In zee gaan met een ICT-dienstverlener

Tien tips voor beter contracteren

24 juni 2013

Zodra je zeker weet dat je de beste partner gevonden hebt voor ondersteuning bij je project, dan is het verstandig om de afspraken over het project contractueel vast te leggen. Tien tips over contracteren.

Kantoor in de cloud

Efficiënter Werken Scan

1. Ga niet akkoord met standaard leveringsvoorwaarden

Ga nooit akkoord met de standaard leveringsvoorwaarden van de leverancier of van de brancheorganisatie FENIT. Die zijn erop gericht de risico’s voor de leverancier zoveel mogelijk te beperken en zijn belang te dienen, niet het jouwe.

Een voorbeeld: je bedenkt een nieuwe rapportage vanuit een standaard softwarepakket en laat die bouwen door je softwareleverancier. Wie krijgt dan het intellectuele eigendom? Volgens de standaardvoorwaarden is dat niet de bedenker maar de bouwer van de software. Leg de afwijzing van de standaardvoorwaarden schriftelijk vast.

2. Maak een redelijke overeenkomst

Zorg voor voldoende wederkerigheid in de overeenkomst. Je automatiseringsproject is gebaat bij een goede samenwerking met de leverancier. Houd het dus redelijk, wederzijds.

3. Check juridische punten

Schakel een juridisch adviseur in die gespecialiseerd is in dienstverleningscontracten. Hij kent de valkuilen en weet hoe ze te vermijden. De betere juridische adviseurs zijn lid van de Vereniging Informaticarecht Advocaten terwijl ook de gecertificeerde informaticadeskundigen van de NVBI de nodige kennis van contracten hebben.

4. Check contractclausules

Vraag bij elke contractclausule waar deze toe dient. In ons Burgerlijk Wetboek is immers al heel veel geregeld. Voor elke aanvulling daarop gaan je advocaat en die van je leverancier dure uren schrijven, hoe klein de lettertjes ook zijn.

5. Bewaak de hoofdlijnen

Waar gaat het contract echt om, wat wil ik bereiken, wat zijn de wederzijdse verplichtingen. Je hoeft niet alles van tevoren vast te leggen. Je kunt in het contract ook ruimte creëren voor latere onderhandelingen over details op het moment waarop die aan de orde komen. Een mediator kan daarbij helpen. Niet omdat er een conflict is, maar om te helpen bij het in evenwicht houden van wederzijdse belangen.

6. Let op de aansprakelijkheid.

Leveranciers willen hun aansprakelijkheid zoveel mogelijk beperken, opdrachtgevers willen die juist ruim formuleren. Zoek naar een redelijk evenwicht daarin.

7. Selecteer de medewerkers zelf

Laat je dienstverlener niet bepalen wie van zijn medewerkers je komen ondersteunen, maar spreek een sollicitatieprocedure af en doe alsof ze bij je in dienst zouden komen. Als de dienstverlener nieuwe medewerkers ervaring wil laten opdoen in je project dan is dat prima, maar niet op jouw kosten.

8. Resultaatverplichting of inspanningsverplichting?

Leg vooral vast of je leverancier een resultaatverplichting heeft of een inspanningsverplichting. In het laatste geval loop je meer risico. Het kan soms handig zijn om dit per fase van het automatiseringsproject te bepalen. Bij het vaststellen van functionele eisen van een systeem speelt je eigen organisatie vaak een grote rol en beperkt de verplichting van de leverancier zich tot het leveren van zo goed mogelijke inspanningen. Bij de bouw van een intern netwerk ligt een resultaatverplichting (zo mogelijk tegen een vaste prijs) meer voor de hand.

9. Eén of meer partners?

Overweeg goed of je zaken wilt doen met één partner die voor alle externe activiteiten in het project verantwoordelijk is en waar nodig met onderaannemers werkt. Bedenk dat je dan wel een deel van de regie uit handen geeft. Heb je voldoende vertrouwen in je partner?

10. Zorg voor een goede geschillenregeling

Stap niet meteen naar de rechter, maar overweeg ook arbitrage of mediation bij conflicten. De Stichting Geschillenoplossing voor Organisatie & Automatisering kan daarbij een nuttige rol vervullen.

De MKB Servicedesk biedt tegen voordelig tarief een IT-specialist die het netwerk van jouw onderneming beheert en onderhoud.