Het omzetten van de papieren administratie naar een digitale database is voor veel bedrijven een grote efficiëntieslag. Ontdek de belangrijkste redenen om jouw onderneming te digitaliseren.
Tien redenen om te digitaliseren:
Het digitaliseren van je onderneming is een investering die zich snel terugbetaalt. Ontdek van welke voordelen je kunt profiteren:
1. Informatie wordt toegankelijker
Als je documenten digitaal opslaat in plaats van fysiek, kan iedereen met toegang tot de juiste map bij de informatie. Het maakt hierbij niet uit of je medewerkers op kantoor aan het werk zijn, of op hun thuiswerkplek. Op deze manier is het ook een stuk makkelijker om de juiste informatie op te zoeken.
2. Informatie uitwisselen (intern en extern) wordt makkelijker
Vooral de snelheid en het gemak van informatie uitwisselen is een groot voordeel van digitaal werken. Dit heeft niet alleen voordelen voor jou als ondernemer en intern voor je werknemers, maar denk ook aan het makkelijker uitwisselen van informatie met accountants, banken, belastingdienst en overheden.
3. Grote hoeveelheden informatie delen wordt eenvoudiger
Wanneer je een groot document wilt delen, zoals een handboek, is het veel sneller om deze digitaal toe te sturen.
4. Informatie analyseren wordt makkelijker
Heb je al wel eens geprobeerd vanaf papier analyses te maken over de verkoopcijfers van de laatste zes maanden? Digitaal heb je veel meer overzicht en kun je handige analysesoftware gebruiken.
5. Minder printen is beter voor het milieu
Hoe meer je digitaliseert, des te minder papier en inkt je verbruikt.
6. Digitaal werken betekent minder kosten voor kopiëren en fysieke opslag
Hoe minder stapels papier, hoe beter. Dit kan je veel ruimte in de archiefkast en bureaulades besparen. Ook ben je minder stroom kwijt aan het kopiëren van documenten.
7. Je kunt koppelingen maken met software
Koppel je gegevens aan cashflow- en betalingsprogramma’s, dan ben je volledig digitaal en heb je je volledige 'kantoor' altijd en overal binnen handbereik.
8. Het bespaart je tijd
Aan het handmatig invoeren van een factuur is er iemand gemiddeld 30 seconden kwijt, met digitale verwerking kan dit volledig automatisch. Uiteraard moeten de gegevens nog wel gecontroleerd worden.
9. Je kunt gebruik maken van de cloud
Wanneer je digitale documenten uploadt in de cloud, kunnen je medewerkers hier altijd bij. Het maakt hierbij niet uit of ze zich binnen of buiten je eigen netwerk bevinden.
10. Digitale documenten blijven beschikbaar
Papieren informatie kan zoekraken of door een ongelukje met een kopje koffie onleesbaar worden. Daar heb je geen last van bij digitale documenten.
