Hoe regel ik mijn fax- en telefoonlijnen?

Wat is de goedkoopste oplossing?

10 november 2017 5 minuten

Bereikbaar zijn is belangrijk. Zorgen dat je een goed werkend telefoonsysteem hebt, is daarom cruciaal. Hoe zorg je bijvoorbeeld dat je niet in gesprek bent als je een fax aan het versturen bent?

Als ondernemer moet je bereikbaar zijn voor je klanten. Het is daarom verstandig om goed na te denken over de inrichting van je telefonische netwerk binnen je bedrijf.

Fax en telefoon op één lijn

Het is mogelijk om de fax en de telefoon op één lijn aan te sluiten. Hiervoor is geen bijzondere telefoonlijn nodig, je sluit de fax aan op de lijn. Het faxapparaat neemt op in het geval van een fax, bij een telefoongesprek gaat gewoon de telefoon. Tijdens het faxen is de telefoon echter bezet, en tijdens het telefoneren de fax.

Fax en telefoon tegelijk

Wanneer je zowel de fax als de telefoon tegelijk zou willen gebruiken zijn er twee mogelijkheden: 

  • Een extra lijn aanvragen. Een tweede lijn zorgt ervoor dat zowel de fax als de telefoon een eigen nummer heeft. Omdat je dan 2 lijnen bezit betaal je ook dubbel abonnementsgeld.

  • Een ISDN-lijn aanvragen. Een isdn-lijn zorgt er óók voor dat de telefoon en de fax een eigen nummer hebben.

 Een ISDN aansluiting is dus duurder in aanschaf, maar is op periodieke basis goedkoper.

Bellen via internet

Steeds meer partijen bieden tegenwoordig telefonie over het internet aan. Dan heb je het over Voice over DSL of Voice over IP. Meer hierover valt te lezen in dit artikel over VoIP.

Welke aanbieder moet je kiezen?

Verschillende partijen bieden vaste telefonie aan, zoals KPN, Vodafone, MKB Telefonie en Ziggo. Het beste is om deze partijen gewoon met elkaar te vergelijken. Online is dit tegenwoordig erg makkelijk te doen. Maak van tevoren een checklist van je eisen en ga na welke partij daarbij het dichtst in de buurt komt. Als je een klein bedrijf bent en weinig lijnen nodig hebt, hoef je daar weinig in te investeren. Het wordt belangrijker als je gewoon altijd bereikbaar wilt zijn. Niets is irritanter dan heel lang in de wacht te staan of steeds doorverbonden te worden.

Hoogste tijd voor een verklarende woorden- en afkortingenlijst. Voortaan kun je de ogenschijnlijke geheimtaal van je telecomaanbieder moeiteloos ontcijferen.

ATA (Analog Telephone Adapter)

Een apparaat dat een of meer analoge telefoonlijnen overzet naar een digitaal signaal, zodat ondanks gebruik van analoge telefoontoestellen toch via VoIP kan worden getelefoneerd.

ATM (Asynchronous Transfer Mode)

Het netwerkprotocol waarvan zowel VoDSL als VoIP gebruikmaken om telefoonverkeer te scheiden van dataverkeer. De techniek achter ATM zorgt ervoor dat de gewenste QoS ook daadwerkelijk geleverd kan worden.

DECT (Digital Enhanced Cordless Telecommunications)

Een ETSI-standaard voor draadloze toegang tot een telefoon- of datanetwerk. Telefoons op basis van DECT hebben een maximumbereik van zo’n 50 à 100 meter. Losse handsets zijn eenvoudig aan het netwerk toe te voegen en kunnen meestal gebruikt worden om onderling gratis te bellen.

Hosted VoIP (Voice over Internet Protocol)

Een telefonieoplossing waarbij je gebruikmaakt van een VoIP-telefooncentrale op afstand. Deze draait als software op een server in het datacentrum van een dienstverlener. Als bedrijf hoef je slechts te investeren in VoIP-toestellen en een internetverbinding om te kunnen telefoneren. Onderhoud, backups of upgrades zijn voor rekening van de aanbieder.

IP PBX (Internet Protocol Private Branch Exchange)

Een (bedrijfs)telefooncentrale die geschikt is voor de afhandeling van VoIP, ook wel VoIP-centrale genoemd. De term IP PBX kan zowel op hardware als op software slaan. Een softwarematige IP PBX heeft als voordeel dat hij zich snel en eenvoudig laat uitbreiden met allerlei functionaliteiten. Daarbij is hij relatief goedkoop.

IP-telefonie / digitale telefonie / internettelefonie

Het telefoneren met een apparaat of software waarbij spraak direct wordt omgezet in datapakketjes, die vervolgens via IP (Internet Protocol) worden verzonden over een datanetwerk (zoals internet). Het in stand houden van een afzonderlijke telefonie-infrastructuur is daarmee geen noodzaak meer.

