Hoe richt je een kantoor flexibel in voor het nieuwe werken?

Hoe creëer je een prettige plek om mobiel te werken?

24 juni 2013 4 minuten

Door je medewerkers te betrekken bij het ontwerpen van een flexibele inrichting van het kantoor, zorg je ervoor dat de inrichting optimaal aansluit op de huidige en toekomstige manier van werken.

Zinvol of niet?

Als je het mobiele werken wilt introduceren in je organisatie, dan moet er het nodige aan de werkplekken binnen je bedrijf veranderen. Ga eerst na hoe groot de ingreep is en bepaal voor jezelf of de investering zinvol is. Beslis welke activiteiten je graag op kantoor wilt kunnen uitvoeren. Daarnaast is het belangrijk om te bepalen welke cultuur je wilt nastreven in je bedrijf. Een open werkruimte draagt bij aan een open bedrijfscultuur.

Bepaal de bezetting

Voor bedrijven vanaf dertig werknemers is het raadzaam om een 'plekkenplan' te maken. Door middel van een uitgebreide analyse bepaal je welke functionaliteiten je nodig hebt en wat de bezettingsgraad van je kantoor is.

Bepaal de activiteiten

Bepaal met elkaar, eventueel per functie, uit welke activiteiten het werk bestaat. Het doel is om op hoofdlijnen te bepalen welke activiteiten allemaal binnen het bedrijf worden uitgevoerd. Bedenk daarnaast welke activiteiten thuis, op locatie en op kantoor plaats vinden. Het kantoor heeft als belangrijkste functie dat het een ontmoetingsplaats is waar mensen kunnen overleggen, brainstormen en samenwerken.

Bepaal de hoeveelheid werkplekken

Vervolgens bepaal je hoeveel werkplekken je van elk soort nodig hebt. Dit doe je door per functie op hoofdlijnen te bepalen hoeveel procent elke werknemer bezig is met de verschillende activiteiten die in het kantoor plaatsvinden. Het doel is om zo de beschikbare vierkante meters zo efficiënt mogelijk te gebruiken.

Ontwerp samen de werkplekken

Denk met je medewerkers na over hoe de werkplekken eruit moeten zien. Het doel is dat zij de activiteiten op kantoor optimaal ondersteunen. In dit stadium is het leuk om inspiratie op te doen bij andere ondernemers. Je kunt er ook voor kiezen om een architect hiervoor in huis te halen.

Tips

  • Voorkom misverstanden bij medewerkers De introductie van flexplekken kan bij medewerker op weerstand stuiten. Het komt echter niet vaak voor dat een medewerker een verandering echt niet wil. Betrek medewerkers intensief bij het ontwerp en de inrichting van het nieuwe werkconcept en ga dit niet allemaal ‘van boven’ bedenken.

  • Niet iedereen een flexplek Vraag je of mensen die iedere dag naar kantoor komen (bijv. het secretariaat) meer gebaat zijn met een eigen vaste werkplek.

  • Investeer in kwaliteit Het materiaal dat gebruikt wordt voor de inrichting van kantoor heeft invloed op hoe medewerkers de kantooromgeving ervaren. Door te kiezen voor kwaliteit en duurzaamheid, creeer je een omgeving waar men zich prettig kan voelen. Een medewerker die zich prettig voelt, zal over het algemeen gemotiveerder zijn om werk te verrichten. Je zou zelfs kunnen zeggen dat de medewerker iets terugkrijgt voor het inleveren van zijn eigen bureau.

Wil jij zorgen voor een kantoorinrichting waardoor klanten én medewerkers zich prettig voelen binnen jouw kantoorpand? Begin dan altijd met het volgen van deze 4 onmisbare tips!

Fraaie vloeren en muren

De vloeren en muren van het kantoor bepalen voor een groot deel de sfeer. Kies je bijvoorbeeld voor donkere kleuren, dan kan er een duistere en sombere sfeer ontstaan binnen het kantoor. En hoewel wit voor veel licht zorgt, kunnen witte muren juist voor een kille ‘ziekenhuissfeer’ zorgen. Felle kleuren zoals felgeel of -oranje zorgen aan de ene kant voor een vrolijke uitstraling, terwijl ze aan de andere kant weer een onrustig gevoel kunnen opwekken bij personen. Zoals je ziet is het vooraf dus verstandig om na te denken over het kleurgebruik. Niet alleen omdat het voor een groot deel de uitstraling van het kantoor bepaalt, maar ook omdat kleuren invloed hebben op het humeur van medewerkers en bezoekers.

Planten op kantoor

Zorg tijdens het inrichten van het kantoor altijd voor voldoende planten. Om te beginnen zorgen planten voor een betere luchtkwaliteit binnen alle ruimtes. Een plant neem immers CO2 op en zet dit om naar zuurstof. Verder hebben meerdere onderzoeken aangetoond dat planten zorgen voor meer productiviteit, concentratie en creativiteit bij medewerkers. Bovendien hebben planten een rustgevende invloed, waardoor het stressgevoel bij werknemers wordt verminderd. Als laatste zorgt voldoende ‘groen’ in de ruimte voor meer sfeer en krijgt jouw kantoor een milieuvriendelijkere uitstraling.

Lampen en lichtinval

Tijdens het bedenken van kantoorinrichting is licht een essentieel onderdelen om rekening mee te houden.  Licht heeft namelijk een bepalend effect op het bioritme van mensen. In een kantoorruimte waar te weinig licht is, wordt het concentratieniveau en de waakzaamheid van medewerkers sterk verminderd. Een correcte hoeveelheid verlichting zorgt er juist voor dat medewerkers wel scherp zijn, waardoor zij efficiënt en effectief aan het werk kunnen. Zowel door handig gebruik te maken van natuurlijk lichtinval van buiten als van kantoorverlichting, kun je de lichtinval positief beïnvloeden.

Schijnt er onvoldoende licht van buiten door de ramen? Dan is de juiste binnenverlichting onmisbaar. Tegenwoordig wordt er qua duurzaamheid geadviseerd om Ledverlichting te gebruiken. Met deze moderne lampen bespaart u niet alleen tot wel 60 procent op de energiekosten. Ledlampen kennen bovendien een veel langere levensduur dan oudere lamptypes.

Werkplekken

Het bureau is dé plek binnen jouw kantoorruimte waar de meeste medewerkers zich 40 uur per week zullen bevinden. Wanneer zij zich niet prettig voelen achter dit bureau, heeft dit een negatieve invloed op verschillende gebieden. Tegenwoordig is er veel meer bekend over de invloed bepaalde soorten bureaus hebben op de werksfeer en productiviteit. Zo is gebleken dat medewerkers die langdurig zitten, stukken minder productief zijn dan personeelsleden die regelmatig staand werken. Constant staan tijdens het werk kan echter ook weer voor (fysieke) ongemakken zorgen.

Een zit sta bureau is daarom de perfecte oplossing om de productiviteit onder te verhogen én het ziekteverzuim onder werknemers te verminderen. Het aanbod van dit type bureaus is tegenwoordig ruim. Zo vindt u bijvoorbeeld zit/sta bureaus die elektrisch of manueel in hoogte verstelbaar zijn. Bovendien vindt u dergelijke bureaus in talloze kleuren, maten en modellen. Een zit/sta bureau dat perfect bij de inrichting van jouw kantoor past is daarom zo gevonden.