Als ondernemer ben je verplicht om een goede administratie bij te houden voor de Belastingdienst. Aan welke eisen moet je bedrijfsboekhouding voldoen? Een overzicht van alle regels en tips om een goede boekhouding bij te houden.
Inhoud:
Welke eisen stelt de Belastingdienst aan je administratie?
Voor ondernemers zijn er andere regels rondom administratie dan voor particulieren. Heb je een eenmanszaak, bv of ander type eigen zaak? Dan moet je in elk geval de volgende zaken bijhouden in je administratie:
Ontvangen facturen
Kopieën van verzonden facturen
Een btw-administratie
Kasadministratie (ook aantekeningen in klad) en kassabonnen
Financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek
Tussentijdse controleberekeningen
Bankafschriften
Contracten, overeenkomsten en andere afspraken
Agenda’s of andere afsprakenboeken
Correspondentie (zakelijke brieven, e-mails of andere verslagen van contacten die met je bedrijf te maken hebben)
Software en databestanden
Rittenregistratie voor je zakelijke auto
Urenregistratie voor fiscale voordelen als starters- en zelfstandigenaftrek
Doe je zaken met het buitenland? Dan heb je nog extra administratieve verplichtingen. Wat die precies zijn, hangt af van de landen waarmee je zaken doet. Lees meer op de website van de Belastingdienst.
Hoe moet ik mijn administratie bewaren?
Een groot deel van deze gegevens wordt automatisch bewaard. Zo bewaart je bank de af- en bijschrijvingen van je zakelijke rekening. Als je een kassa hebt, kies dan voor een systeem met het 'Keurmerk Betrouwbare Afrekensystemen’. De data die daarin worden opgeslagen, worden goedgekeurd door de Belastingdienst.
Veel andere gegevens zoals je rittenregistratie of urenregistratie moet je zelf actief bewaren. Sommige zaken sla je digitaal op, andere gegevens bewaar je op papier.
Tip: Maak het bijhouden van je administratie makkelijker, door gebruik te maken van betrouwbare apps. Zoals de rittenregistratie-app of urenregistratie-app van onze partner e-boekhouden.
Let op: bewaar zoveel mogelijk originele documenten
In principe wil de Belastingdienst altijd het originele document kunnen bekijken. Als je een scan maakt van een papieren factuur, bewaar dan ook de papieren factuur. En andersom: print je een rekening digitaal, bewaar dan ook het originele, digitale bestand.
De Belastingdienst moet gescande facturen of bonnen namelijk op echtheid kunnen controleren. Contant betaalde, ingescande kassabonnen zijn bijvoorbeeld lastig te checken. Je moet de originele exemplaren dus altijd bewaren, tenzij je afspraken hebt gemaakt met de Belastingdienst.
Lees hier alles over de wettelijke bewaartermijn van je administratie.
Bewaar je je boekhouding online of op papier?
Je mag je boekhouding zowel op papier, als online bewaren. Zolang je maar de originele bestanden of papieren opslaat. Met online software maak je het jezelf een stuk makkelijker. Met een online boekhoudprogramma, wordt veel verplichte data al automatisch opgeslagen. Al je geldstromen, facturen en rekeningen zitten in een beveiligde database.
Heb je nog geen boekhoudprogramma? Kijk dan eens bij onze partner e-Boekhouden.nl. Of lees hier meer over het kiezen van een boekhoudpakket.
Tip: Wist je dat er een keurmerk voor rittenregistratie bestaat? Als je een systeem met dit keurmerk gebruikt, dan gaat de Belastingdienst er automatisch van uit dat je gegevens betrouwbaar zijn.
Hoe lang moet je je boekhouding bewaren?
Het is belangrijk om je administratie goed en duidelijk te ordenen. Je moet je facturen 7 jaar bewaren in de originele vorm: papier of digitaal. Voor facturen van onroerende zaken geldt een langere bewaarplicht: 10 jaar.
De Belastingdienst moet je gegevens 'binnen een redelijke termijn' kunnen controleren. Kortom, maak het overzichtelijk voor een inspecteur. Een snelle controle is lastig met een grote doos met verkreukelde bonnen en facturen. Zorg dus voor geordende mappen en geef je online bestanden namen die je makkelijk terug kunt vinden.
Wat als je niet aan de eisen administratie van de Belastingdienst voldoet?
Is je administratie een rommel, niet compleet of helemaal niet aanwezig? Dan bestaat de kans dat je je daarvoor voor de rechter moet verantwoorden. Ook zal de Belastingdienst dan zelf je omzet en winst vaststellen, omdat ze het niet uit je boekhouding kunnen halen. Dit pakt bijna nooit in jouw voordeel uit.
Verder kun je je btw-aangifte en aangifte inkomstenbelasting niet invullen zonder duidelijk overzicht. Ook kun je geen gebruik maken van aftrekposten zoals de starters- en zelfstandigenaftrek, kleineondernemersregeling voor de btw of de investeringsaftrek.
Wanneer controleert de Belastingdienst je boekhouding?
De kans dat de Belastingdienst jouw boekhouding controleert, is niet heel groot. Toch doen inspecteurs regelmatig steekproeven. Daarnaast krijgt de fiscus automatisch een melding als je cijfers veel afwijken van die van vergelijkbare bedrijven. Dan bestaat de kans dat je een controle krijgt van de Belastingdienst.
Wat als ik mijn administratie kwijtraak?
Stel: je bewaart je boekhouding lokaal op je computer. Wat gebeurt er dan als je computer crasht of gestolen wordt? Dan kun je heel erg pech hebben en kunnen de gevolgen veel geld kosten. Alle bewijslast ligt bij jou, dus zorg voor goede back-ups.
Heb je toch echt pech en is je administratie bijvoorbeeld gestolen of verbrand? Meld het bij de politie en ga in overleg met de Belastingdienst. Door open en proactief te communiceren, toon je aan dat je de zaak serieus neemt.
Personeel in dienst: nog meer bewaren
Als je personeel in dienst hebt, is je verantwoordelijkheid op het gebied van administratie nog groter. Zo moet je ook alle contracten, loonstaten, loonstroken en jaaropgaven op orde hebben. Ook moet je een kopie van het identiteitsbewijs van je werknemer en een verklaring loonbelasting hebben en bewaren.
Lees meer over wat het personeelsdossier moet bevatten
Wil jij alle informatie rondom het doen van je financiële administratie nog eens rustig tot je nemen? In deze video van e-Boekhouden.nl wordt alles nog eens uitgelegd.
