Houd je administratie overzichtelijk

Vijf tips om je administratie netjes te houden

22 februari 2019

Als ondernemer kun je er niet omheen: het opzetten en managen van je administratie. Het belang van een overzichtelijke boekhouding is groter dan je denkt.

Eerste Hulp bij Online Boekhouden

Je administratie, het lijkt misschien gedoe, maar het is echt belangrijk om de boel netjes te houden. Het geeft niet alleen een actueel inzicht in hoe je onderneming ervoor staat. Het is ook nog eens wettelijk verplicht. Reden genoeg dus om je administratie goed te organiseren.

Lees vijf tips voor het opzetten van een administratie.

1. Begin op tijd

Als het gaat om het bijhouden van je zakelijke administratie, geldt: hoe eerder je ermee start, hoe beter. Zelfs in de voorbereidende fase, dus ook wanneer je eigenlijk nog niet met je onderneming begonnen bent of nog geen enkele klant of investeerder heeft binnengehaald, is het van belang om de administratie goed in kaart te brengen. Op deze manier heb je vanaf het allereerste begin namelijk een beter inzicht in de gemaakte kosten, omzet en winst. Aan de hand hiervan kun je vervolgens inspelen op ontwikkelingen en je activiteiten eventueel bijstellen. 

2. Houd je aan de fiscale bewaarplicht

Je weet het waarschijnlijk al, maar bedrijven en alle andere zelfstandigen zijn wettelijk verplicht om hun basisadministratie zeven jaar te bewaren. De fiscale bewaarplicht gaat in vanaf het moment dat de gegevens niet meer tot de jaaradministratie behoren.

3. Weet wat je bewaart

Het gaat bij deze bewaartermijn van zeven jaar om de volgende onderdelen, door de fiscus ook wel aangeduid als basisgegevens, van uw administratie:

  1. Grootboek;

  2. Debiteurenadministratie;

  3. Crediteurenadministratie;

  4. Voorraadadministratie;

  5. In- en verkoopadministratie;

  6. Indien van toepassing: de loonadministratie.

De gegevens (kasadministratie en kassabonnen, facturen, bankafschriften, contracten etc.) moeten niet alleen in afgedrukte vorm worden bewaard, maar ook als bestanden terug te vinden zijn in je computerprogramma's. Anders voldoe je feitelijk niet aan de bewaarplicht. Via conversie, zoals het alsnog overzetten van de gegevens en het binnen afzienbare tijd reproduceren en leesbaar maken van de geconverteerde gegevens, mogen gegevens wel in een andere vorm worden bewaard. Om verwarring te voorkomen is het echter raadzaam om gewoon alle gegevens zowel op papier (elk belastingjaar in een aparte ordner) als digitaal te bewaren.

4. Profiteer van belastingvoordeel

Het bijhouden van de administratie is voor weigig ondernemers een leuke klus, maar wie hierbij zorgvuldig te werk gaat kan wel degelijk profiteren van de nodige fiscale voordelen. Denk bijvoorbeeld aan de handige kleineondernemersregeling (kor), waarbij kleine zelfstandigen op het gebied van BTW in aanmerking kunnen komen voor belastingvermindering.

Vind je het echt een lastige klus of heb je simpelweg te weinig tijd om concreet met je administratie bezig te zijn? Deze taken kun je ook uitbesteden aan een boekhouder of accountant. Houd er rekening mee dat je uiteindelijk zelf verantwoordelijk blijft voor de belastingaangiften en een overzichtelijke administratie.

5. Maak gebruik van handige tools

De tijden van werken met stapels bonnetjes en een handmatige rekenmachine liggen ver achter ons. Tegenwoordig zijn er talloze computerprogramma's die je bij jouw administratie een handje kunnen helpen. Online zijn er ook genoeg applicaties te vinden die het bijhouden van de administratie een minder tijdrovende klus maken.