ISDN (Integrated Services Digital Network)

De term voor een digitaal eindpunt van het PSTN, ofwel een digitale telefoonverbinding bij de eindgebruiker thuis of op kantoor. Met ISDN kan een enkele aansluiting over meerdere kanalen beschikken, die tegelijkertijd voor spraak-, fax- of dataverkeer kunnen worden ingezet.

PBX / PABX (Private Automatic Branch eXchange)

Veelgebruikte afkorting voor een standaard (bedrijfs)telefooncentrale. Met een PBX worden verbindingen tot stand gebracht tussen telefoons, faxapparatuur, modems en andere communicatieapparatuur.

POTS (Plain Old Telephone Service / Post Office Telephone Service / Post Office Telephone System)

De term voor een analoog eindpunt van het PSTN, ofwel een analoge telefoonverbinding bij de eindgebruiker thuis of op kantoor.

PSTN (Public Switched Telephone Network)

De naam voor het wereldwijde telefonienetwerk. Hieronder valt zowel het analoge als het digitale gedeelte van de totale infrastructuur, hoewel de term regelmatig ook wordt gebruikt voor slechts het analoge deel. In dat geval doelt men echter meestal op POTS.

QoS (Quality of Service)

Een zeer algemene term die in samenhang met VoIP echter specifiek iets zegt over de kwaliteit en betrouwbaarheid van de telefoonverbinding. Vaak wordt in dit verband dan ook eigenlijk Preferential QoS bedoeld, waarmee voorrang wordt gegeven aan telefoonverkeer boven dataverkeer. Hierdoor kunnen uitval, echo’s en andere storingen tijdens VoIP-gesprekken grotendeels worden voorkomen.

Redundant

Een term die aangeeft dat iets dubbel of meervoudig is uitgevoerd. Op die manier is er altijd een volledig en direct functionerende backup voorhanden zodra het primaire systeem uitvalt.

SIP (Session Initiation Protocol)

Een protocol voor het opzetten van VoIP-gesprekken. SIP is een open standaard dat door verreweg de meeste aanbieders wordt gebruikt. Hierdoor is er een groot aanbod in allerlei diensten en hardware die gebaseerd zijn op SIP.

SIP-account

Een gebruikersaccount binnen een IP PBX die overeenkomt met één telefoonnummer.

SIP-server

Het (softwarematige) onderdeel van een IP PBX dat alle SIP-gesprekken binnen een netwerk afhandelt.

SIP-telefoon

Een telefoontoestel op basis van SIP waarmee telefoneren via VoIP mogelijk is. Een SIP-account en internettoegang via een willekeurig netwerk (LAN) zijn voldoende om te kunnen bellen. Er bestaan ook SIP-telefoons die via WiFi aangemeld kunnen worden op een draadloos netwerk.

SIP-trunk

Een bundeling van meerdere SIP-accounts.

Softphone

Een softphone is eigenlijk geen telefoon, maar software die is ontwikkeld om te kunnen bellen via bijvoorbeeld een pc of laptop. Om onderling contact te kunnen leggen, dienen beide eindgebruikers gebruik te maken van eenzelfde communicatieprotocol (zoals SIP of het Skype-protocol). Het bellen zelf gebeurt meestal via een headset of een USB-telefoon.

USB-telefoon

Telefoon die aangesloten wordt via de USB-poort van een computer, waarna er via bijvoorbeeld SIP of Skype mee kan worden gebeld.

VoDSL (Voice over DSL)

Het transport van traditioneel telefoonverkeer over een DSL-internetverbinding. Hierbij wordt spraak niet omgezet in IP-datapakketjes (zoals bij VoIP), maar gewoon als spraak verstuurd via een speciaal gereserveerd virtueel kanaal binnen de DSL-verbinding. Dit heeft als direct gevolg dat ook bij druk dataverkeer de telefonie altijd goed blijft functioneren. VoDSL is verder in tegenstelling tot VoIP direct compatibel met ISDN.

VoIP (Voice over Internet Protocol)

Het transport van spraak over een datanetwerk (zoals internet) via IP. De term wordt vaak ten onrechte gebruikt in plaats van IP-telefonie, terwijl daarvan bij VoIP niet altijd sprake hoeft te zijn. Zo is bellen met een analoge telefoon die verbonden is met een VoIP-centrale vanzelfsprekend wel VoIP, maar geen IP-telefonie.

VoIP Gateway

Een ATA die analoge telefoonlijnen verbindt met een LAN (Local Area Network) wordt soms een VoIP Gateway genoemd.