Voer je salarisadministratie, dan krijg je te maken met de verzamelloonstaat, de loonstaat en de jaaropgave. Wat staat er precies in, welke onderdelen zijn verplicht en hoe kun je deze documenten (laten) opstellen?
Wat is een verzamelloonstaat?
Een verzamelloonstaat is een jaaroverzicht met daarin de loongegevens van al je medewerkers. Hierop vind je dus de totale loonkosten voor een jaar. De verzamelloonstaat wordt ook wel cumulatieve loonstaat of het cumulatief resultatenoverzicht genoemd. Je vindt de loonsom dan vaak onder loon voor loonheffing, fiscaal loon of heffingsloon.
Hoe maak je een verzamelloonstaat?
Doe je de loonadministratie zelf en werk je met software? Dan kun je verzamelloonstaat daarin vaak laten opstellen. De verzamelloonstaat gaat bijna altijd over een boekjaar, dus dan loopt hij van januari tot en met december.
Heb je de salarisadministratie uitbesteed? Dan kun je het gewoon aan je boekhouder, salarisadministrateur of accountant vragen om hem op te stellen.
Wat is een loonstaat?
In een loonstaat houd je de gegevens van je medewerker en zijn loon bij. Denk aan persoonsgegevens, het wel/niet toepassen van de loonheffingskorting en het nummer inkomstenverhouding (IKV). Iedere medewerker heeft een eigen loonstaat. Dus heb je 10 medewerkers, dan heb je 10 loonstaten. Heeft iemand meer dan één arbeidsovereenkomst? Dan moet je voor elke aparte functie een loonstaat aanmaken. Dit doe je elk jaar voor de eerste salarisbetaling.
Wat staat er op een loonstaat? Voorbeeld loonstaat
Op de loonstaat zet je alle gegevens die voor de loonheffingen van belang zijn. Je kunt hiervoor het Model Loonstaat van de Belastingdienst gebruiken. Wil je afwijken van het voorgeschreven model? Dan moet je minimaal dezelfde gegevens op een duidelijke manier vermelden.
Rubrieken loonstaat
De loonstaat begint met drie rubrieken:
Werknemer: hier vul je de persoonlijke gegevens van de werknemer in.
Werkgever of inhoudingsplichtige: hier vul je de naam van je bedrijf, het adres en het loonheffingennummer in.
Gegevens voor tabeltoepassing: hier vul je in of er één of meerdere kortingen worden toegepast. Het gaat om de loonheffingskorting en de jonggehandicaptenkorting.
Kolommen van de loonstaat
Onder de rubrieken bevat de loonstaat kolommen waarin je per loonperiode vastlegt wat je hebt betaald, ingehouden en afgedragen. De exacte kolomnummers kunnen per jaar verschillen, maar de inhoud is grotendeels hetzelfde.
