Rechtsgeldige documenten voor je personeelsbeleid

Wat zijn juridische documenten?

Juridische documenten zijn schriftelijke stukken waarin juridische rechten, overeenkomsten, verplichtingen, regels of andere juridische aspecten zijn opgenomen. Ze gelden als formele bewijzen van afspraken, acties of verklaringen. 

Zakelijke juridische documenten

Juridische documenten kom je overal tegen. Zo heb je als burger misschien wel een huurcontract getekend, een huis gekocht of bepaalde verzekeringen afgesloten.

Wanneer je eigenaar bent van een onderneming kom je hoe dan ook in aanraking met juridische documenten. Dat begint al met de inschrijving bij de KVK en het kiezen van je rechtsvorm. Gaandeweg zul je steeds meer juridische documenten verzamelen in je zakelijke administratie. 

Welke juridische documenten zijn belangrijk voor elke onderneming?

Of je nu een eenmanszaak of een bv runt, een aantal juridische documenten zijn onmisbaar of zelfs verplicht. Welke dat precies zijn, hangt af van de branche, de bedrijfsomvang en de rechtsvorm van je onderneming. 

Hieronder volgen eerst een aantal verplichte juridische documenten waarover je hoe dan ook moet beschikken, gevolgd door een aantal sterke aanraders:   

1. Overeenkomsten en contracten (verplicht)

Je bent verplicht om schriftelijke overeenkomsten en contracten op te (laten) stellen in een aantal gevallen. Dit doe je bij:

• Arbeidsovereenkomsten

• Huur- of koopcontracten

• Facturen (die je naar zakelijke klanten stuurt)

2. Personeelsdossiers (verplicht)

Heb je personeel in dienst? Vergeet dan niet een degelijke personeelsadministratie bij te houden. Een personeelsdossier bevat bijvoorbeeld alle loonstroken, de getekende arbeidsovereenkomst en bewijzen van wettelijke vereisten. Stuk voor stuk documenten  die je verplicht moet bewaren. 

Een personeelsdossier kent ook een stukje niet-verplichte inhoud. Wettelijk gezien geen vereiste, maar wel handig om bij te houden: 

• Verzuimregistratie

• Informatie over promoties, bonussen, etc. 

• Gemaakte afspraken

• Functiebeschrijving

• Arbeidsreglement

3. Oprichtingsdocumenten (verplicht)

Je hebt op een zeker moment je onderneming opgericht. Daar hoort papierwerk bij. Deze documenten bevatten basisinformatie van je bedrijf. Zoals de naam, rechtsvorm, doelstellingen en structuur van het bestuur. 

Gekozen rechtsvorm is van invloed op bedrijfsregistratie

Afhankelijk van de gekozen rechtsvorm, bestaan er verschillende vormen van bedrijfsregistratie. Zo heb je voor het oprichten van een bv (rechtspersoon) verplicht een oprichtingsakte nodig. Voor het oprichten van een eenmanszaak volstaat een (online) inschrijving in het KVK Handelsregister.

4. Belastingdocumenten (verplicht)

Alle belastinggerelateerde documenten die nodig zijn voor de naleving van je fiscale verplichtingen, zoals je grootboek en verkoopadministratie, moet je netjes bewaren. Voor bedrijven en zelfstandigen geldt een wettelijke bewaarplicht van zeven tot tien jaar. 

5. Vennootschapsdocumenten (verplicht)

Run jij een bedrijf samen met een of meerdere vennoten? Dan zijn jullie verplicht juridische documenten in te dienen en te onderhouden om de juridische status te behouden. Daaronder vallen bijvoorbeeld: notulen, verslagen en registers. Deze documenten moet je verplicht vijf jaar bewaren. 

6. Privacyverklaring en verwerkersovereenkomsten (verplicht)

In principe verwerkt elke ondernemer persoonsgegevens, ook als je geen website hebt. Sinds de invoering van de AVG (Algemene Verordening Persoonsgegevens) moet je anderen daar verplicht over informeren. Dat doe je met een privacyverklaring en (indien van toepassing) een verwerkersovereenkomst.

Elk bedrijf verwerkt persoonsgegevens

Als je een zakelijk telefoontje pleegt of een e-mail verstuurt, heb je waarschijnlijk ergens persoonsgegevens opgevraagd of opgeslagen. Kortom, je verwerkt persoonsgegevens en moet dit op de juiste manier kenbaar maken. De makkelijkste manier is door een privacyverklaring op te stellen. Je kunt hiervoor het beste een (gratis) online template gebruiken. Dat scheelt je een hoop werk.

Verwerker van persoonsgegevens

Als ook andere personen of bedrijven inzicht hebben in bepaalde persoonsgegevens, heb je een verwerkersovereenkomst nodig. Denk bijvoorbeeld aan online boekhoudsoftware waarin je contactgegevens van klanten, opdrachtgevers en leveranciers opslaat. De aanbieder van de software is daardoor, in opdracht van jou, verwerker van de persoonsgegevens. Je moet dan een onderlinge verwerkersovereenkomst sluiten. Gelukkig hebben de meeste (grote) bedrijven dit vaak al verwerkt in de algemene voorwaarden. Dat scheelt weer een extra krabbel.

