Hoe automatiseer ik mijn factuurstroom?

Zo verwerk je je rekeningen sneller

19 januari 2018

Alle inkomende rekeningen en uitgaande facturen moeten worden geregistreerd, betaald en opgeslagen. Best een tijdrovende klus. Hoe kun je dit nu sneller en soepeler laten verlopen?

Eerste Hulp bij Online Boekhouden

Whitepaper Ketenoptimalisatie

Met software kun je tegenwoordig een groot deel van je financiële administratie automatiseren. Steeds meer ondernemers werken al met digitale facturen. Handig, want deze zijn meteen te koppelen aan je (online) boekhouding, het kost geen tijd en geld om ze te versturen en het is beter voor het milieu.

Scannen

Maar ook als je papieren facturen binnenkrijgt, kun je ze makkelijk zelf digitaliseren met een scanner en ‘scan en herken’ software. Zo komen de facturen in je boekhouding terecht en kun je ze makkelijk met internetbankieren betalen. Verschillende softwarebedrijven bieden programma’s om facturen makkelijk te kunnen inscannen en verwerken, voorbeelden zijn Basecone, Exact en iLane.

Voordelen hiervan zijn dat je geen archief meer hoeft te hebben, je facturen niet meer kunt kwijtraken (mits je ze in de cloud opslaat of goede backups maakt) en dat je je administratie makkelijk op orde hebt voor als je btw- of belastingaangifte moet doen.

Er zijn grofweg drie vormen van digitaal factureren:

  • Online. Met een online tool krijg je de basismogelijkheden van digitaal factureren. Vooral als je niet zo heel veel facturen verwerkt (max. 1000 per jaar) is dit een goede oplossing.

  • In een eigen schaalbare cloud-oplossing. Als je meer facturen verwerkt (1.000 - 10.000) is een eigen cloud-oplossing waarschijnlijk handiger omdat je daarbij meer functionaliteiten krijgt. Je hoeft niet te investeren in apparatuur, software en beheer, maar sluit een abonnement af met een leverancier. Het enige wat je zelf nodig hebt, is internet en een scanner of printer die kan scannen. Dankzij de cloud kunnen jij en je medewerkers altijd en overal bij de financiële administratie en hiermee aan de slag.

  • Met een volledig geautomatiseerd documentmanagementsysteem. Voor bedrijven die meer dan 10.000 facturen per dag verwerken, kan een volledig eigen automatisch inkoop- en verkoopsysteem het overwegen waard zijn. Voordeel hierbij is dat je zelf controles kunt inbouwen. Je kunt facturen bijvoorbeeld meteen koppelen aan inkooporders en ontvangstbevestigingen en ze automatisch laten betalen. Hiermee voorkom je ook dat nepfacturen per ongeluk worden voldaan.

Waar moet ik op letten?

Let er bij het kiezen voor een oplossing op dat er koppelingen mogelijk zijn met je (online) boekhoudprogramma, of dat je gegevens makkelijk kunt importeren en exporteren. Dan hoef je niet je hele administratieve proces aan te passen. Ook de mogelijkheid van een bankimport is belangrijk. Hiermee koppel je de facturen aan je internetbankieren en kun je meteen zien of ze al betaald zijn.

Sommige programma’s bieden de mogelijkheid om je klanten hun facturen te laten voldoen met iDeal. Dit kun je bij je bank aanvragen, soms hoort het gratis bij een zakelijke bankrekening. Vooral met kleinere klanten en bedragen is dit handig: veel van je klanten zullen de rekening onmiddellijk voldoen om het niet te vergeten.

Als je grote, zakelijke klanten hebt, is het aan te raden te kiezen voor een factuur-export in een open standaard. Je klanten kunnen de facturen dan makkelijk via hun eigen administratiesysteem verwerken. Dit zorgt ervoor dat jouw rekeningen eerder worden voldaan.

Andere functionaliteiten waar je voor kunt kiezen zijn digitale facturen in jouw eigen huisstijl, een geheugenfunctie voor als je vaak dezelfde producten of diensten factureert, automatische betaalherinneringen of automatisch periodiek factureren. Kies een programma dat aansluit bij jouw bedrijfsvoering.

Ervaring

Niels van Lierop is controller van Online PrePaid Services B.V.. Hij werkt sinds kort met scan en herken-software van Basecone en een boekhoudpakket van Twinfield. Van Lierop vindt het nieuwe systeem voor factuurverwerking vooral heel makkelijk. “De meeste facturen komen nu op ons verzoek binnen via e-mail, of we scannen ze zelf nog even in. Dan mailen we ze door naar Basecone. Daar komt het dankzij het mailadres meteen in het mapje van het goede bedrijf, wij hebben vier bedrijven dus dat is al heel makkelijk.”

In Basecone kan ik meteen aangeven wie de autorisator is van de factuur en in welk systeem -inkoop, verkoop, bank of kas - het terecht moet komen. Als de autorisator akkoord geeft, kan de factuur meteen mee met de volgende betaalbatch. Helaas hebben wij een internetbankierenpakket waarmee we de gegevens nog wel moeten inladen, maar al met al gaat de factuurverwerking veel sneller. Het is vooral makkelijk om iets als een Iban-rekeningnummer of een adres meteen te kunnen kopiëren, je hebt alle gegevens  digitaal dus er kunnen geen fouten meer worden gemaakt met overtikken. Ideaal,” aldus Van Lierop.

Foto freedigitalphotos.net / cooldesign

Auteur

Marlou Visser