Factuur of bonnetje kwijt in je boekhouding? Zo los je dat op
Stappenplan bij het kwijtraken van je administratie
Ben je een bonnetje of factuur kwijt? Dit heeft financiële gevolgen en moet gecorrigeerd worden in je boekhouding. Hoe je een verloren bonnetje of factuur rechtzet in je boekhouding en wat je belastingtechnisch moet regelen, leggen we uit in dit artikel.
Een factuur of bon kwijtraken kan iedereen overkomen. Zo kan een papieren factuur per ongeluk in de prullenbak of versnipperaar belanden. Maar ook een digitale factuur kan verdwijnen uit je boekhouding of e-mail. Als je na een grondige zoektocht tot de conclusie komt dat de factuur écht niet meer boven water komt, is de kous zeker niet af. Je moet de verloren factuur corrigeren in je boekhouding. Hoe je dat precies doet, hangt af van het type factuur dat je bent verloren.
Inkomende factuur kwijt boekhouding
De kans dat je een inkomende factuur van een ander bedrijf kwijtraakt is het grootst. Elke onderneming factureert namelijk weer anders en de keuze op het gebied van boekhoudpakketten is groot. Daarnaast gebruik je zelf misschien wel meerdere zakelijke e-mailadressen voor inkoopfacturen en ontvang je een deel nog ouderwets via de post. Kortom, inkoopfacturen komen via allerlei routes binnen en er kan er altijd één aan je aandacht ontsnappen.
Inkomende factuur kwijt? Wel recht op kostenaftrek, geen teruggave btw
De regels wat betreft het verliezen van een inkoop- of kostenfactuur zijn vrij duidelijk. Je hebt in principe nog wel recht op kostenaftrek in de inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting. Tenminste, als je een aantal zaken kunt aantonen bij de Belastingdienst:
Je moet aannemelijk maken dat het om zakelijke kosten gaat
Wie is de leverancier en wat zijn de geleverde diensten/producten?
Wat is het bedrag dat op de factuur staat?
Een lastig verhaal, je bent immers de factuur kwijt! Gelukkig volstaat in dit verhaal ook een bestelbon of leverbon in combinatie met een bewijs van betaling.
Nu het slechte nieuws: betaalde omzetbelasting terugkrijgen kun je vergeten. Hiervoor heb je namelijk een geldige factuur nodig. Eentje waar de wet ook nog eens een aantal eisen aan stelt. Een pakbon of betaalbewijs is in dit geval niet voldoende.
Wat kun je doen als je een verkoopfactuur kwijtraakt? Voorkom hoge boetes
Wat minder vaak voorkomt en een serieuzer probleem vormt, is wanneer je een verkoopfactuur kwijtraakt. Nu zal dit niet zo snel gebeuren, aangezien bijna iedereen met boekhoudsoftware werkt en digitaal facturen verstuurt en bewaart.
Toch zul je niet de eerste zijn die dit overkomt, zeker wanneer je nog (deels) met papieren verkoopfacturen werkt. Als je je administratie alleen fysiek in mappen op kantoor bewaart, ben je kwetsbaar voor diefstal, brand, waterschade of vandalisme. Daarnaast kan een boekhouding op één vaste computer of lokale server verloren gaan door een crash of cyberaanval.
Waarom het een serieus probleem is wanneer je (een deel van) je eigen administratie verliest, heeft 2 oorzaken: bewaarplicht en verplichting voeren van een deugdelijke administratie.
Bewaarplicht
Je weet waarschijnlijk wel dat je als ondernemer de plicht hebt om je boekhouding 7 jaar te bewaren. Maar in 7 jaar tijd kan er veel gebeuren. Verlies je een verkoopfactuur? Dan voldoe je dus niet aan de belangrijke bewaarplicht.
Verplichting voeren deugdelijke administratie
Anderzijds eist de Belastingdienst dat je een deugdelijke administratie voert. Verlies je een deel van je eigen administratie? Dan wordt dit al gauw gezien als nalatigheid.
Om hoge boetes te voorkomen dien je zo snel mogelijk de Belastingdienst op de hoogte te brengen van het verlies. Je kunt beter zelf aan de bel trekken, dan dat de Belastingdienst er tijdens een willekeurige audit achter komt.
Tijdens een boekenonderzoek moet je administratie sowieso piekfijn op orde zijn: de Belastingdienst stelt namelijk een aantal wettelijke eisen aan je administratie, waar de bewaarplicht en het voeren van een deugdelijke administratie ook onder vallen.
