Wat is timemanagement?

Hoe kan ik efficiënt mijn tijd indelen?

24 juni 2013 5 minuten

Veel ondernemers hebben het gevoel altijd tijd tekort te komen. Een telefoontje hier, een mailtje daar, vergaderingen, afspraken, het houdt niet op. Door je dag goed in te delen kun je efficiënter werken en meer bereiken: timemanagement.

Wat is timemanagement?

Druk druk druk, zo voelen veel ondernemers zich. Ze komen tijd tekort en er is altijd werk. Om te voorkomen dat je overspannen raakt door deze druk, kan timemanagement uitkomst bieden. Je maakt een goede indeling van je dag die is afgestemd op je werkzaamheden. Met deze houvast kun je efficiënt te werk gaan en je doelen bereiken.

Inventariseren

Probeer eens in kaart te brengen hoe een normale werkdag eruit ziet. Schrijf desnoods eens op wat je zoal doet op een dag. Het zal je misschien verbazen dat aan het eind van de dag vooral blijkt dat je de meeste tijd besteedt aan koffiedrinken, onderweg zijn naar afspraken, bellen en mailen. Vraag je ook eens af wat precies de werkzaamheden zijn die je op een dag wil doen. Het is erg vervelend om het gevoel te hebben dat je ergens maar niet aan toekomt.

Agenda

Het is handig om een agenda bij te houden van werkzaamheden. Dit kan op papier, maar ook in een Office-programma zoals Outlook of online in Google Apps. Door goed bij te houden wat je moet doen hou je het overzichtelijk. Ook voorkom je op deze manier dat je belangrijke afspraken of activiteiten vergeet. Begin elke werkdag met het doornemen van de agenda en zet voor jezelf op een rij wat je aan het eind van de dag gedaan wilt hebben. Belangrijk bij het maken van een to-do lijstje, is dat de taken haalbaar zijn. Ook moet er ruimte blijven voor spoedklussen tussendoor, hou daar dus ook ruimte voor vrij.

Een ding tegelijk

Het is tegenwoordig erg eenvoudig en gebruikelijk geworden om twee dingen tegelijk te doen. Bellen tijdens het autorijden, praten met een collega en tegelijk een e-mail versturen, lunchen tijdens een vergadering. Het lijkt misschien efficiënt maar al dit gehaast zorgt ervoor dat je je erg gestresst voelt. Het werkt beter om een ding tegelijk te doen, zo heb je hier al je aandacht voor en maak je ook minder fouten. Ook is een autoritje veel ontspannender met de radio aan dan de hele tijd voor zaken te moeten bellen.

Op zoek naar een manier om efficiënter en effectiever te werken? Lees dan het boek

Er zijn veel verschillende theorieën en tools op het gebied van tijdsmanagement. Denk aan de werkweek van 4 uur, Getting Things Done, honderden apps en miljoenen tips op Google wanneer je zoekt op ‘tijd management tips’. Ook is het slim om tijdmanagement-software in te zetten.

Wat je ook gebruikt, het is altijd belangrijk om jouw relatie met tijd onder de loep te nemen. Deze zes stappen helpen je op weg.

Stap 1. Durf jij te veranderen?

Als jij zo’n ondernemer bent die denkt dat jouw fouten aan domme pech, je klanten, de administratie of de markt ligt, dan is dit artikel niet voor jou bestemd. Als je denkt dat jij de enige bent die iets kan veranderen aan de waan van de dag, lees dan vooral verder.

Weet je niet hoe het moet? Maakt verandering je bang? Dat is normaal. De volgende vijf stappen zullen je helpen, maar alleen als jij dat wilt.

Het is gemakkelijker dan je denkt en we beginnen dan ook met een opwarmertje: koop of creëer een agenda als je die nog niet hebt, blok iedere maandagochtend tien minuten om na te denken over de rest van de week, zet een alarm om regelmatig te eten of op tijd te komen bij je wekelijkse sportclub waar je nu vaak te laat komt.

Denk je dat je dat kan? Als je in staat bent om zelfs de meest taaie gewoonten te doorbreken, zul je al snel vooruitgang zien in je dagelijkse én kantoorleven.

Stap 2. Wat is je doel?

Tijd is niet per se een kwestie van management, maar van planning. Je kunt je dagen immers niet langer maken dan 24 uur. Kies jouw doel voor dit jaar en breng iedereen daarvan op de hoogte. Als je nu nog niet weet waar je heen gaat, wat je doelen zijn, dan loop je het gevaar met alle winden mee te waaien. We zullen je in een latere blog helpen jouw doel te bepalen.

Stap 3. Waar sta je nu?

Op reis gaan zonder kaart en kennis van de bergen die je moet verzetten is alles behalve verstandig. Voordat je van start gaat, is het goed om te reflecteren op de fouten die je hebt gemaakt en de steen waar jij je zeker wel vaker dan twee keer aan gestoten hebt te identificeren. Zet jij afspraken direct in je agenda? Blok je genoeg tijd voor bepaalde taken? Houd je ruimte over in je agenda voor het geval een taak of afspraak eens uitloopt of valt je planning dan direct in duigen? Heb jij de hele dag je e-mail openstaan en je telefoon altijd bij de hand? Denk daar dan nog maar eens goed over na.

Stap 4. Wat ga je anders doen?

Het is tijd om te kijken naar methodes om te plannen en organiseren. Dit is de wereld van zelfhulpboeken… Geintje. Dit is de wereld van tijd managementboeken, theorieën en trucjes. Maak je geen zorgen, als je geen bestaande oplossing kunt vinden voor jouw specifieke probleem, maak dan je eigen variant. We hebben het hier over jouw leven en jouw bedrijf, niemand anders dan jij weet beter wat je nodig hebt. Dit is precies wat alle goeroes van nu gedaan hebben. En als het voor jou werkt, wie weet, met een beetje geluk, werkt het ook voor anderen en kun je eindelijk je eigen boek schrijven.

Stap 5. Wat heb je nodig?

Zodra je weet hoe het moet, kun je de juiste tools zoeken om je hierbij te helpen. Het is tijd om te bedenken wat je nodig hebt om efficiënter te kunnen zijn. Van een agenda tot een computer applicatie tot food prepping. Op dit punt biedt Gripp jou verschillende mogelijkheden als managementtool.

Stap 6. Wanneer ga je van start?

Liever gisteren dan vandaag. Alle bovenstaande stappen zijn essentieel. Als je niets doet, dan zul je ook niet meer bereiken dan dat je nu al doet. Laat de waan van de dag voor altijd achter je en word zelf de baas van je leven en agenda.