De administratie doen; wellicht niet het meest inspirerende werk voor je eigen onderneming. Maar uiteraard heel essentieel én relevant, omdat de financiële basis van je bedrijf goed moet zijn. Uit onderzoek van de KVK blijkt dat vooral veel startende ondernemers vastlopen op administratie en belastingaangifte. De Belastingdienst heeft nu een stappenplan gemaakt om je administratie goed op orde te krijgen en te houden.
Inhoud:
- Financiële stress in beginfase van ondernemen
- Informatiebehoeften zzp’ers en mkb’ers verschilt
- Stappenplan voor ondernemers vanuit de Belastingdienst
- Wat houd je precies bij in je administratie?
- Kies een goed systeem voor je administratie
- Maak duidelijke facturen voor je onderneming
- Bewaar je administratie
- Houd geld achter de hand voor belastingen
- Hoe zet je je eigen administratie goed op?
Financiële stress in beginfase van ondernemen
Voor een aanzienlijk deel van de startende ondernemers die aan het onderzoek van de KVK deelnamen, was er financiële stress in de beginfase van hun onderneming. Gebrek aan basiskennis was een veelgenoemde reden, net als fouten in de administratie en de vraag of er voldoende omzet zou komen.
Deze kennis is cruciaal, volgens de deelnemende ondernemers. Ze hadden graag meer informatie over administratie en wet- en regelgeving gekregen bij de start van hun bedrijf. Bijna achthonderd ondernemers deden mee aan dit onderzoek.
Informatiebehoeften zzp’ers en mkb’ers verschilt
Hierbij blijkt ook dat mkb’ers andere informatiebehoeften hebben dan zzp’ers. Waar mkb’ers meer kijken naar de regels waaraan ze moeten voldoen, zoeken zzp’ers vaker houvast in praktische vorm. Denk hierbij aan kennis over verzekeringen en vinden en behouden van klanten. Mkb’ers geven aan dat ze graag bij de start van hun bedrijf meer wilden weten over wet- en regelgeving en subsidies en regelingen.
Stappenplan voor ondernemers vanuit de Belastingdienst
Of je nou net bent begonnen, of al een tijdje meegaat, een goede administratie is voor iedereen van belang. Daarom heeft de Belastingdienst een stappenplan opgesteld voor (startende) ondernemers. In vijf stappen klaar voor een goede administratie?
Wat houd je precies bij in je administratie?
Een goede administratie bijhouden is ook belangrijk voor belastingzaken. Je kunt dan bijvoorbeeld gemakkelijk aanspraak maken op de kleineondernemersregeling of de investeringsaftrek en het vergemakkelijkt je belasting- en btw-aangiftes. Wat houd je dan bij? Op papier of in een digitale omgeving: kassabonnen, kasadministratie, financiële aantekeningen, bankafschriften, contracten en overeenkomsten, facturen, agenda’s of afspraken, correspondentie, databestanden en software, gereden kilometers met zakelijke auto.
Houd ook je uren bij, voor de zelfstandigenaftrek. Hier heb je recht op bij minimaal 1225 uur per jaar. Werk je in de horeca? Dan is er een administratiecheck voor horecaondernemers van de Belastingdienst. Deze laat zien of je administratie voldoet aan de wettelijke eisen. Tip: werk je administratie zeker maandelijks bij, zodat je het overzicht houdt.
Kies een goed systeem voor je administratie
Wanneer je een fijn systeem voor je administratie hebt gevonden, is die taak ineens een stuk minder lastig. Goede boekhoudsoftware is er genoeg, dus maak er zeker gebruik van. De kosten voor een programma zijn aftrekbaar. Ook kun je een fiscaal dienstverlener inhuren om jouw aangiftes en boekhouding te doen.
Een ander hulpmiddel: het Referentie Grootboekschema (RGS). Dit is een open standaard waarin alle grootboekrekeningen staan die je als bedrijf nodig hebt om te rapporteren aan overheden (Belastingdienst, KVK, CBS), banken en andere publieke en private organisaties. Ook zijn er grootboekrekeningen te vinden die te gebruiken zijn voor interne rapportages.
Maak duidelijke facturen voor je onderneming
Een goede facturenadministratie is voor iedereen fijn. Voor je eigen btw-administratie en voor diegenen die jouw factuur ontvangen. Zorg ervoor dat je helder hebt óf en hoeveel btw je moet vragen. Vermeld op elke factuur de verplichte gegevens, zodat deze ook betaald wordt. Bewaar al je facturen goed. Doe je zaken in het buitenland? Dan gelden er andere regels. Dat lees je op deze pagina.
Bewaar je administratie
De meest logische manier om je administratie te bewaren, is door alles digitaal op te slaan. De gegevens die je opslaat, moeten een aantal jaren bewaard blijven. Basisgegevens zoals het grootboek, de debiteuren- en crediteuren-, voorraad-, in- en verkoop-, en loonadministratie en gegevens die belangrijk zijn voor de belastingheffing van anderen, bewaar je zeven jaar. Gegevens over onroerende zaken en een loketsysteem bewaar je tien jaar. Je kunt dit ook altijd met de Belastingdienst bespreken en hier afspraken over maken.
Houd geld achter de hand voor belastingen
Niets zo vervelend als een aanslag op de (digitale) mat waar je niet op had gerekend. Daarom is het goed om altijd wat geld achter de hand te houden voor je belastingaangifte. Zet een deel (meestal een derde) apart van je winst en maak er een potje voor op je bankrekening. Zo houd je grip op je financiën en kom je niet voor verrassingen te staan. Stel ook een herinnering in voor je aangiftes, zodat je op tijd betaalt. Wist je dat de Belastingdienst een nieuw rekeningnummer heeft per 1 mei 2026? Op deze website vind je meer informatie hierover.
Hoe zet je je eigen administratie goed op?
Wil je meer weten over het opzetten van een goede administratie? We geven je nog meer tips en handvatten voor een overzichtelijk systeem achter jouw boekhouding!