Bonnetje kwijt: Belastingdienst informeren
Als de boekhouding verloren is gegaan door brand, diefstal of vandalisme, doe dan ook aangifte bij de politie of vraag een proces-verbaal van de brandweer. Klop daarnaast aan bij je inboedel-, calamiteiten- of brandverzekering en voeg een inspectierapport toe aan de papieren die je naar de Belastingdienst stuurt. Hoe meer officiële instanties bevestigen dat het om een ongeluk gaat, des te beter kun je bewijzen dat (een deel van) je administratie door overmacht kwijt is geraakt.
Wat kun je nog meer doen als je een deel van je boekhouding kwijt is?
1) Begin alvast met het herstellen van je administratie. Verstuur je elektronische facturen? Mooi, dan zitten ze waarschijnlijk in je e-mailprogramma opgeslagen. En vraag leveranciers om duplicaatfacturen van eerdere bestellingen als je die kwijt bent geraakt.
2) Met de inspecteur van de Belastingdienst kun je overleggen over alles wat je zelf al hebt gedaan om de administratie terug te krijgen, en wat hij eventueel nog van je verwacht.
3) Check of je verzekerd bent. Bij een verzekering tegen brand hoort meestal een reconstructie-clausule. Je kunt de kosten die je maakt om je administratie terug te krijgen in dat geval verhalen op de verzekering. Bel je verzekeraars en vraag hoe dat precies zit.
Voorkomen is beter dan genezen: X tips
Voorkom problemen in de toekomst. Als je volledig buiten je schuld je administratie kwijtraakt en je trekt tijdig zelf aan de bel, is de kans niet zo groot dat de fiscus je zal beboeten. Maar voorkomen is natuurlijk altijd beter dan genezen. Wat kun je doen?
1. Bewaar je administratie op meerdere plekken
De Belastingdienst raadt ondernemers daarom aan de administratie op meerdere plekken te bewaren. De beste plek om je administratie (ook) op te slaan, is de cloud. Hier hoef je immers geen kasten of eigen servers voor aan te schaffen, en het kan eigenlijk onmogelijk verloren gaan. De administratie opslaan in de cloud wordt de laatste jaren steeds populairder.
2. Digitaliseer papieren facturen en andere belangrijke documenten
Je mag van papieren rekeningen een goede, gescande versie bewaren als alle echtheidskenmerken (zoals een watermerk in een document) maar te zien zijn. Voor de Belastingdienst is een digitale kopie die daaraan voldoet, geldig.
Begin dus, als je dat nog niet deed, met het digitaliseren van je boekhouding en bewaar je gegevens in een online boekhoudprogramma, of in een online clouddienst als Dropbox, Google Drive of OneDrive. Hier worden automatisch back-ups gemaakt en het kost je zelf geen (digitale) ruimte.
3. Overzetten van je administratie? Houd hier rekening mee
Overstappen van boekhouder of ga je een ander online boekhoudprogramma gebruiken? Dan moet je er voor zorgen dat je oude boekhouding op de juiste manier in je nieuwe boekhouding wordt ingeladen. Waarschijnlijk kun je een auditfile (.xaf) genereren in je oude boekhoudsysteem en deze invoeren in je nieuwe systeem. Alle boekhoudprogramma’s herkennen deze bestandsindeling.
Meestal kun je ook Excel-bestanden invoeren. De Belastingdienst moet originele bestanden kunnen blijven inzien en belangrijke gegevens snel kunnen opzoeken. Bewaar dus altijd de back-ups van je oude boekhoudprogramma en voer de belangrijkste gegevens (je grootboeken, winst- en verliesrekeningen en je klantcontactgegevens) ook in het nieuwe systeem in. Hier kun je eventueel ook hulp bij inschakelen.
4. Raadpleeg je zakelijke bankafschriften
Wees slim. Je bankafschriften vertellen een hoop over je uitgaven. Doe zakelijke aankopen daarom altijd met je zakelijke pinpas, reken nooit contant af en betaal niet per ongeluk zakelijke dingen met je privérekening. Zo heb je altijd een bewijs van je zakelijke uitgaven, ook als je later de bonnetjes kwijt raakt.
Verstuur je facturen digitaal en vraag ook je leveranciers hun bonnen naar je te mailen. Die blijven immers ook altijd in je email-inbox bewaard. Hoe minder jij op papier binnenkrijgt, des te minder er verloren kan gaan bij brand of waterschade. Daarnaast is het ook nog eens sneller, beter voor het milieu én goedkoper.
