In een gedragscode leg je vast welk gedrag je wel en niet wilt zien binnen je bedrijf. Hiermee zorg je voor duidelijkheid bij je medewerkers. Het geeft niet alleen richting voor het gedrag dat je wilt zien, maar ook handvatten bij ongewenst gedrag. Hier lees je wat een gedragscode is, welke onderdelen een gedragscode heeft en hoe je een gedragscode opstelt die praktisch en toepasbaar is.
Wat is een gedragscode?
Een gedragscode is een handleiding voor gedrag in je bedrijf. Er staat in wat je wel en niet wilt zien. Dit geldt voor hoe je als bedrijf opereert en hoe je wilt dat medewerkers zich gedragen. Je kunt ook opnemen hoe je met klanten, leveranciers en andere externen omgaat. Je laat zien wat je belangrijk vindt als bedrijf. En welke consequenties ongewenst gedrag heeft.
Voordelen van een gedragscode
Een gedragscode biedt duidelijkheid aan medewerkers en geeft juridische bescherming. Je kunt zien wat het protocol is bij het overtreden van de regels. Zo kun je een voorbeeld stellen voor de rest van de organisatie. De gedragscode geeft namelijk duidelijk weer dat dit gedrag niet getolereerd wordt. Je kunt afstand nemen van het getoonde gedrag. Bij conflicten of rechtszaken speelt de gedragscode vaak een belangrijke rol in het oordeel van de rechter.
Onderdelen gedragscode
Als het goed is, is geen gedragscode hetzelfde. Het weerspiegelt namelijk de kernwaarden van jouw bedrijf, hoe jullie als bedrijf met klanten en elkaar omgaan. Toch zijn er ook een aantal vaste onderdelen waar in gedragscodes iets over wordt opgenomen.
Agressie, geweld en seksuele intimidatie. Welk gedrag is onacceptabel en wat zijn de procedures?. Denk hierbij aan iemand die het overkomt, maar ook aan mensen die het zien. Bij dit onderdeel zet je ook de contactgegevens van de vertrouwenspersoon.
Bijbaan en (politieke) andere nevenactiviteiten. Een eigen bedrijf naast een baan, een bijbaan of een politieke carrière. Hoe wil je daar als bedrijf mee omgaan? Mag je onder werktijd aan je eigen bedrijf werken? Hoe zit het met politieke uitingen?
Verdovende middelen. Hoe ga je om met verdovende middelen als alcohol en drugs? Vaak wordt er op borrels of tijdens etentjes alcohol geschonken, maar wil je geen dronken mensen aan het werk hebben. Drugs en alcohol op de werkvloer kunnen levensgevaarlijk zijn. Wees daarom duidelijk wat jullie regels zijn.
Diefstal. Waar ligt voor jou de grens? Iets printen op de zaak omdat iemand thuis geen printer heeft, dat kan vaak door de beugel. Maar een heel boekwerk, dat dan weer niet.
Social Media. In de meeste gevallen is social media iets persoonlijks. Maar een bericht kan ook afstralen op je bedrijf. Wat mag wel en wat mag er niet op social media?
Rijgedrag. Wanneer je mensen hebt met een auto van de zaak, kun je in de gedragscode ook regels voor onderweg opstellen.
Gedrag op het werk. Denk aan te laat komen, werkweigering en omgaan met klanten en klantinformatie.
Regels, protocollen en procedures vastleggen
Naast de verschillende onderwerpen is het belangrijk dat je consequenties beschrijft. Wat gebeurt er als iemand de regels overtreedt of ongewenst gedrag laat zien? Welke protocollen treden in werking? Wie is de contactpersoon? Welke sancties gelden er? Wanneer krijgt iemand een officiële waarschuwing, wanneer schors je iemand en wanneer volgt ontslag op staande voet?
Gedragscode opstellen in 5 stappen
Een gedragscode opstellen is een proces en kost tijd. Met deze vijf stappen zet je er een neer die gedragen wordt binnen de organisatie..
Stap 1: waar sta je als bedrijf voor?
Begin met de kernwaarden van je bedrijf. Waar sta je voor, welk gedrag wil je wel zien en wat mag er niet binnen je bedrijf? Kijk hierbij ook naar wettelijke verplichtingen waar je mee te maken hebt. Dit geldt onder andere voor de financiële dienstverlening en bedrijven in de gezondheidszorg. Maar ook vanuit brancheorganisaties of andere instanties kun je regels opgelegd krijgen.
Stap 2: betrek medewerkers in het proces
Je wilt een praktische en toepasbare gedragscode. Door medewerkers te betrekken in het proces zorg je ervoor dat de handleiding voor gedrag voor hen relevant is. Je krijgt inzichten en perspectieven waar je zelf niet aan dacht, maar die wel bij de praktijk horen.
Stap 3: schrijf duidelijke normen
Nu je weet welk gedrag wordt verwacht en welk gedrag onacceptabel is, kun je het vastleggen in de gedragscode. Schrijf het zo op, dat er geen onduidelijkheid kan bestaan. Het helpt als je concrete voorbeelden toevoegt van acceptabel en onacceptabel gedrag.
Stap 4: omschrijf consequenties en sancties
Wat gebeurt er als iemand zich niet aan de gedragscode houdt? Of als je ziet dat iemand anders de code schendt? Omschrijf de gevolgen eerlijk en consistent. Dit kan een educatieve maatregel zijn, maar ook schorsing of ontslag. Kijk bij het formuleren van de gevolgen naar de ernst van de schending. Consequent te laat komen vraagt om andere maatregelen dan seksuele intimidatie.
Stap 5: communiceer naar medewerkers
Als je de gedragscode hebt, moet hij gaan leven onder de medewerkers. Dit kan door de gedragscode per mail te verspreiden. Je zet hem daarna op een toegankelijke en goed zichtbare locatie, zoals een intranet of bedrijfsportaal. Voor nog meer draagvlak en kennis van de gedragscode kun je workshops organiseren om de regels toe te lichten en vragen te beantwoorden.
Met deze vijf stappen heb je een goed begin voor je gedragscode. Onthoud wel dat je het kunt bijstellen. Komen er tijdens het werk dingen op die er nog bij moeten of verandert de vertrouwenspersoon? Pas de gedragscode aan.
Voorbeeld van een Gedragscode
Ook met een stappenplan is het fijn om naar voorbeelden van andere organisaties te kijken. Hoe doen zij het? Welke formuleringen gebruiken ze? Welke onderwerpen gelden ook voor mij? Bekijk de volgende voorbeelden ter inspiratie:
