Waarom een aanbesteding?

Over de achtergrond van aanbesteden

21 januari 2013 9 minuten

Wat is aanbesteden nou eigenlijk en waarom en wanneer moet een aanbestedingsprocedure worden toegepast? En door wie? In dit artikel lees je meer over het wat, waarom en wanneer van het aanbesteden.

Wat is aanbesteden?

Aanbesteden is het in de markt uitzetten van een (overheids)opdracht door een overheidsinstantie (de opdrachtgever), waarbij ondernemers kunnen inschrijven door het indienen van een offerte (de inschrijving).

Waarom aanbesteden?

Het doel van aanbesteden is om vraag en aanbod beter op elkaar af te stemmen door “de markt” zijn werk te laten doen (concurrentiewerking). Op deze wijze wordt ofwel de laagste prijs gerealiseerd, ofwel de prijs-kwaliteit verhouding zo goed mogelijk op elkaar af gestemd. 

Wie besteedt aan?

In het vorenstaande wordt gesproken over overheidsinstanties, een breed begrip. In de Europese regelgeving wordt bepaald welke overheidsinstanties als aanbestedende dienst moeten worden beschouwd. Een niet-uitputtende opsomming:

  • de staat, ministeries

  • provincies

  • gemeenten

  • waterschappen

  • aan de overheid gelieerde instellingen, zoals De Nederlandse Bank, Informatie Beheer Groep

  • bedrijven en instellingen waarin de overheid grote invloed heeft (financieel, beheer of bestuur), zoals het GAK of TNO.

Wanneer aanbesteden?

Aanbesteden ziet op het verstrekken van opdrachten voor werken, leveringen en diensten door overheidsinstanties. Ook voor nutssectoren (zoals elektriciteit, water, trein, etc) gelden regels van aanbestedingsrecht.

Drempelwaarden

Een overheidsinstantie is verplicht een opdracht Europees aan te besteden als de waarde van zijn opdracht boven een bepaalde, door Europa vastgestelde, drempel uitkomt: de zogenaamde drempelwaarde. Onder deze drempelwaarde is een overheidsinstantie op dit moment niet verplicht om aan te besteden. Het mag overigens wel. En als de overheidsinstantie een aanbestedingsprocedure start voor opdrachten onder de drempelwaarde, dan is deze ook verplicht de zogenaamde beginselen van aanbestedingsrecht (o.a. gelijkheid, transparantie etc) in acht te nemen.

De Aanbestedingswet van 2012 heeft het proces van aanbesteden een stuk transparanter gemaakt, onder andere om het voor MKB-bedrijven makkelijker te maken om mee te doen. De grootte van je bedrijf is bijvoorbeeld geen criterium meer. In de praktijk doen de MKB-ondernemers nog niet massaal mee of zijn ze diep teleurgesteld als ze wèèr niet worden geselecteerd. Hoe komt het dat je niet wordt geselecteerd en wat moet je doen om wèl kans te maken op zo'n overheidsopdracht? 

Digitale marktplaats voor overheidsopdrachten

Sinds de nieuwe wet plaatsen overheidsinstellingen hun opdrachten op Tenderned, een soort digitale marktplaats waar vraag en aanbod elkaar kunnen vinden. Ondernemers kunnen precies zien hoe de opdracht eruit ziet en wat de selectie- en gunningcriteria zijn. Voldoe je aan deze criteria? Dan kun je je inschrijven. Sinds 2012 hoef je daarbij geen volledige bewijslast meer te verstrekken. Een UEA (Uniform Europees Aanbestedingsdocument) invullen volstaat. Dat is een verklaring van de ondernemer over zijn financiële toestand, de bekwaamheden en geschiktheid. Pas bij selectie moet je echt aantonen de opdracht aan te kunnen.

Logisch verhaal, maar...

Het lijkt erg duidelijk allemaal. De opdrachtgever beschrijft de opdracht zo precies mogelijk en de ondernemer laat zien dat hij aan de vraag voldoet. Maar alleen al aan de kant van de aanbestedende partij gaat nog wel eens wat mis. Een aanbestedingstraject starten vraagt een hoop voorwerk. Als de plannen, budgetten en voorwaarden niet volledig uitgewerkt zijn, dan is er nog onduidelijkheid. En ook het onderscheid tussen selectie- en gunningscriteria is niet altijd helder. Dat maakt het voor ondernemers lastig inschrijven. Bovendien kan het na de gunning voor een hoop problemen zorgen.

Maar ook aan de kant van de ondernemer kan het beter. De tijd nemen om je in de opdracht en opdrachtgever te verdiepen is geen overbodige luxe. Stel je daarbij op als een partner en denk mee.

Aanbesteden: meer dan alleen een sprintje trekken

Alexander Reuvers is managing partner bij Cinfield. Cinfield adviseert en traint bedrijven om hen succesvoller te laten inschrijven op aanbestedingen en detacheert specialisten die in dit proces helpen. Hij beschrijft het proces van inschrijven als de 100 meter sprint. “De wet regelt alleen de tijd van vraag tot gunning. Zowel de aankopende partij als de inschrijvende partijen laten het vaak aankomen op de drie maanden die dat duurt. Dafne Schippers doet 11 seconden over de 100 meter, maar daar kan ze haar prestatie niet vanaf laten hangen. Als je je alleen focust op je sprint, gaat het niet lukken. Maar je weet dat contracten aflopen en dat overheidsinstanties steeds nieuwe aanbestedingstrajecten starten. Als je aanbesteden ziet als een integraal onderdeel van je commerciële organisatie, net als marketing en HR, dan kun je zorgen dat je over een paar jaar wél klaar bent voor de sprint.”

Inschrijven op een zwarte doos

De focus op het inschrijfproces geeft aanbesteden ook een hoog black-boxgehalte, zegt Reuvers. ' Inschrijven op een vraag voelt heel anders dan met een opdrachtgever om tafel gaan. Je kunt niet afstemmen of nog even iets bij elkaar checken. Er is een vraag en daar schrijf je op in. Je kunt het gevoel hebben dat je echt de meest geschikte kandidaat bent, maar eigenlijk heb je geen idee of je ook maar enigszins in de buurt komt. Misschien ben je er wel 1 van 80. Als je dan later een bericht krijgt dat je het niet bent geworden, kan dat heel teleurstellend zijn.”

Vier vragen om je kansen te vergroten

Ondernemers vinden het proces van aanbesteden vaak niet leuk, omdat het voelt alsof ze er geen grip op hebben. Reuvers: 'Het lijkt complex, maar het is jouw business. Jij weet wat er nodig is en waar je kracht ligt.' Hij adviseert ondernemers zich daarom altijd vier vragen te stellen voor ze zich inschrijven. Zo schrijf je alleen in op opdrachten die je ook daadwerkelijk kunt binnenhalen. Dat scheelt tijd, moeite en frustratie.

1. Is het een kans?

Denk hierbij aan vragen als: wat is het potentieel? Ligt de dienstverlening binnen je scope? Ken je de klant? Kent de klant jou? Heb je de aanbesteding al kunnen beïnvloeden?

2. Kun je meedoen?

Voldoe je aan de basiseisen van de aanbesteding? Heb je referenties beschikbaar die voldoen aan de vereiste kerncompetenties? Heb je alle softwarepakketten waar om gevraagd wordt? Of is het haalbaar om binnen de deadline aan de eisen te voldoen, als je dat nog niet doet?

3. Kun je winnen?

Hoe complex zijn de wensen van de klant? Heb je voldoende kennis om in te schrijven op de aanbesteding? Op basis waarvan wordt jouw aanbesteding beoordeeld en kun je daar op anticiperen?

4. Wil je winnen?

De gewetensvraag. De potentie van een contract kan interessant zijn en de omzet kan een flinke boost opleveren, maar ben je bereid om capaciteit vrij te maken? Ben je bereid om feedback te krijgen op de uitwerking van de wensen? Ben je bereid om een lage prijs te offreren en om te investeren in hulp van buitenaf?

En nu?

De Aanbestedingswet alleen is niet genoeg om meer MKB-ondernemers te betrekken. Daar moeten zowel aanbestedende partijen als ondernemers wat voor doen. Aan de ondernemer de taak de schroom van zich af te schudden en het gewoon te doen. De sport is om je kansen te vergroten door je niet alleen te richten op de sprint. Trainen dus. Zodat je uiteindelijk kunt knallen op die 100 meter.

We zijn benieuwd naar jouw mening over aanbestedingen! Doe mee met ons onderzoek!

Aanbestedingen zijn simpelweg de producten en diensten die overheidsinstanties inkopen bij ondernemers. Dat kan van alles zijn. Een cateringklus voor de gemeenteraad, de schoonmaak van een ziekenhuis, nieuw meubilair voor De Belastingdienst of de herinrichting van een straat of plein. Je kunt het zo gek niet bedenken of de overheid koopt het in. En mogelijk ligt er dus ook werk voor jouw onderneming.

Vorm van acquisitie

Het is goed om te weten dat de overheid jaarlijks voor zo’n 73 miljard euro aan producten en diensten inkoopt. Europees wordt er zelfs voor 240 miljard aanbesteed. Op gemeentelijk niveau ligt het bedrag op 1000 euro per jaar per inwoner. De overheid is kortom een vermogende klant die je eigenlijk niet buiten beschouwing zou moeten laten. Zie het als vorm van acquisitie. Een goede aanbesteding kan het voortbestaan of zelfs een uitbreiding van je onderneming betekenen.

Ondernemers die op de hoogte zijn van de aanbestedingen in hun branche, hebben een goed beeld van de ontwikkelingen in de markt. Aanbestedingen zijn daarmee een voedingsbodem voor innovatie en groei. Ze zetten ondernemers aan het denken over wat ze willen bereiken en wat ze nog moeten doen om daar te komen. Wie een groeidoelstelling heeft, zou de wereld van de aanbestedingen zeker moeten verkennen.

Eerlijke kans

Het MKB heeft zich lang door de overheid buitengesloten gevoeld. De eisen die in aanbestedingen werden gesteld lagen vaak te hoog voor kleine ondernemers. Volgens brancheorganisaties maakten ze geen eerlijke kans. Met de Aanbestedingswet uit 2012 is vastgesteld dat minimaal 30% van de aanbestedingen gegund moet worden aan het MKB. Dat maakt het meteen een stuk interessanter. Bovendien is de administratieve last van een inschrijving verlaagd. Je hoeft niet meer alle bewijslast aan te leveren, maar verklaart met een Uniform Europees Aanbestedingsdocument dat je financieel gezond bent, geschikt voor de klus en bekwaam genoeg. Pas na selectie moet je dit aan kunnen tonen.

Investeren in aanbesteding

Ondernemers die mee willen dingen in aanbestedingstrajecten doen er goed aan hier tijd, middelen en personeel voor vrij te maken. Liefst personeel dat ook meedenkt over business development. Zo stem je de ontwikkelingen in de markt en die van je bedrijf zo goed mogelijk op elkaar af. Bovendien heeft inschrijven alleen zin als je het goed doet. Tien halfbakken pogingen leveren je geen werk op. Eén goede en zorgvuldig aangepakte inschrijving kan de klus van je leven betekenen. Lees er dus over, volg een training of laat je adviseren door een externe deskundige. En als je de middelen ontbeert, overweeg dan om het uit te besteden.

Inschrijven op aanbestedingen loont en kan ook voor jouw onderneming de moeite waard zijn. Het is minder complex en tijdrovend als verondersteld wordt. Maar belangrijker nog: Het brengt ondernemers kennis, motivatie, innovatie en omzet.

Het aanbestedingsrecht verbiedt het door elkaar gebruiken van criteria en dit kan een grond opleveren om de uiteindelijke gunningsbeslissing met succes aan te vechten bij de rechter. Belangrijk dus.

Marktplein

Ondernemers vinden op TenderNed alle opdrachten van de overheid. TenderNed is het online marktplein voor aanbestedingen. Hier publiceren alle Nederlandse overheden hun opdrachten. Ondernemers en overheden kunnen het aanbestedingsproces via TenderNed volledig digitaal doorlopen: van vooraankondiging tot inschrijving en gunning. Dit voorkomt vormfouten en maakt aanbesteden voor alle partijen eenvoudiger en goedkoper.

Selectiecriteria

De aanbestedende dienst bepaalt aan de hand van de door hem opgestelde selectiecriteria welke ondernemer geschikt is om de opdracht uiteindelijk te kunnen vervullen. Alleen ondernemers die bepaalde kwaliteiten, ervaring en mankracht in huis hebben kunnen aan de aanbesteding deelnemen. Selectiecriteria zien dus op het bedrijf dat zich inschrijft of (in het geval van een niet-openbare procedure) aanmeldt.

Soorten selectiecriteria zijn:

1.      Uitsluitingsgronden

  • Voldoet de inschrijver niet aan een van deze eisen, dan wordt hij of zij in beginsel uitgesloten van inschrijving;

  • Denk aan ondernemers die: in faillissement of surséance van betaling verkeren of verkeerd hebben, hun belastingen en premies niet hebben afgedragen, ernstige beroepsfouten hebben gemaakt of zich schuldig hebben gemaakt aan een strafbaar feit etc.;

  • Vaak moet een verklaring van goed gedrag worden ingeleverd (COVOG-verklaring).

2.      Geschiktheidseisen

  • Financieel-economische criteria

  • Eisen die worden gesteld aan de financieel-economische situatie van de inschrijver;

  • Denk aan de financiële draagkracht van de inschrijver.

  • Beroepsbekwaamheid en technische criteria

  • Eisen ten aanzien van de kwalificatie van materieel, personeel, referentie-eisen etc

  • Van belang is dat de vereisten aan de beginselen van het aanbestedingsrecht voldoen: de eisen moeten voor iedereen gelijk zijn en ze moeten in verhouding staan tot de omvang van de opdracht.  

Gunningscriteria

Deze criteria zien op de inschrijving zelf, op de offerte van de inschrijver. Weer geldt dat de aanbestedende dienst van te voren (in de aanbestedingsstukken) moet aankondigen welke van de twee gunningscriteria wordt gekozen:

1.      de laagste prijs;

2.      de economisch meest voordelige inschrijving (ook wel “emvi”).

De laagste prijs

Bij het gunningscriterium van de laagste prijs speelt slechts de prijs een rol: er wordt (in principe) gegund aan de ondernemer die de laagste prijs aanbiedt. Aanbestedende diensten kiezen over het algemeen voor dit (eenvoudige) gunningscriterium als de opdracht duidelijk gespecificeerd is en er weinig tot geen ruimte is voor het aanbieden van alternatieven.

Economisch meest voordelige inschrijving

Bij meer complexe opdrachten, waarbij kwaliteit een grotere rol speelt, kiest de aanbestedende dienst veelal voor het emvi-criterium. Dit criterium bestaat uit de elementen “prijs” en “kwaliteit”, die beide voor een bepaald – van te voren aan te geven – gedeelte meetellen bij de beoordeling. Bijvoorbeeld, de prijs telt voor 40% mee en de kwaliteit voor 60%.

Aan het element kwaliteit worden vrijwel altijd zogenaamde subgunningscriteria (die ook weer sub-subgunningscriteria kunnen hebben) gekoppeld, die specifiek zien op de betreffende opdracht. Denk daarbij bijvoorbeeld aan levertijd, plan van aanpak, functionele kenmerken etc. De aanbestedende dienst dient ook voor deze subgunningscriteria weer te geven voor welk percentage deze meetellen bij de beoordeling.