Werknemers op afstand: Zo ben je voorbereid op de Remote-Revolutie

02 augustus 2019

De behoefte aan flexibiliteit in de werkplek groeit – soms zelfs zo ver als naar een werkplek aan de andere kant van het continent. Werken op afstand, of ‘remote’ werken, wordt steeds populairder, zowel aan de kant van de werkgever als de werknemer. Hoewel het misschien niet voor elk bedrijf is weggelegd, blijven hier wel vaak kansen liggen, ook bij kleinere bedrijven. Daarom beschrijf ik hier deze kansen (en de uitdagingen), en wat je als werkgever kan doen om remote werken te laten slagen.

Waarom zou je mensen remote laten werken?

Deze manier van werken komt van pas om zowel huidige werknemers te behouden, als nieuwe werknemers aan te trekken. Veel mensen zoeken naar de mogelijkheid om vanuit huis (of eenandere locatie) te werken, misschien jouw werknemers ook wel. Als zij niet de mogelijkheidkrijgen om dit bij jou te doen, gaan ze wellicht op zoek naar een werkgever waar dit wel kan.Bovendien is uit een onderzoek door de Flex Strategy Group gebleken dat werknemers diedeze optie krijgen onder andere ook loyaler zijn.

Door werknemers de optie te geven om remote te werken, trek je dus nieuw talent aan die dezevrijheid mogelijk niet kreeg bij een vorige werkgever. Maar er zitten hierin meer mogelijkhedenvoor het aantrekken van nieuw talent: je talentpoel wordt ineens veel groter. Want als jouwwerknemer niet meer elke dag van en naar kantoor hoeft te reizen, wat stopt je dan om iemandaan te nemen uit de andere kant van het land, Frankrijk, of zelfs Australië?

Niet alleen zijn werknemers, zoals net al genoemd, loyaler als ze deze optie krijgen, ze zijnvaak ook blijer, productiever en creatiever dan werknemers die op kantoor werken, kijk maareens naar dit onderzoek van Flex Strategy Group. En nu we het overigens toch over kantoorhebben: als (een deel van) je team remote werkt, heb je minder bureaus, stoelen en vierkantemeters nodig waardoor je kosten bespaart. Daarnaast kun je extra thuiswerkdagen bieden alsblijk van waardering in plaats van bijvoorbeeld een loonsverhoging.

Gelijkheid op de arbeidsmarkt

Volgens een onderzoek door EY (voorheen bekend als Ernst en Young) is het voor Millenials(mensen geboren na 1980) belangrijk om een flexibele werkomgeving te hebben. Bij Millenialsis de kans namelijk twee keer zo hoog dat ze een voltijd werkende partner hebben vergelekenbij Baby Boomers (mensen geboren tussen 1945 en 1955). Hierdoor willen Millenials mogelijkmeer flexibiliteit. Dit is een belangrijke trend omdat EY verwacht dat in 2025 driekwart van dewereldwijde werknemers uit Millenials bestaat.

De valkuilen

Het klinkt allemaal wel heel mooi, maar er moet toch een reden zijn dat het bij sommigebedrijven fout gaat. Remote werken brengt namelijk uitdagingen met zich mee. Denkbijvoorbeeld aan veiligheid: hoe veilig is het als jouw remote werknemer, met vertrouwelijkebedrijfsinformatie in zijn of haar bezit, verbinding maakt met openbare WiFi-netwerken? En hoegoed zijn hun apparaten beveiligd? En wat als werknemers niet direct met elkaar kunnencommuniceren, wat doet dat met de efficiëntie en de voortgang van processen?

Soms past remote werken simpelweg niet bij een bedrijf of haar werknemers. Het valt altijd teproberen, maar als werknemers van tevoren al aangeven dat ze het gevoel hebben te snelafgeleid te zijn en op de bank voor de televisie te eindigen: begin er dan gewoon niet aan. Eenandere reden zou kunnen zijn dat het bedrijf het niet goed heeft aangepakt.

Dus hoe pak je Remote werken als werkgever aan?

Begin klein, start met slechts een aantal personen. Voer bijvoorbeeld eerst een thuiswerkwoensdag in. Zo kun je het een tijd in de gaten houden en blijven evalueren hoe het gaat.Worden dezelfde resultaten geboekt? Of misschien zelfs betere resultaten? Lopen de resultatenachteruit? Vraag het team om mee te denken, evalueer, pas aan, en werkt het na tweemaanden niet? Stop er dan mee.

Stel een beleid in voor deadlines, taken, veiligheid, communicatie, vergaderingen, et cetera.De beginfase is een mooi moment om een aantal dingen uit te proberen en uit te vinden watvoor jullie werkt. Als het voor alle betrokkenen duidelijk is wat er van ze verwacht wordt, kunnendaar ook geen misverstanden over ontstaan. Zorg bijvoorbeeld dat er een dagelijks moment iswaarop medewerkers elkaar spreken en motiveer mensen om te videobellen.

Gebruik de juiste tools en zorg dat werknemers altijd en overal toegang hebben tot wat zenodig hebben op een efficiënte manier. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een digitale werkplekzoals Workspace 365 om de toegang tot applicaties, documenten en informatie makkelijk temaken, maar ook aan chattools die belangrijk zijn om de communicatie te stroomlijnen zoalsMicrosoft Teams of Skype for Business. Zorg dat iedereen dezelfde chattools en digitalewerkplek gebruikt zodat mensen productief blijven. Denk ook na over beveiliging; welke toolszorgen ervoor dat jouw werknemer veilig met jouw data kan omgaan op een andere locatie?

Een cultuur van vertrouwen

Al gebruik je de meest geweldige en efficiënte tools en heb je een duidelijk beleid waar geenenkele twijfel over zou kunnen ontstaan, remote werken kan ook falen door simpelweg eengebrek aan vertrouwen. De werknemer bombarderen met berichten of elk half uur willenchecken of hij of zij wel écht aan het werk is, is niet echt bevorderlijk voor de productiviteit – aanbeide kanten. Remote werken is dus niet alleen iets wat je doet, het moet ook een stukje zijnvan wie je bent: het moet in de bedrijfscultuur passen. Zorg er dus voor dat je het resultaat kunt meten zonder opvallend de medewerker lastig te vallen.