Aanbesteden: wat je moet weten.

Vergroot de kans op het winnen van een aanbesteding
Overheidsdiensten kopen per jaar voor 73 miljard euro aan producten en diensten in. Hiervan moet bijna 22 miljard, 30%, uit het MKB komen. Momenteel doen er nog weinig ondernemers mee met de aanbestedingen. Maar daar kan verandering in komen. Lees hier meer over het proces van aanbesteden en welke vragen jij voor jouw bedrijf moet beantwoorden om je kansen te vergroten.

De Aanbestedingswet van 2012 heeft het proces van aanbesteden een stuk transparanter gemaakt, onder andere om het voor MKB-bedrijven makkelijker te maken om mee te doen. De grootte van je bedrijf is bijvoorbeeld geen criterium meer. In de praktijk doen de MKB-ondernemers nog niet massaal mee of zijn ze diep teleurgesteld als ze wèèr niet worden geselecteerd. Hoe komt het dat je niet wordt geselecteerd en wat moet je doen om wèl kans te maken op zo'n overheidsopdracht? 

Digitale marktplaats voor overheidsopdrachten

Sinds de nieuwe wet plaatsen overheidsinstellingen hun opdrachten op Tenderned, een soort digitale marktplaats waar vraag en aanbod elkaar kunnen vinden. Ondernemers kunnen precies zien hoe de opdracht eruit ziet en wat de selectie- en gunningcriteria zijn. Voldoe je aan deze criteria? Dan kun je je inschrijven. Sinds 2012 hoef je daarbij geen volledige bewijslast meer te verstrekken. Een UEA (Uniform Europees Aanbestedingsdocument) invullen volstaat. Dat is een verklaring van de ondernemer over zijn financiële toestand, de bekwaamheden en geschiktheid. Pas bij selectie moet je echt aantonen de opdracht aan te kunnen.

Logisch verhaal, maar...

Het lijkt erg duidelijk allemaal. De opdrachtgever beschrijft de opdracht zo precies mogelijk en de ondernemer laat zien dat hij aan de vraag voldoet. Maar alleen al aan de kant van de aanbestedende partij gaat nog wel eens wat mis. Een aanbestedingstraject starten vraagt een hoop voorwerk. Als de plannen, budgetten en voorwaarden niet volledig uitgewerkt zijn, dan is er nog onduidelijkheid. En ook het onderscheid tussen selectie- en gunningscriteria is niet altijd helder. Dat maakt het voor ondernemers lastig inschrijven. Bovendien kan het na de gunning voor een hoop problemen zorgen.

Maar ook aan de kant van de ondernemer kan het beter. De tijd nemen om je in de opdracht en opdrachtgever te verdiepen is geen overbodige luxe. Stel je daarbij op als een partner en denk mee.

Aanbesteden: meer dan alleen een sprintje trekken

Alexander Reuvers is managing partner bij Cinfield. Cinfield adviseert en traint bedrijven om hen succesvoller te laten inschrijven op aanbestedingen en detacheert specialisten die in dit proces helpen. Hij beschrijft het proces van inschrijven als de 100 meter sprint. “De wet regelt alleen de tijd van vraag tot gunning. Zowel de aankopende partij als de inschrijvende partijen laten het vaak aankomen op de drie maanden die dat duurt. Dafne Schippers doet 11 seconden over de 100 meter, maar daar kan ze haar prestatie niet vanaf laten hangen. Als je je alleen focust op je sprint, gaat het niet lukken. Maar je weet dat contracten aflopen en dat overheidsinstanties steeds nieuwe aanbestedingstrajecten starten. Als je aanbesteden ziet als een integraal onderdeel van je commerciële organisatie, net als marketing en HR, dan kun je zorgen dat je over een paar jaar wél klaar bent voor de sprint.”

Inschrijven op een zwarte doos

De focus op het inschrijfproces geeft aanbesteden ook een hoog black-boxgehalte, zegt Reuvers. ' Inschrijven op een vraag voelt heel anders dan met een opdrachtgever om tafel gaan. Je kunt niet afstemmen of nog even iets bij elkaar checken. Er is een vraag en daar schrijf je op in. Je kunt het gevoel hebben dat je echt de meest geschikte kandidaat bent, maar eigenlijk heb je geen idee of je ook maar enigszins in de buurt komt. Misschien ben je er wel 1 van 80. Als je dan later een bericht krijgt dat je het niet bent geworden, kan dat heel teleurstellend zijn.”

Vier vragen om je kansen te vergroten

Ondernemers vinden het proces van aanbesteden vaak niet leuk, omdat het voelt alsof ze er geen grip op hebben. Reuvers: 'Het lijkt complex, maar het is jouw business. Jij weet wat er nodig is en waar je kracht ligt.' Hij adviseert ondernemers zich daarom altijd vier vragen te stellen voor ze zich inschrijven. Zo schrijf je alleen in op opdrachten die je ook daadwerkelijk kunt binnenhalen. Dat scheelt tijd, moeite en frustratie.

1. Is het een kans?

Denk hierbij aan vragen als: wat is het potentieel? Ligt de dienstverlening binnen je scope? Ken je de klant? Kent de klant jou? Heb je de aanbesteding al kunnen beïnvloeden?

2. Kun je meedoen?

Voldoe je aan de basiseisen van de aanbesteding? Heb je referenties beschikbaar die voldoen aan de vereiste kerncompetenties? Heb je alle softwarepakketten waar om gevraagd wordt? Of is het haalbaar om binnen de deadline aan de eisen te voldoen, als je dat nog niet doet?

3. Kun je winnen?

Hoe complex zijn de wensen van de klant? Heb je voldoende kennis om in te schrijven op de aanbesteding? Op basis waarvan wordt jouw aanbesteding beoordeeld en kun je daar op anticiperen?

4. Wil je winnen?

De gewetensvraag. De potentie van een contract kan interessant zijn en de omzet kan een flinke boost opleveren, maar ben je bereid om capaciteit vrij te maken? Ben je bereid om feedback te krijgen op de uitwerking van de wensen? Ben je bereid om een lage prijs te offreren en om te investeren in hulp van buitenaf?

En nu?

De Aanbestedingswet alleen is niet genoeg om meer MKB-ondernemers te betrekken. Daar moeten zowel aanbestedende partijen als ondernemers wat voor doen. Aan de ondernemer de taak de schroom van zich af te schudden en het gewoon te doen. De sport is om je kansen te vergroten door je niet alleen te richten op de sprint. Trainen dus. Zodat je uiteindelijk kunt knallen op die 100 meter.

We zijn benieuwd naar jouw mening over aanbestedingen! Doe mee met ons onderzoek!


Dossiers

Praat met ons mee op

MKB Servicedesk
Postadres
Postbus 40273
3504 AB Utrecht

Bezoekadres:
Reactorweg 9a
3542 AD Utrecht
Tel: 088 652 00 50

Toegevoegd

U kunt verder winkelen of de bestelling afronden.

Afronden
MKB Servicedesk maakt gebruik van cookies
/7158/cookieverklaring-mkb-servicedesk.htm
 Meer informatie
 Melding sluiten