Moet ik reiskostenvergoeding doorbetalen in vakanties?

Wanneer wel en wanneer niet vergoeden?

25 september 2019

De reiskosten van medewerkers mag je tot 0,19 euro per kilometer belastingvrij vergoeden. Maar als ze ziek zijn of vrije dagen opnemen, hoeven ze die reiskosten niet te maken en mag je de vergoeding stopzetten.

Zelf verlonen zonder tussenpersoon

Het stopzetten van de vaste reiskostenvergoeding scheelt flink in de kosten en is niet onredelijk. Je medewerker maakt de kosten immers ook niet, dus waarom zou je ze dan vergoeden? Als een personeelslid langere tijd weg is, dan mág je een onbelaste vaste reiskostenvergoeding fiscaal gezien zelfs niet zomaar door laten lopen. 

Wanneer wel vergoeden?

Als in de arbeidsvoorwaarden of CAO staat dat je de reiskosten moet blijven vergoeden tijdens ziekte of vakantie, moet je dit natuurlijk wel doen. Wanneer dit nergens vermeld staat, ben je niet verplicht om de vergoeding door te betalen. 

Bij een afwezigheid van langer dan twee maanden 

Wanneer je werknemer langer dan twee maanden afwezig is, wordt het vergoeden van de reiskosten helemaal een dure grap. Vanaf dat moment zijn de reiskosten namelijk niet meer onbelast. Wanneer hij of zij na deze periode weer aan de slag gaat, mag je de onbelaste vaste reiskostenvergoeding overigens pas weer gaan betalen vanaf de eerste dag van de maand na de maand van terugkomst. 

Voorbeeld

Je werknemer is vanaf 15 april voor meer dan twee maanden afwezig, hetzij door ziekte of vakantie. In april en mei mag je de vaste reiskosten dus onbelast blijven doorbetalen. Daarna is de vergoeding wel belast. Als je medewerker in augustus weer aan de slag gaat, mag je de reiskostenvergoeding pas per 1 september weer onbelast vergoeden.