| Onderdeel | Waarvoor gebruik je dit? | Wat leg je vast? |
|---|---|---|
| Loontijdvak | Bepaalt over welke periode het loon gaat | De maand, week of 4‑wekenperiode waarop de betaling betrekking heeft |
| Nummer inkomstenverhouding (IKV) | Herkenning van de arbeidsrelatie | Het nummer waaronder deze dienstbetrekking bij de Belastingdienst en het UWV bekend is |
| Loon in geld | Basis voor berekeningen | Alle bruto-uitbetalingen zoals salaris, vakantiegeld en bonussen |
| Loon anders dan in geld | Vastleggen van voordelen in natura | Bijtellingen zoals auto van de zaak, maaltijden of andere verstrekkingen |
| Fooien en uitkeringen uit fondsen | Aanvulling op het reguliere loon | Fooien en uitkeringen uit fondsen die je meeneemt in de loonberekening (extra regels in de horeca) |
| Aftrekposten | Verlagen van het heffingsloon | Inhoudingen zoals pensioenpremies en aanvullende werknemersverzekeringen |
| Loon voor werknemersverzekeringen | Basis voor sociale premies | Het loon waarover premies werknemersverzekeringen worden berekend |
| Loon voor de Zorgverzekeringswet (Zvw) | Berekening Zvw | Het loon waarover de inkomensafhankelijke Zvw‑bijdrage wordt berekend |
| Loon voor loonbelasting/premie volksverzekeringen | Basis voor de loonheffing | Het fiscale loon waarop de loonheffing wordt toegepast |
| Ingehouden loonheffing | Administratie inhoudingen | Het bedrag aan loonbelasting en premie volksverzekeringen dat je inhoudt |
| Ingehouden bijdrage Zvw (indien van toepassing) | Specifiek voor bepaalde situaties | Alleen van toepassing bij bijvoorbeeld dga’s |
| Verrekende arbeidskorting | Inzicht voor werknemer en controle | Het bedrag aan arbeidskorting dat je hebt toegepast |
| Uitbetaald nettoloon | Controle van de betaling | Het bedrag dat de werknemer daadwerkelijk ontvangt |
Wat is een jaaropgave?
Een jaaropgaaf is een overzicht waarop een werknemer kan zien wat hij of zij dat jaar heeft verdiend. Heeft iemand meerdere werkgevers, dan stelt elke werkgever een jaaropgave beschikbaar. Je verstuurt deze vaak aan het begin van het jaar over het afgelopen jaar. Je werknemer heeft dit overzicht nodig voor de aangifte inkomstenbelasting in maart of april. Als werkgever heb je de gegevens op de jaaropgaaf al eerder doorgegeven aan de Belastingdienst via de aangiften loonheffingen.
Is een jaaropgaaf verplicht?
Als werkgever ben je verplicht om elke medewerker, na afloop van een jaar, een jaaropgaaf te geven. Gaat iemand voor het einde van het jaar uit dienst, dan mag je de jaaropgave ook alvast bij de eindafrekening geven.
Hoe maak je een jaaropgaaf?
De jaaropgaaf is vormvrij. Dat betekent dat je zelf mag weten hoe je hem vormgeeft. De verplichte onderdelen moeten erop staan, maar verder ben je vrij. Je hebt de volgende opties:
Je gebruikt eigen formulieren
Je gebruikt de jaaropgaaf, zoals je software hem maakt
Je gebruikt een digitale jaaropgaaf
Je gebruikt de laatste loonstrook die je aan de werknemer geeft als jaaropgaaf
Je gebruikt de Model Jaaropgaaf van de Belastingdienst.
Wat staat er op een jaaropgave?
Dit zijn de verplichte onderdelen:
Naam van de medewerker
Het burgerservicenummer van de medewerker
Naam van de werkgever
Het kalenderjaar waarover de jaaropgaaf gaat
Het bruto loon dat is verdiend (fiscaal loon)
De loonbelasting/premie volksverzekeringen die je hebt ingehouden
De bijdrage zorgverzekeringswet die je hebt ingehouden
Het totaalbedrag van de arbeidskorting die je hebt verrekend
De werkgeversheffing Zvw met betrekking tot het loon van deze medewerker
Het totaal aan premies werknemersverzekeringen
Niet verplicht: de onbelaste vergoedingen die een medewerker dat jaar kreeg
Tip: Lees meer over de berekening van bruto naar netto uurloon en maandloon.
Het bepalen van loon
Bij het bepalen van het loon spreek je met je werknemer af welk bruto salaris hij of zij ontvangt. Daarbij houd je rekening met factoren zoals de functie, ervaring, het aantal uren, de branche en wat gebruikelijk is in jouw regio. Veel ondernemers kiezen ervoor om een marktconform salaris te betalen: een salaris dat past bij vergelijkbare functies in de markt. Dit helpt je om medewerkers aan te trekken én te behouden. Meer hierover lees je in het artikel Wat is een marktconform salaris?
