Om het mkb tegemoet te komen rondom de regeldruk bij de privacywet AVG, heeft de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) twee praktische documenten gepubliceerd die het mkb kan inzetten. Het gaat om een sjabloon voor een verwerkingsregister en een voor een privacyverklaring. De sjablonen zijn bedoeld voor ondernemers om meer grip te krijgen op wat te doen met persoonsgegevens. Ook moet het hiermee goed uit te leggen zijn aan je klanten.
Waarom deze sjablonen voor het mkb?
Wanneer je persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en deelt ben je als ondernemer veelal verplicht om een verwerkingsregister bij te houden. Hierin houd je bij welke persoonsgegevens je bedrijf verwerkt. Dit kan een kopie van een identiteitsbewijs van je medewerkers zijn, maar ook naam- en adresgegevens van klanten.
Daarnaast moet je je klanten ook goed informeren wat je met hun gegevens doet. Volgens de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) heb je dus een informatieplicht. Je moet mensen duidelijk laten weten wat er met hun persoonsgegevens gebeurt en waarom. Dit gebeurt in principe schriftelijk. Daarom is een online privacyverklaring ook handig om te publiceren, zodat je zeker weet dat de meeste mensen die goed kunnen vinden.
Met de sjablonen van de AP, kunnen tien verschillende sectoren sowieso aan de slag. Het gaat hierbij om zorg, bouw, vastgoed, dienstverlening, productie, logistiek, IT, retail, horeca en educatie. Deze kant-en-klare sjablonen zijn ontwikkeld na overleggen tussen de AP en MKB-Nederland en het ministerie van Economische Zaken.
TIP: Lees in dit artikel meer over de AVG en welke rechten en plichten je als ondernemer hebt
Wat houdt het sjabloon voor het verwerkingsregister in?
Met het sjabloon kun je bijhouden welke gegevens je hebt van je klanten en medewerkers. Je kunt de informatie gebruiken om je privacyverklaring op te stellen en verwerkersovereenkomsten te maken. In het sjabloon vul je de gegevens van jouw bedrijf in waar het van toepassing is.
Daarnaast is een verwerkingsregister handig bij een mogelijke datalek. Zo weet je meteen welke gegevens getroffen zijn en kun je snel actie ondernemen. In de toekomst hoeven wellicht alleen bedrijven met een hoog privacy-risico een verwerkingsregister te hebben. Dat ligt bij de Europese Commissie.
Verder helpt een goed bijgehouden verwerkingsregister bij een datalek. U weet dan direct welke gegevens zijn getroffen. Hierdoor kunt u sneller maatregelen nemen om verdere schade te voorkomen.
Wat houdt het sjabloon voor de privacyverklaring in?
In het sjabloon vul je je eigen ondernemingsgegevens in, de privacyverklaring is dan helemaal aangepast op je bedrijf. Hierin leg je uit welke gegevens je verwerkt en waarom. Ook geef je aan welke privacy rechten je klanten hebben en hoe ze die gebruiken. Deze gebruik je bijvoorbeeld bij een contactformulier op je website. Met zo’n verklaring geef je ook vertrouwen aan je klanten; zo laat je zien dat hun gegevens in goede handen zijn.
Meer lezen?
Wil je meer lezen over juridische documenten die je nodig hebt voor jouw bedrijf? In dit artikel lees je alles over de documenten en gegevens die je in jouw onderneming kunt inzetten.
