Hoe richt je een kantoor flexibel in voor het nieuwe werken?

Hoe creëer je een prettige plek om mobiel te werken?

24 juni 2013

Door je medewerkers te betrekken bij het ontwerpen van een flexibele inrichting van het kantoor, zorg je ervoor dat de inrichting optimaal aansluit op de huidige en toekomstige manier van werken.

Kantoor in de cloud

Zinvol of niet?

Als je het mobiele werken wilt introduceren in je organisatie, dan moet er het nodige aan de werkplekken binnen je bedrijf veranderen. Ga eerst na hoe groot de ingreep is en bepaal voor jezelf of de investering zinvol is. Beslis welke activiteiten je graag op kantoor wilt kunnen uitvoeren. Daarnaast is het belangrijk om te bepalen welke cultuur je wilt nastreven in je bedrijf. Een open werkruimte draagt bij aan een open bedrijfscultuur.

Bepaal de bezetting

Voor bedrijven vanaf dertig werknemers is het raadzaam om een 'plekkenplan' te maken. Door middel van een uitgebreide analyse bepaal je welke functionaliteiten je nodig hebt en wat de bezettingsgraad van je kantoor is.

Bepaal de activiteiten

Bepaal met elkaar, eventueel per functie, uit welke activiteiten het werk bestaat. Het doel is om op hoofdlijnen te bepalen welke activiteiten allemaal binnen het bedrijf worden uitgevoerd. Bedenk daarnaast welke activiteiten thuis, op locatie en op kantoor plaats vinden. Het kantoor heeft als belangrijkste functie dat het een ontmoetingsplaats is waar mensen kunnen overleggen, brainstormen en samenwerken.

Bepaal de hoeveelheid werkplekken

Vervolgens bepaal je hoeveel werkplekken je van elk soort nodig hebt. Dit doe je door per functie op hoofdlijnen te bepalen hoeveel procent elke werknemer bezig is met de verschillende activiteiten die in het kantoor plaatsvinden. Het doel is om zo de beschikbare vierkante meters zo efficiënt mogelijk te gebruiken.

Ontwerp samen de werkplekken

Denk met je medewerkers na over hoe de werkplekken eruit moeten zien. Het doel is dat zij de activiteiten op kantoor optimaal ondersteunen. In dit stadium is het leuk om inspiratie op te doen bij andere ondernemers. Je kunt er ook voor kiezen om een architect hiervoor in huis te halen.

Tips

  • Voorkom misverstanden bij medewerkers De introductie van flexplekken kan bij medewerker op weerstand stuiten. Het komt echter niet vaak voor dat een medewerker een verandering echt niet wil. Betrek medewerkers intensief bij het ontwerp en de inrichting van het nieuwe werkconcept en ga dit niet allemaal ‘van boven’ bedenken.

  • Niet iedereen een flexplek Vraag je of mensen die iedere dag naar kantoor komen (bijv. het secretariaat) meer gebaat zijn met een eigen vaste werkplek.

  • Investeer in kwaliteit Het materiaal dat gebruikt wordt voor de inrichting van kantoor heeft invloed op hoe medewerkers de kantooromgeving ervaren. Door te kiezen voor kwaliteit en duurzaamheid, creeer je een omgeving waar men zich prettig kan voelen. Een medewerker die zich prettig voelt, zal over het algemeen gemotiveerder zijn om werk te verrichten. Je zou zelfs kunnen zeggen dat de medewerker iets terugkrijgt voor het inleveren van zijn eigen bureau.