Is contract- en leveranciersmanagement echt (zo) belangrijk?

Op het gebied van inkoop staan de afgelopen decennia in het teken van het professionaliseren van de initiële-of sourcingactiviteiten. Er is ondertussen veel bereikt omtrent het verbinden van de interne behoefte van de organisatie met de kansen die de markt biedt. Zo zijn er kansen op het gebied van innovatie, kosten optimalisatie, rechtmatigheid en de verschillende vormen van samenwerking, om maar een paar zaken te noemen.

Een zorgvuldig doorlopen sourcing- of aanbestedingsproces geeft echter nog geen garantie op succes. Doelen worden pas gerealiseerd als de overeenkomst geïmplementeerd wordt en in de dagelijkse praktijk de prestaties opgevolgd en geborgd worden. Verder moet er doorlopend getoetst kunnen worden aan de actualiteit en gebruikerswensen.

Contractmanagement staat hiermee dicht bij de gebruikers en is een sleutelfactor om de beoogde resultaten ook daadwerkelijk te kunnen realiseren.

“Wanneer je er niet voor zorgt dat iemand de contracten goed managed kunnen we net zo goed stoppen met inkopen”

-Quote Gerco Rietveld (auteur Inkoop een nieuwe Paradigma; management boek van het jaar 2011)

Managen van leveranciersrelaties

Tegelijkertijd zijn organisaties zowel publiek als privaat in de afgelopen jaren sterk veranderd. Van eigen productie of uitvoering van taken in eigen beheer, worden nu zowel ondersteunende als ook primaire activiteiten uitbesteed aan (keten)partners. Succes van de eigen organisatie is afhankelijk van de prestatie en zaken als het innovatievermogen van haar ketenpartners of leveranciers. Leveranciers bepalen voor een belangrijk deel de (product)kosten, de mate van innovatie en risicobeheersing, maar ook de maatschappelijke waarde (MVO) en klanttevredenheid.

Inmiddels kan gerust gesteld worden dat leveranciers en duurzame leveranciersrelaties een cruciale rol spelen in de realisatie van de organisatiedoelen en hun concurrentievermogen.

Wat is Contract- en leveranciersmanagement en wat levert het op?

Contractmanagement:

Het proces van systematisch en efficiënt besturen van de contractcreatie tot en met executie en het analyseren, met als doel het maximaliseren van de operationele en financiële leveranciersprestatie en reductie van de risico’s.

Of eenvoudiger gezegd; Voorkomen van het ‘weglekken’ van waarde uit het contract (kosten, waarde, risico).

Leveranciersmanagement:

• alle activiteiten gericht op het verkennen, starten en onderhouden en -waar relevant- verder ontwikkelen van een samenwerkingsrelatie met leveranciers

• met als doel continue een optimale bijdrage te leveren aan het realiseren van de doelstellingen van de organisatie

‘finding the value’ + ‘getting what is agreed’ + improving what you already have’

Wat is er nodig voor succes?

Leidende organisaties op het vlak van contract- en leveranciersmanagement, zo blijkt o.a. uit eigen onderzoek van NEVI, geven continue invulling aan de volgende succesfactoren:

• Integraal beleid, geformuleerd op het gebied van contract- en leveranciersmanagement en alligned met haar strategie. Er wordt continu een nieuwe waarde toegevoegd.

• Governance rondom contractmanagement, integraal geïmplementeerd en ingericht op continue verbetering; competenties hierop afgestemd.

• Taakstelling wordt ondersteund door (informatie)systemen die niet alleen registreren. De organisatie wordt proactief voorzien van management informatie, met volledige integratie van informatiestromen met haar leveranciers.

• Leveranciersrelaties zijn doorlopend gericht op waardecreatie waarbij de evaluatie en beloningscriteria ondersteunend zijn aan de realisatie hiervan.

• Gekwalificeerde en competente medewerkers gericht op in-/externe samenwerking en de realisatie van de organisatiedoelen..

René van den Hoven

Kennismanager/Trainer NEVI

r.vandenhoven@nevi.nl