Digitaal werken: 7 redenen om je bedrijf te digitaliseren

Wat is digitaal werken?

Waar hebben we het eigenlijk over als we spreken over digitaal werken? Veel ondernemers denken bij digitaal werken vooral aan het omzetten van de papieren administratie naar een digitale database. Toch is er zoveel meer mogelijk. Je kunt vaak meer digitaliseren dan je denkt. Het draait erom dat we processen die we op papier of met de hand doen, voortaan digitaal gaan doen. Denk bijvoorbeeld aan het automatiseren van processen en het koppelen van verschillende systemen. Dit kan een enorme efficiëntieslag opleveren, een noodzakelijke stap om concurrerend te blijven op de markt.

Dit is natuurlijk een investering, je hebt immers allerlei software en hardware nodig. Toch zul je zien dat de investering in digitaal werken zich snelterugbetaalt.

7 voordelen van digitalisering

Een belangrijk kenmerk van digitaal werken is dat je papierloos werkt. Daarnaast maakt digitalisering het mogelijk om efficiënter te werken en informatie sneller te delen. Ontdek van welke concrete voordelen van digitaliseren je kunt profiteren:

1. Je hebt een beter overzicht van alle documentatie en communicatie

Sommige ondernemers vragen zich af: waarom is digitalisering zo belangrijk? Een van de belangrijkste redenen is dat de kans zo een stuk kleiner is dat je iets kwijtraakt. Papieren informatie kan per ongeluk weggegooid worden, in een overvolle kast belanden of door een ongelukje met een kopje koffie onleesbaar worden.

Als je documenten digitaal opslaat in plaats van fysiek, heb je daar geen last meer van. Dan kan iedereen met toegang tot de juiste map bij de informatie. Het maakt hierbij niet uit of je medewerkers op kantoor aan het werk zijn, of op hun thuiswerkplek. Op deze manier is het ook een stuk makkelijker om de juiste informatie op te zoeken. Daarnaast kun je digitaal eenvoudig back-ups maken, waardoor je bij een crash of hack niet meteen al je data kwijtraakt.

Bijkomend voordeel: digitaal werken is minder foutgevoelig

Een foutje is menselijk. Als je processen digitaliseert en automatiseert, is de kans op een fout in het proces een stuk kleiner. Veel digitale systemen hebben zelfs ingebouwde controles die fouten onmiddellijk identificeren en soms zelfs corrigeren.

2. Je kunt altijd en overal bij je werk

Even een factuur versturen? Een afspraak inplannen? Uren registreren? Als je je bedrijfsprocessen zoveel mogelijk digitaliseert kan dit altijd en overal. Je kunt hiermee aan de slag door zoveel mogelijk gebruik te maken van cloudapplicaties en documenten op te slaan in de cloud met behulp van tools als OneDrive, Google Drive en Dropbox.

3. Digitaal werken betekent minder kosten

Veel ondernemers willen hun bedrijf digitaliseren om kosten te besparen. Zo kunnen medewerkers bijvoorbeeld vaker op afstand werken, waardoor je minder reiskosten hebt. Ook heb je zo minder of kleinere kantoorruimtes nodig, dat leidt tot lagere huurkosten, energiekosten en onderhoudskosten.

Door routinetaken te automatiseren (denk aan gegevensinvoer en andere administratieve taken), heb je minder medewerkers nodig en gaat de productiviteit omhoog.

Bonus: Hoe meer je digitaliseert, des te minder papier en inkt je verbruikt. Dat is goedkoper, maar ook een stuk duurzamer. Dus laat je offertes digitaal ondertekenen, stuur facturen digitaal toe en neem afscheid van onnodige postzegels!

4. Digitalisering helpt bij een gezonde cashflow

Door facturatie te digitaliseren, kan je facturen sneller versturen naar klanten. Ook kun je tegenwoordig zelfs betaallinks toevoegen aan je factuur, zo word je sneller betaald. Ook kosten kun je makkelijker beheersen als je bedrijfsprocessen digitaliseert. Ook kun je denken aan cashflow-prognoses, die automatisch gegenereerd worden. Dit helpt je weer om betere financiële beslissingen te maken.

Koppel je gegevens aan cashflow- en betalingsprogramma’s, dan ben je volledig digitaal en heb je je volledige 'kantoor' altijd en overal binnen handbereik.

5. Je kunt datagedreven beslissingen maken door digitaal werken

Heb je al wel eens geprobeerd vanaf papier analyses te maken over de verkoopcijfers van de laatste zes maanden? Digitaal heb je veel meer overzicht en kun je handige analysesoftware gebruiken. Op die manier kun je sneller commerciële kansen spotten, risico’s signaleren en bovenal betere datagedreven bedrijfsbeslissingen maken.

6. Informatie wordt makkelijker om te delen en aan te passen

Vooral de snelheid en het gemak van informatie uitwisselen is een groot voordeel van digitaal werken. Dit heeft niet alleen voordelen voor jou als ondernemer en intern voor je werknemers, maar denk ook aan het makkelijker uitwisselen van informatie met de belastingdienst, de boekhouder en je klanten.

Wanneer je werkt met online videoconferencingtools als Microsoft Teams, kun je altijd en overal videovergaderen. Je kunt Microsoft Teams koppelen aan Microsoft 365, waardoor je gebruik kunt maken van tools als OneDrive en Microsoft Office. Microsoft Teams werkt met contextgedreven ‘kanalen’. Dit zijn een soort online omgevingen waarbij je per team of taak meetings kunt plannen en documenten verzamelt.

7. Digitaliseren biedt mogelijkheden om meer te verkopen

Digitaliseren biedt commerciële kansen. Het kan zo simpel zijn als een geautomatiseerde herinnering aan een verstuurde offerte. Maar denk ook aan een CRM-systeem. Hierin kun je bijvoorbeeld klantinteracties bijhouden en verkoopprocessen automatiseren. Hiermee kun je gepersonaliseerde marketing- en communicatiestrategieën te ontwikkelen. Dit leidt tot een betere klanttevredenheid en loyaliteit, en uiteindelijk tot een hogere omzet.

Auteur

Pauline Veenstra

Als freelance copywriter schrijf ik voor veel verschillende ondernemersplatforms, waaronder MKBSD. Ik vind het ontzettend leuk om de verhalen van ondernemers vast te leggen, het starten van een eigen bedrijf is immers een groot avontuur! Verder houd ik ervan om complexe thema’s als financiering en belastingzaken uit te leggen op een manier die voor iedereen begrijpelijk is. Zo hoop ik jouw leven als ondernemer net wat gemakkelijker te maken.