4 tips om je projecten op de rails te houden

Column Niels Olthuis | Gastauteur

06 september 2018

Zo, het jaar zit er weer op. Targets zijn gehaald, budgetten veiliggesteld en projecten afgerond. Maar vertel mij eens eerlijk: verliep elk project echt zo voorspoedig als op de kerstborrel werd beweerd?

E-book Eerste hulp bij Groeien

Brand New Day

Wie is het nog nooit overkomen? Je bent met je team hard aan het werk om mooie projecten op te leveren en ongemerkt loopt een project uit. De deadline verstrijkt, de urenbegroting wordt overschreden. En je komt er pas achter als het eigenlijk te laat is. Volgens mij is niemand gebaat bij projecten die uitlopen. Uit ervaring weet ik dat ze vaak leiden tot veel gedoe, lagere marge, morrend personeel en ontevreden klanten.

Goede voornemens

Het goede voornemen om projecten vanaf het nieuwe jaar strikter te bewaken, is niet voldoende om zulke situaties te vermijden. Je komt er niet met spreadsheetjes en projectmappen waarin je contractafspraken, notulen en rapportages bewaart. 

Inzicht

Om projecten succesvol te beheren heb je volledig inzicht in de bedrijfsprocessen nodig. Projectmanagers moeten exact weten wat de afspraken met de klant zijn, wie binnen hun team welke verantwoordelijkheid heeft en met welke informatie zij en het team de voortgang kunnen peilen. 

Tips

Dat schreeuwt om een aanpak die voor elk project eenduidig is. In de praktijk komt dat neer op vier belangrijke aandachtspunten. Ik zal ze hieronder even toelichten.

  • Maak heldere afspraken met de klant - Zorg dat afspraken met de klant altijd op dezelfde manier tot stand komen. Daarvoor legt je vast welke stappen je bij elk beginnend project moet zetten, van afspraak, offerte schrijven en opvolging tot het uiteindelijk sluiten van de overeenkomst.

  • Draag de klantafspraken goed over aan de interne organisatie - Zorg dat je de klantafspraken intern duidelijk overdraagt aan de verantwoordelijke voor de projectplanning. Deze persoon moet goed voor ogen krijgen wat het eindresultaat van het project is en welke randvoorwaarden hierbij zijn afgesproken. Dat betreft bijvoorbeeld de urenbegroting, de deadline en de contactpersonen.

  • Geef projectleden inzicht in prioriteiten, deadlines en financiële kaders - Na ondertekening volgt de projectplanning. Mensen worden ingedeeld en geïnstrueerd en gaan daarna aan het werk. De projectleider bewaakt de voortgang, zowel inhoudelijk als op basis van de overeengekomen randvoorwaarden. Liggen we op schema? De projectleden hebben verschillende taken, vaak in verschillende projecten. Zij hebben inzicht in prioriteiten en kaders nodig, bijvoorbeeld om urenbegrotingen en/of deadlines te bewaken.

  • Blijf communiceren voor optimale transparantie - Tijdens de uitvoering van het project is het verstandig om regelmatig de koppen bij elkaar te steken, zowel intern als met de klant. Wekelijkse statusmeetings kunnen kort en bondig zijn, maar zijn van onschatbare waarde. Je houdt de voortgang in de gaten, spreekt actiepunten af en herkent risico’s voordat ze een probleem worden. Transparantie over begroting en processen voorkomen veel moeizame gesprekken verderop in het project.

Mijn ervaring is dat je kunt voorkomen dat projecten ongemerkt uitlopen, door duidelijke afspraken, goede communicatie en een sluitend systeem voor projectbeheer. Op die manier hoeft op de volgende kerstborrel niemand meer iets te verzwijgen.

Niels Olthuis is product marketeer bij Visma Software. Visma levert onder andere softwaretoepassingen om projectmanagers te ondersteunen bij het in stand houden van goed projectbeheer.

Auteur

Romy Donk