Laat je evenement niet in het water vallen!

Beperk risico’s bij de organisatie van een evenement

04 november 2019

Stel je voor: je bent maandenlang bezig met de organisatie van een evenement, maar op de dag zelf valt het feest letterlijk in het water door een zomerstorm. Moet je jouw feest verplaatsen of afgelasten? Hoe ga je om met gasten die hun ticketgeld terug willen? Zeven vragen en antwoorden over risico’s van evenementen.

1. Hoe bereid ik me voor op calamiteiten?

Een artiest met stemproblemen, een zomerstorm of stroomuitval: het zijn stuk voor stuk onverwachte omstandigheden met grote gevolgen voor de organisatie van evenementen. Toch kun je je hier op voorbereiden. “Als organisator moet je met verschillende belangen en risico’s rekening houden,” vertelt Teddy Vrijmoet, directeur van de Vierdaagsefeesten in Nijmegen. “Veiligheid staat voorop. Daarom stellen wij van tevoren een speciaal veiligheidsplan op met scenario’s. Zo weten we precies hoe en met wie we moeten schakelen in geval van nood.”

Scenario’s om rekening mee te houden zijn stroomuitval, vechtpartijen en uitval van artiesten. “Het is belangrijk altijd goed te communiceren met omwonenden, ondernemers en lokale overheden,” zegt Teddy.

2. Wat als ik mijn evenement moet afgelasten?

In het ergste scenario moet je een feest aflasten, bijvoorbeeld door extreem weer. Om de financiële schade te beperken, kun je een evenementenverzekering afsluiten. Met zo’n verzekering vergoedt de verzekeraar de kosten als het feest buiten jouw schuld om niet doorgaat. “Het gaat hierbij alleen om de kosten die je gemaakt hebt, je inkomsten worden niet vergoed,” zegt woordvoerder Mathijs Meliono van Delta Lloyd. “Kosten voor de huur van een locatie kun je dus wel verhalen, maar verkochte kaartjes niet.”

3. Wanneer sluit ik zo’n verzekering af?

Delta Lloyd is volgens het Verbond van Verzekeraars een van de grootste verzekeraars van festivals en evenementen. Enkele honderden festivals regelen er jaarlijks hun risicodekking, aldus de verzekeraar. Wat zo’n verzekering kost, hangt af van hoe groot het feest is en wat de risico’s zijn. Een sportevenement met duizenden bezoekers is bijvoorbeeld risicovoller dan een braderie. “Je moet een verzekering tijdig regelen,” vertelt de woordvoerder van Delta Lloyd. “Als je een dag van tevoren ziet dat er slecht weer op komst is en je gaat dan pas aan de slag, dan ben je te laat.”

4. Wat te doen bij extreem weer?

Extreem weer is iets waar je als organisatie niets aan kunt doen. Het is jouw plicht als organisatie om de veiligheid van je bezoekers te garanderen. Hooguit kun je het feest naar binnen verplaatsen, maar ook hier zijn kosten aan verbonden. Zulke kosten kunnen gedekt worden door je verzekeraar. “Het is wel belangrijk dat er een advies geldt van een lokale autoriteit,” vertelt de woordvoerder van Delta Lloyd. “Bij bijvoorbeeld regenachtig weer kun je niet zelf beslissen dat het feest niet doorgaat. Je krijgt pas een vergoeding als er een officieel advies is, zoals bijvoorbeeld ‘code rood’ door het KNMI.”

De organisatie van de Vierdaagsefeesten heeft bijvoorbeeld een ‘slecht weer scenario’. “We werken samen met het weerstation, dat ons waarschuwt en adviseert”, vertelt de directeur. “Via de landelijke media kunnen we bezoekers informeren die nog niet in de stad zijn. Als bezoekers wel in de stad zijn, communiceren we via lichtkranten. Ook met de ondernemers wordt gecommuniceerd. Zo is er een groepsapp voor alle betrokken ondernemers. Afgelopen vrijdag is bijvoorbeeld een waarschuwing rondgegaan voor de storm op zaterdag. Het feest zou dan namelijk worden afgebouwd. We hebben mensen gewaarschuwd voor loshangende zeilen en afgeraden in hoge steigers te klimmen.”

5. Afgelasten of verplaatsen?

Voor Teddy is uitstellen geen optie, omdat de Vierdaagsefeesten samenvallen met de wandeltochten. Voor andere festivals kan dit wel een mogelijkheid zijn. Bekijk van te voren je opties om een evenement bijvoorbeeld naar binnen te verplaatsen. Je kunt ook later beginnen of een andere dag kiezen. Verplaats je het evenement naar een andere datum, dan heb je kans dat mensen toch hun geld terugvragen.

6. Moet ik de kaartjes vergoeden?

Als je een evenement afgelast, dan hebben consumenten het recht om hun geld terug te krijgen (ConsuWijzer). Als organisatie kun je je bezoekers ook andere opties bieden. Je kunt bijvoorbeeld zeggen dat het kaartje ook geldt voor een andere dag of het bedrag omzetten naar drank- en eettickets voor een volgende editie (dit deed bijvoorbeeld Pukkelpop). Gaan je klanten hier niet mee akkoord? Dan moet je alsnog de tickets vergoeden.

Als je boekings- of administratiekosten rekent moet je deze ook vergoeden, tenzij je vooraf expliciet hebt aangegeven dat deze kosten niet worden vergoeden bij afgelasting.

7. De hoofdact is ziek. En nu?

Een zangeres met een poliep op de stemband, een acteur met een gebroken been. Als je hoofdact ziek is en je geen vervanging kunt regelen, vergoedt de verzekeraar de kosten van het concert. Dit valt onder de zogenoemde non-appearance verzekering. Vaak hoort deze bij de evenementenverzekering, maar je kunt hem bij sommige verzekeraars ook apart afsluiten.   Om vergoeding te krijgen, heb je een officiële doktersverklaring nodig.

Auteur

Claartje Vogel