Wat moet je doen als een deel van je boekhouding verloren gaat?

Stappenplan bij het kwijtraken van je administratie

04 februari 2020

Je weet waarschijnlijk wel dat je als ondernemer de plicht hebt om je boekhouding zeven jaar te bewaren. Maar in zeven jaar tijd kan er veel gebeuren. Als je je administratie alleen fysiek, in mappen op kantoor bewaart, ben je kwetsbaar voor diefstal, brand, waterschade of vandalisme. De boekhouding op één vaste computer kan verloren gaan door een crash of cyberaanval. Wat moet je doen als dit gebeurt?

Whitepaper Je administratie op orde

  1. Doe aangifte. Als de boekhouding verloren is gegaan door brand, diefstal of vandalisme, doe dan aangifte bij de politie of vraag een proces-verbaal van de brandweer. Klop ook aan bij je (inboedel-, calamiteiten- of brand-) verzekering en voeg hun inspectierapport toe aan de papieren die je naar de Belastingdienst stuurt. Hoe meer officiële instanties bevestigen dat er bij jou een ongeluk is gebeurd, des te beter kun je bewijzen dat de administratie door overmacht kwijt is geraakt.

  2. Informeer zelf meteen de Belastingdienst. Als jij door overmacht een deel van je boekhouding kwijt bent geraakt, kun je maar beter zelf aan de bel trekken. De kans is niet zo heel groot dat de fiscus je boeken wil inzien, maar als ze dat wel willen en je zegt dan pas wat er is gebeurd, krijg je waarschijnlijk een boete

  3.  Begin alvast met het herstellen van je administratie. Verstuur jij elektronische facturen? Mooi, dan zitten ze waarschijnlijk in je e-mailprogramma opgeslagen. En vraag leveranciers om duplicaatfacturen van eerdere bestellingen als je die kwijt bent geraakt. Met de inspecteur van de belastingdienst kun je overleggen over alles wat je zelf al hebt gedaan om de administratie terug te krijgen, en wat hij eventueel nog van je verwacht.

  4. Check of je verzekerd bent. Bij een verzekering tegen brand hoort regelmatig een reconstructie-clausule. Je kunt de kosten die je maakt om je administratie terug te krijgen, dan verhalen op de verzekering. Bel je verzekeraars en kijk of jij ergens recht op hebt.

  5. Voorkom problemen in de toekomst. Als jij volledig buiten je schuld je administratie kwijtraakt en je trekt tijdig zelf aan de bel, is de kans niet zo groot dat de fiscus je nog zal beboeten. Maar voorkomen is natuurlijk altijd beter dan genezen. De Belastingdienst raadt ondernemers daarom aan hun administratie op meerdere plekken te bewaren. De beste plek om je administratie (ook) op te slaan, is de cloud. Hier hoef je immers geen kasten of eigen servers voor aan te schaffen, en het kan eigenlijk ook onmogelijk verloren gaan.

  6. Digitaliseer. Je mag van papieren rekeningen een goede, ingescande versie bewaren als alle echtheidskenmerken (zoals een watermerk in een document) maar te zien zijn. Begin dus (als je dat nog niet deed) met het digitaliseren van je boekhouding en bewaar je gegevens in een online boekhoudprogramma, of in een online clouddienst als Dropbox, Google Drive of OneDrive. Hier worden automatisch back-ups gemaakt en het kost je geen millimeter aan ruimte.

  7. Converteer zorgvuldig. Stap jij over op online boekhouden of een ander boekhoudprogramma? Dan moet je er voor zorgen dat je oude boekhouding op de juiste manier in je nieuwe boekhouding wordt verwerkt. Waarschijnlijk kun je een auditfile (.xaf) uitdraaien uit je oude systeem, en dit invoeren in je nieuwe systeem. De meeste boekhoudprogramma’s werken hiermee. Ook kun je vaak Excel-bestanden wel invoeren. De Belastingdienst moet originele bestanden kunnen blijven inzien en belangrijke gegevens snel kunnen opzoeken. Bewaar dus altijd de back-ups van je oude boekhoudprogramma en voer de belangrijkste gegevens (je grootboeken, winst- en verliesrekeningen en je klantcontactgegevens) ook in het nieuwe systeem in. Hier kun je eventueel ook hulp bij inroepen.

  8. Wees slim. In je internetbankieren blijven ook heel veel gegevens bewaard. Doe zakelijke aankopen daarom altijd met je zakelijke pinpas, reken nooit contant af en betaal niet per ongeluk zakelijke dingen met je privérekening. Zo heb je altijd een bewijs van je uitgaven, ook als je later de bonnetjes kwijtraakt. Verstuur je facturen digitaal en vraag ook je leveranciers hun bonnen naar je te mailen. Die blijven immers ook altijd in je email-inbox bewaard. Hoe minder jij op papier binnenkrijgt, des te minder er verloren kan gaan bij brand of waterschade. Daarnaast is het ook nog eens sneller, beter voor het milieu en goedkoper.

Auteur

Marlou Visser