Hoe communiceer ik tegenslagen?

Stappen om je nieuws naar buiten te brengen

22 januari 2013

Het kan niet altijd goed gaan met een onderneming. Als het slecht gaat is het belangrijk dat je duidelijk blijft communiceren met je werknemers, relaties etc. Wat moet je ten tijde van tegenslagen doen aan je communicatie?

Wat moet ik doen in slechte tijden?

Als je weet dat het slecht gaat met je onderneming moet je daar iets aan doen. Het is zaak dat je snel ingrijpt en duidelijk bent tegen alle betrokkenen. Als je snel ingrijpt kun je nog iets  veranderen aan je situatie. Veranderingen kosten namelijk tijd en tijd kost geld. En geld zal je nodig hebben om je onderneming te redden.

Hoe treed ik naar buiten toe?

  • Het is erg belangrijk dat je nooit stopt met communiceren. Ook al komt het je even beter uit niet naar buiten te treden met je slechte nieuws. Het is namelijk belangrijk dat je je betrouwbaarheid behoud. Als je mooi weer gaat spelen zullen toekomstige klanten, leveranciers of andere betrokkenen je later niet meer vertrouwen, want slecht nieuws komt altijd uit.

  • Dit wil niet zeggen dat je elke keer als er iets vervelends binnen je bedrijf gebeurd, je daarmee te koop moet gaan lopen. Je timing is erg belangrijk. Die is natuurlijk moeilijk te plannen, maar kijk wel naar andere berichten over je bedrijf. Breng niet de ene dag naar buiten dat het financieel slecht gaat, en de volgende dag dat je bonussen gaat uitbetalen aan de directie.

  • Zorg dat je altijd daadkrachtig over komt. Je moet geloofwaardig blijven als ondernemer. Als er sprake is van vervelend nieuws voor medewerkers, bijvoorbeeld door ontslagen, blijf dan ook daadkrachtig, maar toon ook je medeleven. Je wilt niet overkomen als een ongeïnteresseerde, ongevoelige ondernemer.

  • Je medewerkers zijn de eerste die horen te weten wat er aan de hand is met je onderneming. Breng dus nooit nieuws naar buiten, voordat het intern is gecommuniceerd. Dit klinkt misschien logisch, maar zeker in grotere bedrijven kan het voorkomen dat medewerkers in de krant moeten lezen hoe het met hun bedrijf gaat.

  • Het is belangrijk om als bedrijf één geluid te laten horen over de situatie. Stel daarom een richtlijn op waaraan medewerkers zich moeten houden, en wijs iemand aan als woordvoerder die vragen over de situatie behandelt. Zo voorkom je dat verschillende verhalen de wereld in gaan. Je kunt betrokkenen met vragen dan naar deze contactpersoon doorverwijzen.

  • Zorg dat je zelf het initiatief neemt. Het is niet de bedoeling dat klanten naar je toe moeten komen om te vragen hoe het nou eigenlijk zit met je situatie. Treed dus zelf naar buiten met het nieuws en bekijk welke manier het beste bij het nieuws past. Zo kun je denken aan een brief aan je klanten of een officiële persconferentie. Zorg altijd dat je zelf als ondernemer het nieuws brengt. Zo neem je de verantwoordelijkheid als leidinggevende op je. Zet voor jezelf, maar ook voor betrokkenen al het nieuws op papier. Zo kan iedereen het nog eens nalezen.

  • Bij het naar buiten brengen van het probleem is het handig om alleen met feiten te komen. Ga niet gissen naar gegevens als je daar geen bewijzen voor hebt. Hier kunnen mensen je alleen maar op terug pakken en als iets niet waar blijkt te zijn verlies je een deel van je geloofwaardigheid.

  • Als je alle betrokkenen op de hoogte hebt gesteld van de situatie van je onderneming kan je de pers inschakelen. Zo voorkom je dat anderen naar de pers gaan en er zo verhalen de wereld inkomen die niet door jou geverifieerd zijn. Je kunt dus maar beter zelf naar de pers gaan met de juiste informatie.

Wanneer gelden deze regels?

In principe kan je bovenstaande regels bij elke tegenslag voor je onderneming gebruiken. Je hoeft dus niet meteen te denken aan financiële problemen als faillissement en massaontslag, maar een brand in een deel van je voorraadruimte of een verkeerd op de markt gebracht product zijn voorbeelden van situaties waarbij je moet blijven communiceren. Het spreekt voor zich dat je in geval van een aansprakelijkheid of een dergelijke aanvaring met het recht, je een jurist of advocaat in moet schakelen.

Redactie MKB Servicedesk

Bron: Zibb