Koop slimmer in, maak een inkoopportfolio

Hoe breng ik mijn leveranciers in kaart?

19 april 2017

Slim inkopen en besparen op je inkoopkosten beginnen met kennis van alles wat je inkoopt. Hiervoor is het handig om een inkoopportfolio te maken. In dit artikel laten we je stap voor stap zien hoe je dit doet.

Contractmanagement

Eerste hulp bij slim inkopen

Wat is inkoop?

Dat lijkt een simpelere vraag dan het is. Eigenlijk is inkoop alles waar een factuur tegenover staat. Dus elke euro die je voor je bedrijf uitgeeft, behalve voor je personeel dat in dienst is. Ook bijvoorbeeld uitzendkrachten of freelancers vallen onder inkoop.

Waarom zou je een inkoopportfolio willen maken?

Nou, door al je leveranciers in kaart te brengen, zie je hoe je met elke leverancier om moet gaan om besparingen te kunnen realiseren. Ook word je je bewuster van al je kosten, kwetsbaarheden en besparingsmogelijkheden. Elke paar procent minder inkoopkosten, levert een flinke verhoging van je winst op. De moeite waard dus! Je krijgt veel inzicht in je bedrijf door de producten die je inkoopt in te delen in vier categorieën. Hiervoor gebruiken we de Kraljic-aanpak. Hij onderscheidt producten op basis van hun invloed op je winst en het toeleveringsrisico. Is een leverancier bijvoorbeeld de enige die jouw product kan aanbieden of kost het veel tijd om een ander te vinden, dan is het toeleveringsrisico hoog. Als hij wegvalt, heb jij immers een probleem. Dit zijn de vier categorieën:

Laag toeleveringsrisicoHoog toeleveringsrisico
Veel invloed op winstHefboomproductenStrategische producten
Weinig invloed op winstRoutineproductenKnelpuntproducten

De verschillende soorten producten vereisen verschillende inkooptechnieken.

  • Hefboomproducten: verdeel en heers onder leveranciers. Er zijn er immers genoeg, ze zijn snel vervangbaar en scherpe inkoop is erg belangrijk voor je winstmarge. Ga keihard voor de laagste prijs.

  • Strategische producten: werk samen met leveranciers. Dit zijn de partners die erg belangrijk zijn voor jouw bedrijf. Maar jij bent ook belangrijk voor hen, jij hebt immers contact met hun eindklanten. Bouw een goede onderlinge band op en werk samen om tot een mooie overeenkomst te komen. Je kunt deze leveranciers ook voor langere tijd proberen vast te leggen.

  • Routineproducten: verbeter efficiëntie in het inkoopproces. Deze producten heb je nodig, maar ze zijn niet echt belangrijk voor je. Zorg dat je er zo min mogelijk tijd en moeite aan besteedt. Bestel bijvoorbeeld alle kantoorartikelen bij één leverancier, of lease je kopieerapparaat zodat je je niet druk hoeft te maken over onderhoud en reparaties. En probeer het proces van bestellen, bezorgen en betalen te versimpelen. Hierover kun je ook het gesprek aangaan met je leverancier. Misschien kan hij goederen die hij niet heeft, wel voor jou inkopen.

  • Knelpuntproducten: verzeker de levering. Dit zijn producten die niet al te veel invloed hebben op je winst, maar die ook niet zomaar verkrijgbaar zijn. Zorg dat je je om deze producten nooit zorgen hoeft te maken door voor langere tijd afspraken te maken met je leveranciers. Daar mag je ook best iets extra’s voor betalen.

Overigens kunnen goederen door de tijd in een andere categorie vallen: Heb jij een koffiebar, maar krijg je na een lyrische blog ineens heel veel klanten voor je appeltaart: dan wordt dat product belangrijker voor je winst. Bekijk je inkoopportfolio dan ook regelmatig nog eens kritisch. Vind je het lastig om je leveranciers in te delen? Hier zijn verschillende methodes voor.

  • 1 op 1. Je bepaalt op basis van één eigenschap of een leverancier in hoge of lage invloed op de winst en toeleveringsrisico valt. Niet altijd waterdicht, maar wel lekker snel.

  • Consensus. Je overlegt met alle betrokkenen over welke leverancier in welk vak terecht komt en beslist op basis van argumenten.

  • Gewogen factor. Geef elke leverancier een score van 1 tot 5 op verschillende factoren. Voor risico kun je bijvoorbeeld denken aan aantal beschikbare leveranciers, variabiliteit in de prijs en kwetsbaarheid tijdens levering en opslag. De scores tel je op. 1 tot 7 valt onder laag, 8 of hoger onder hoog.

Wat kun je met je inkoopportfolio?

Wat je ingevulde matrix je oplevert, hangt af van je doelen. Maar het ligt voor de hand om het aantal leveranciers in de rechterhelft van je matrix, met hoog toeleveringsrisico, te willen verminderen (of naar links te verplaatsen) om je bedrijfsrisico te verlagen. Al hoeft dit niet altijd een doel te zijn: door partnerschappen aan te gaan, verhoog je het risico van je leverancier (je wordt er afhankelijker van), maar toch kun je hier allebei bij winnen. Of je kunt als doel hebben om het aantal routineleveranciers te willen verminderen. Elke leverancier kost immers tijd en moeite. Of om meer hefboomleveranciers te krijgen. Wat vrijwel elke ondernemer wil, is het aantal knelpuntleveranciers verminderen. Je bent immers vrij afhankelijk van hen, maar jouw order is niet groot genoeg om goed genoeg met ze te kunnen onderhandelen. Maak je je misschien te afhankelijk van deze leverancier door onnodige specificaties te eisen van het product? Of kun je andere leveranciers verleiden om jouw gewenste goed in productie te nemen?