Organiseren van een klantevent

Column Bart Groothuis | 5 tips om je dag tot een succes te maken

03 april 2020

Ik heb me pas geleden weer eens door een bedrijf laten verleiden om naar een ‘relatiedag’ te gaan. Je weet wel, zo’n dag waarbij je als klant ‘verwend’ wordt. Soms ook wel ‘klantendag’ genoemd. Het was, jammer genoeg, een grote teleurstelling.

Het begon, zoals zo vaak, met een welkomstwoord van de directeur, direct gevolgd door een uitgebreide (standaard) bedrijfspresentatie over het moederbedrijf in Amerika. Daarna een slaapverwekkende presentatie over hoe goed het bedrijf wel niet is en hoeveel geld ze wel niet uitgeven aan productontwikkeling-en-research, gevolgd door een ellenlange uitleg over de organisatiestructuur van de Nederlandse vestiging. Allerlei moeilijke namen van divisies en sectoren waar voor buitenstaanders geen touw aan vast te knopen is, passeerden de revue. Misschien leuk voor de medewerkers van het bedrijf, maar ik had geen idee waarom me dit allemaal verteld werd. Ook niet waarom ik daarna een hele serie Powerpoint presentaties te zien kreeg over diverse nieuwe producten en diensten. En nee, met de koffie, thee, koekjes en lunch was niets mis, maar ik heb die dag niet één keer gelachen. Maar tja, zo schijnt dat nou eenmaal te horen bij ‘relatiedagen’, of niet?!

Nou heb ik ook vaak ‘aan de andere kant van de tafel’ gezeten, dus als organisator van een ‘relatiedag’, dus ik weet hoe lastig het is om ‘iets leuks’ voor je klanten te organiseren.

Een paar tips:

  1. Er is tegenwoordig een overvloed aan allerlei events waar je klant uit kan kiezen. Je struikelt over de masterclasses, symposia en congressen. Zorg er in ieder geval voor dat jouw event opvalt. Op z’n minst door voor jouw event een passende en pakkende naam te verzinnen. Niet zoiets als bijeenkomst, oploopje of (mini)symposium. En pas ook op voor de eerder genoemde veel gebruikte en aan inflatie onderhevige term masterclass. Maar wat dacht je van Adventure, High Tea, of Pow-wow?

  2. Waarom organiseer je de klantdag? Wil je je klanten gewoon verwennen? Of wil je ze ook iets van inhoud meegeven? Klanten uitsluitend uitnodigen voor de verwennerij ligt (terecht) steeds gevoeliger; de bekende snoepreisjes. Klanten alleen uitnodigen voor inhoud levert snel zo’n heel saaie dag op zoals ik die net heb beschreven. Zeker geen dag waar je klanten een jaar later nog positief over praten. Het beste is dan ook om inhoud en fun te combineren tot een onvergetelijk event.

  3. Dan is natuurlijk de inhoud van je event belangrijk. Maar denk eraan dat als je klant ’s avonds thuiskomt hij als eerste iets over de sfeer gaat vertellen. En daarna iets over de inhoud. “En, hoe was het uitje, schat?” “O, echt fantastisch. We hebben geweldig gelachen op het water. Zo’n grote zeilboot?! Niet te geloven hoe hard dat gaat. Een onvergetelijke ervaring. En ik heb nu ook een goed zicht gekregen in de mogelijkheden van die gevirtualiseerde databases.” Met de inhoud zit het bij de meeste organisaties heus wel goed. Maar de keuze voor een funactiviteit en locatie is best lastig. Als je publiek vooral uit mannen bestaat, heeft een event met techniek vaak een grote aantrekkingskracht. Dus als je je event organiseert in combinatie met een rondleiding bij een of ander technisch gebouw, krijg je gegarandeerd veel bezoekers. Een rioolwaterzuivering, een fabriek, een scheepswerf, zoiets. Nog mooier is het natuurlijk als je de locatie weet te verbinden aan de inhoud van één van de thema’s die je bespreekt. Hoeft niet eens rechtstreeks, maar mag ook met een omweg. Stel dat je als accountsbureau iets inhoudelijks wilt vertellen over de nieuwe belastingregels, dan is het natuurlijk fantastisch als je je event kunt organiseren bij de Belastingdienst en dan liefst daar waar de honderdduizenden belastingenveloppen binnenkomen en je een kijkje kunt krijgen achter de schermen van de postverwerking.

  4. Een hele andere aanpak is dat je iets met je klanten doet. Een sportief evenement bijvoorbeeld. Een zeilwedstrijd, iets van competitie. Zonder al te grote risico’s op blessures. Wat denk je dat het met je klantrelatie doet als je samen met je klant hebt staan trekken en duwen, beiden bezweet bent en later met de hele groep samen in de kleedkamers staat? Je volgende zakelijke gesprek gaat toch heel anders als je elkaar in onderbroek hebt meegemaakt, dan als je elkaar altijd alleen strak-in-het-pak aan de vergadertafel spreekt.

  5. En natuurlijk geef je aan het eind van de dag een leuk cadeautje aan je relaties mee. Iets kleins, maar wel iets blijvends voor op het bureau of voor thuis, zodat ze iedere keer als ze er naar kijken of het gebruiken weer terugdenken aan jouw event. Bijvoorbeeld: een paraplu, een bodywarmer, een bij het event passend vormgegeven USB-stick, een kurkentrekker, of een klokje. En natuurlijk zet je op je cadeautje je logo en de naam van het event.

Auteur

Bart Groothuis