7. Algemene voorwaarden (niet-verplicht)

De kans is groot dat je met juridische documenten werkt die over voorwaarden gaan. Zo werkt nagenoeg ieder bedrijf met algemene voorwaarden. Niet verplicht, maar zeker aan te raden. 

Met algemene voorwaarden schep je namelijk duidelijkheid op het gebied van garantie, annulering, aansprakelijkheid en betalingen. Al heb je natuurlijk ook met wettelijke regels te maken op een aantal punten. Bijvoorbeeld op het gebied van retouren en bedenktijd van consumenten. Eigen, afwijkende regels opnemen heeft in dat geval niet zoveel zin, want wettelijke regels hebben altijd voorrang.  

8. Overeenkomst van opdracht (niet-verplicht)

Een overeenkomst van opdracht (OVO) is niet verplicht, maar biedt zeker meerwaarde wanneer je zelfstandige professionals inhuurt. Met een OVO kun je bij de Belastingdienst aantonen dat er tussen jou en de opdrachtnemer geen sprake is van een vast (verkapt) dienstverband. En daarmee voorkom je dat de Belastingdienst je aanslaat voor achterstallige werkgeverslasten, zoals loonheffingen. 

Tip: gebruik een ‘modelovereenkomst van opdracht’ die is goedgekeurd door de Belastingdienst. Dan weet je zeker dat je voldoet aan de eisen van de fiscus.

9. Samenwerkingsovereenkomst (niet-verplicht)

Werk je samen met andere partijen om een bepaald doel te realiseren? Overweeg dan om jullie afspraken vast te leggen in een samenwerkingsovereenkomst. Hierin beschrijf je bijvoorbeeld de in- en output van alle partijen. Oftewel, je maakt afspraken over zaken als vergoedingen en kostenverdeling.

10. Octrooien, merken, geheimhoudingsovereenkomsten (niet-verplicht) 

Op een idee rust geen recht. Dus heb jij een geweldig zakelijk idee? Bescherm dit dan op de juiste manier en laat het vastleggen. Datzelfde geldt voor merknamen, uitvindingen, etc. Het zou toch zonde zijn als iemand anders er met jouw creatie vandoor gaat en er ook nog eens flinke successen mee boekt. 

Waarom zijn juridische documenten zo belangrijk in het bedrijfsleven?

Door over de juiste juridische documenten te beschikken en ze netjes en veilig te bewaren voorkom je een hoop gedoe en onduidelijkheden. Je dekt jezelf als het ware in voor een heleboel narigheid en onvoorziene situaties.

En, minstens zo belangrijk, sommige juridische documenten zijn gewoon wettelijk verplicht. Die moeten fysiek of digitaal aanwezig zijn en je moet ze kunnen tonen als daarom wordt gevraagd.   

Risicobeheer

Juridische documenten helpen je met risicobeheer. Je hebt immers zwart-op-wit bepaalde afspraken die iets zeggen over aansprakelijkheid, schadevergoeding en procedures voor geschillenbeslechting. 

Bescherming tegen geschillen

Mocht er toch een geschil ontstaan, dan dienen procedures voor geschillenbeslechting als bewijs in de rechtbank. 

Professionele uitstraling

Juridische documenten netjes (laten) opmaken en aan zakelijke partners voorleggen draagt ook nog eens bij aan een professionele uitstraling. Je laat zien dat je zaken serieus neemt en alles goed wilt regelen. 

Bescherming van intellectueel eigendom

Bepaalde juridische documenten beschermen het intellectueel eigendom van jouw bedrijf:

• Merken

• Octrooien

• Auteursrechten

Erfenis

Testamenten, volmachten en andere erfrechtelijke documenten zijn erg belangrijk voor het regelen van de overdracht in geval van overlijden. 

Mag je zelf juridische documenten opstellen en zijn deze rechtsgeldig?

Je mag in principe zelf zakelijke juridische documenten opstellen. Deze documenten zijn rechtsgeldig, zonder tussenkomst van een notaris of advocaat. Veel ondernemers stellen juridische documenten zelf op om kosten te besparen.

Voorbeelden juridische documenten

Er zijn tal van online voorbeelden en sjablonen beschikbaar die je kunnen helpen een juridisch document te maken. Zo kun je eenvoudige overeenkomsten, zoals huurovereenkomsten voor een kantoorruimte of kortlopende servicecontracten, prima zelf opstellen. Complexere documenten, zoals een fusie- en overnameovereenkomst vereisen wel juridische expertise. 

Zelf een juridisch document opstellen kan dus best in bepaalde situaties, maar ga hier zorgvuldig mee aan de slag. Wanneer je bepaalde zaken niet goed op papier zet, kan dit juridische problemen opleveren. In het ergste geval zijn documenten niet rechtsgeldig en breng je belangen van je bedrijf juist in gevaar in plaats van ze te beschermen. 

Juridische review

Laat daarom altijd een specialist of advocaat de juridische documenten op z’n minst bekijken, beoordelen en eventueel herzien. Zo weet je zeker dat de documenten rechtsgeldig en inhoudelijk in orde zijn.

Check of je handelspartner tekenbevoegd is

Alleen personen die tekenbevoegd zijn mogen namens de andere partij contracten tekenen. Controleer dus of de persoon die een krabbel zet bevoegd is. Blijkt dit later niet zo te zijn? Dan kan het contract ongeldig zijn.