jij bepaalt waar de kaart gebruikt mag worden (bijvoorbeeld alleen in tankstations en hotels) en je krijgt alle kosten van je werknemers automatisch in een handig overzicht. Bijkomend voordeel: je kunt ook een budget instellen. Het bewaren en overtikken van bonnetjes is dan voorgoed verleden tijd.

Kredietaanvraag

Een kredietaanvraag bij de bank kan veel tijd kosten. Je moet je aanvraag onderbouwen, een hele papierwinkel meenemen en gesprekken aangaan met je contactpersoon. Voor je het weet, ben je de aanvraag uren of dagen aan het voorbereiden. Ook dit kan tegenwoordig digitaal. Bij Spotcap en Zencap kun je digitaal een zakelijke lening tot 150.000 euro aanvragen, zonder dat het je al te veel tijd kost. Hoe dat kan? Je registreert je en uploadt enkele financiële documenten (zoals belastingaangiften en de jaarrekening). Daarna geef je Spotcap toegang tot je zakelijke bankrekening. Een slim algoritme analyseert de gegevens en geeft binnen 24 uur uitsluitsel of je de lening krijgt en onder welke voorwaarden.

Klantcontact

Bij elke afspraak weer opzoeken wat je precies voor deze klant hebt gedaan, welke diensten hij afneemt en of hij een beetje op tijd betaalt? Dat kost elke keer zo weer een kwartier. Met een CRM-systeem bundel je al deze informatie: je hebt van elke klant contactgegevens, e-mailverkeer, zakelijke documenten (offertes, facturen) en dergelijke in één systeem en in één overzicht. Dat scheelt veel tijd bij het voorbereiden van een gesprek, en helpt je om actie te ondernemen bij leads. Er zijn veel verschillende programma’s met verschillende functies. Vaak mag je ze een paar dagen of weken gratis uitproberen. Zoek een CRM-systeem dat bij jou past.

E-mailmarketing

Een nieuwsbrief maken een tijdrovende klus? Niet als je Mailchimp gebruikt. Hiermee maak en verstuur je makkelijk een nieuwsbrief, en krijg je ook nog eens inzicht in het effect van je mailing. Je kunt Mailchimp ook nog integreren met je social media en je CRM-systeem, zodat ook het overtikken van mailadressen verleden tijd is. Mailchimp heeft een gratis en een betaalde versie. Bij een betaalde versie kun je meer dan 1000 contacten beheren en heb je meer functies, zoals een automatische e-mails. Bijvoorbeeld voor jarige klanten, of om contacten te herinneren aan een evenement. En daar bespaar je weer veel tijd mee.

De cloud

Niet per se een tijdbespaarder, maar wel een manier om je tijd beter in te kunnen zetten. Als je al je bedrijfstoepassingen in de cloud zet of via apps gebruikt, kun je altijd en overal een klus afmaken. Bewaar documenten die je vaak moet inzien bijvoorbeeld in Google Docs of Evernote, dan kun je ze altijd en overal lezen en bijwerken. Hetzelfde geldt voor online boekhoudprogramma’s in de cloud, CRM en internetbankieren via een app, en natuurlijk social media. Dit zijn toepassingen die je op je smartphone kunt bijwerken. Een paar minuten wachten op een afspraak of een trein kun je zo inzetten als handige werktijd.