Werkkostenregeling dga: hoe werkt deze onkostenvergoeding?

De onderbouwing van een vaste kostenvergoeding

vrouw-factuur-facturen-debiteur-betalen-kantoor-laptop

Salarisadministratie software

Heb je een eigen bv of nv en ben je hier directeur-grootaandeelhouder van? Goed nieuws: er gelden bepaalde fiscale voordelen voor jou. Een daarvan is de werkkostenregeling dga. Weten hoe je hier gebruik van kunt maken? Het is heel simpel.

Wat is de werkkostenregeling dga?

De werkkostenregeling - kortweg WKR - is een belastingmaatregel voor ondernemers. Hiermee kun je bepaalde zaken onbelast vergoeden aan je personeel. Je mag dan dus diensten of producten kopen voor je medewerkers zonder dat je hier belasting over hoeft te betalen.

Als directeur-grootaandeelhouder van je eigen bv of nv kun je jezelf zien als je eigen personeel. Er gelden dan dus ook belastingvoordeeltjes voor jou, waaronder de werkkostenregeling dga. Die kun je dus aan jezelf besteden als je dga bent.

Wat valt onder de werkkostenregeling dga?

De werkkostenregeling - ook wel onkostenregeling genoemd - is bedoeld voor kleinere, regelmatig voorkomende zakelijke kosten. Je kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan:

  • Reiskosten voor woon/werkverkeer en zakelijk verkeer (tenzij je een auto van de zaak rijdt)

  • Studiekosten

  • Vakliteratuur

  • Contributies en bijdragen

  • Parkeerkosten voor de auto van de zaak en het wassen van deze auto.

De werkkostenregeling bestaat uit drie delen: gerichte vrijstellingen, nihilwaarderingen en de vrije ruimte. Goederen of diensten die vallen onder gerichte vrijstelingen zijn altijd onbelast. Voorbeelden hiervan zijn een laptop en reiskosten. Onder nihilwaarderingen vallen zaken die met de werkplek te maken hebben en die de fiscus sowieso op nihil waardeert (en waar je dus helemaal geen belasting over hoeft te betalen). Dat kan bijvoorbeeld koffie en thee op kantoor zijn, of een werkuniform.

Lees meer over alle mogelijke kosten binnen de WKR.

Maximumbedrag WKR

Tot slot is er nog de vrije ruimte. Die mag je, het woord zegt het al, vrij besteden aan allerlei zaken voor je personeel. Er geldt een maximumbedrag voor de vrije ruimte van de WKR, dat jaarlijks verandert. In 2024 mag je onder de WKR maximaal 1,92% voor de eerste € 400.000 van het totale fiscale loon plus 1,18% van de resterende loonsom besteden aan de WKR. Dat noemt de Belastingdienst dus de ‘vrije ruimte’. Hierover hoef je geen loonheffing af te dragen. In je administratie kun je dit bedrag aanwijzen en labelen als ‘eindheffingsloon’.

Let op: de kosten binnen de WKR moeten wel een gebruikelijk bedrag hebben. Een vergoeding tot € 2400 is dit sowieso. Boven dat bedrag moet je verder onderbouwen waarom bepaalde kosten voor jou wel gebruikelijk zijn.

Lees ook: zo werkt de WKR in 2024.

Administratie WKR

Maak je gebruik van de WKR? Het is wettelijk verplicht om je werkkostenvergoeding dga te specificeren. Dat betekent dat je moet bijhouden welke vergoeding je voor welk doeleinde gebruikt. Komt de Belastingdienst bij je voor een steekproef, dan moet je deze administratie kunnen laten zien.

Meer weten over loon dga vaststellen?

Ook je salaris als dga moet gebruikelijk zijn: dit valt onder de gebruikelijkloonheffing. De kunst is dit bedrag zo vast te stellen dat het te betalen belastingtarief zo gunstig mogelijk is. Lees meer over de gebruikelijkloonregeling voor dga’s.

Wat vind je van dit artikel?

Fleur Willemsen

Auteur

Fleur Willemsen

Fleur Willemsen is redacteur bij MKB Servicedesk.