Moet ik reiskostenvergoeding doorbetalen tijdens vakanties?
Wanneer wel en wanneer niet vergoeden?
De reiskosten van medewerkers mag je in 2023 tot € 0,21 per kilometer belastingvrij vergoeden. Maar als ze ziek zijn of vrije dagen opnemen, hoeven ze die reiskosten niet te maken en mag je de vergoeding stopzetten. Hoe zit het eigenlijk met het verschil tussen vaste en variabele reiskostenvergoeding; heeft dat invloed op het wel of niet doorbetalen tijdens vakanties? En wat is de rol van de Belastingdienst?
Reiskostenvergoeding tijdelijk stopzetten
Een van de opties die je hebt is de reiskostenvergoeding tijdelijk stopzetten als je werknemer op vakantie is. Dat scheelt flink in de kosten en is niet onredelijk. Je medewerker maakt de kosten immers ook niet, dus waarom zou je ze dan vergoeden? Als een personeelslid langere tijd weg is, dan mag je een onbelaste vaste reiskostenvergoeding fiscaal gezien zelfs niet zomaar door laten lopen.
Reiskostenvergoeding tijdens vakantie: Wanneer wel vergoeden?
Als in de arbeidsvoorwaarden of CAO staat dat je de reiskosten moet blijven vergoeden tijdens ziekte of vakantie, ben je dit natuurlijk verplicht. Wanneer dit nergens vermeld staat, ben je niet verplicht om de vergoeding door te betalen.
Variabele en vaste reiskostenvergoeding
Of je reiskostenvergoeding doorbetaalt tijdens vakanties, hangt ook af van het soort vergoeding: variabel of vast.
Variabele reiskostenvergoeding
Betaal je namelijk een variabele reiskostenvergoeding voor werknemers die (onregelmatig) naar verschillende locaties reizen en/ of veel afwisselen met vervoermiddel? Dan betaal je de reiskostenvergoeding op basis van een volledig declaratieoverzicht dat je werknemers indienen.
Voor reiskosten tijdens vakantie is de oplossing simpel: er worden geen reiskosten gemaakt en er wordt niets gedeclareerd. Je betaalt dus ook geen reiskosten tijdens vakantie.
Vaste reiskostenvergoeding
Dat is een ander verhaal wanneer je een vaste reiskostenvergoeding betaalt; een maandelijks bedrag dat je berekent op basis van de 128/ 214 regeling.
Vaste vergoeding op basis van de 128/ 214 regeling
Volgens deze regeling mag je werknemer die in een kalenderjaar op minstens 128 dagen naar een vaste werkplaats reist, een vaste vergoeding ontvangen voor 214 dagen. Tenminste, dat geldt voor een werknemer die 5 dagen per week naar werk afreist. Wie minder dagen werkt en/of naar jouw locatie reist, heeft recht op een vergoeding naar rato. Een locatie is pas een vaste werkplek wanneer je werknemer deze meer dan veertig keer per kalenderjaar bezoekt.
Ter verduidelijking een berekening van de 128/ 214 regeling Betaal je een vaste reiskostenvergoeding aan je medewerkers? Dan heb je in principe twee opties als het gaat om reiskosten doorbetalen tijdens vakanties:
reiskostenvergoeding doorbetalen
reiskostenvergoeding tijdelijk stopzetten
Heb je veel werknemers in dienst en vertegenwoordigt de reiskostenvergoeding een flinke kostenpost? Dan kun je behoorlijk besparen door de vaste reiskostenvergoeding stop te zetten tijdens vakanties. Zoals gezegd is dit alleen toegestaan als het arbeidscontract of een eventuele CAO je niet verplicht de reiskostenvergoeding te betalen tijdens ziekte of vakantie.
Vaste reiskostenvergoeding maximaal 6 weken doorbetalen bij afwezigheid
Betaal je de vaste reiskostenvergoeding gewoon door tijdens vakanties (of ziekte)? Dat is een mooi gebaar naar je personeel. Houd wel rekening met een maximale aaneengesloten periode van zes weken.
Arbodienst en Belastingdienst
Deze termijn van zes weken is afkomstig uit de Wet Verbetering Poortwachter. De arbodienst vormt namelijk bij dreigend langdurig ziekteverzuim uiterlijk 6 weken na de eerste ziektedag een oordeel over de aard van het ziektebeeld. Daaruit volgt een advies over de mogelijkheden tot herstel en werkhervatting.
De Belastingdienst sluit hierop aan door toestemming te geven om gedurende deze 6 weken de vaste reiskostenvergoeding onbelast door te betalen.
Langdurige ziekte en langdurige afwezigheid
Fiscaal gezien is zes weken de maximale periode waarin je onbelast de reiskostenvergoeding mag doorbetalen. Langdurige ziekte is in deze regeling gelijkgesteld aan langdurige afwezigheid (bijvoorbeeld vakantie).
Voor langdurige afwezigheid geldt dat je de onbelaste reiskostenvergoeding mag betalen gedurende de lopende en de eerstvolgende kalendermaand. Dit kan in de praktijk dus iets langer dan zes weken zijn.
Is iemand langer afwezig? Dan is de reiskostenvergoeding niet langer onbelast en wordt het een dure grap. Je mag de vaste reiskostenvergoeding pas weer onbelast betalen vanaf de kalendermaand die volgt op de maand waarin je werknemer het werk hervat.
Voorbeeld reiskostenvergoeding vakantie Je werknemer maakt een lange reis en is vanaf 10 april langer dan zes weken afwezig. In april en mei mag je de vaste reiskosten dus onbelast blijven doorbetalen. Daarna is de vergoeding wel belast. Als je medewerker in augustus weer aan de slag gaat, mag je de reiskostenvergoeding pas per 1 september weer onbelast vergoeden.
