Hoe kan ik besparen op mijn inkoop?

Verhoog je winst met slimmere inkooptechnieken

19 april 2017

Wil je meer winst maken? Bespaar dan op je inkoop, dat is makkelijker dan inzetten op het vergroten van je omzet. Ook als mkb’er kun je je kosten naar beneden brengen met slim inkoopbeleid. In dit artikel leggen we je stap voor stap uit hoe je dat doet.

Contractmanagement

Eerste hulp bij slim inkopen

Er zijn verschillende manieren om te besparen op je inkoop. In dit stappenplan helpen we je hiermee.

  1. Ken je kosten;

    Om te kunnen besparen, moet je weten wat je precieze kosten zijn. Dat gaat verder dan aankoopkosten. Hoeveel kost een bepaald bedrijfsonderdeel in opslag, onderhoud en wat zijn de bijkomende kosten (storingen, reparaties, tijd voor het bestellen en factureren)? Door voor de belangrijkste bedrijfsmiddelen een analyse te maken van de totale kosten (total cost of ownership), zie je ook waar je eventueel kunt besparen. Is opslag bijvoorbeeld erg duur? Misschien kunnen de goederen bij je leverancier worden opgeslagen.

  2. Wees kritisch naar je inkopen;

    Je kunt de kosten van je product omlaag brengen door minder diversiteit aan te bieden, oftewel door te standaardiseren. Hiermee bedoelen we dat je minder verschillende producten of bij minder verschillende leveranciers inkoopt. Zo bespaar je tijd en verbeter je je onderhandelingspositie bij de leverancier. Pas wel op dat je niet te afhankelijk wordt van één leverancier, daarmee verhoog je weer je bedrijfsrisico en verzwak je je onderhandelingspositie. Bedenk ook goed wat je écht nodig hebt. Misschien hoef je niet alles te kopen, maar kun je ook leasen of bedrijfsmiddelen delen.

  3. Prijzen vergelijken;

    Een no-brainer. Maar toch weet niet elke ondernemer wat er te koop is. Zonde! Inventariseer regelmatig de markt, vergelijk prijzen en vraag offertes aan. Weet wat iets in het verleden heeft gekost en wat het bij andere leveranciers kost. Ga er niet van uit dat de genoemde prijzen zijn gegoten in beton, vaak kan er nog een korting vanaf. Je kunt ook een (online) aanbesteding uitschrijven, als je echt een grote order te vergeven hebt. Hoe meer kennis je hebt van de markt van je leveranciers (bijvoorbeeld van hun kostprijs), hoe beter je kunt vergelijken.

  4. Slimmere producten inkopen;

    Welke producten heb je nou echt nodig? Denk als ondernemer altijd vanuit je klant. Wat wil je klant, wat vindt hij belangrijk en wat niet? Wat is je klant uiterlijk bereid om te betalen? Door dit te allen tijde in je achterhoofd te houden, weet je ook welke producten je moet inkopen en wanneer kwaliteit echt belangrijk is. Betaal niet voor specificaties die je klant niet belangrijk vindt. Zorg dat je weet wat er wordt aangeboden en denk ook ‘buiten de box’. Misschien heb je geen nieuwe enveloppen nodig voor je facturen, maar een slim online betaalsysteem.

  5. Slimmer onderhandelen met leveranciers;

    Misschien denk je dat je als mkb-ondernemer niet al te veel speelruimte hebt om te onderhandelen over prijs, levertijd en kwaliteit, maar het zal je verbazen wat je voor elkaar kunt krijgen met goede onderhandelingstactieken. Kennis van het productieproces van je leverancier, zijn kostprijs en van zijn concurrenten helpen je hierbij. Het kan ook helpen om verschillende kleine bestellingen te bundelen tot een grotere bestelling (alle kantoorproducten, alle bedrijfskleding), zodat je leverancier je serieuzer neemt. Ook kun je hier samenwerken met andere ondernemers. Daarnaast kun je jaarcontracten afsluiten met je leveranciers om betere prijzen te bedingen.

  6. Samenwerken met leveranciers;

    Ook je leverancier werkt uiteindelijk voor jouw klant. Wat wil je klant nou echt en hoe kunnen jij en je leveranciers dat samen leveren? Jij kent je klanten, je leverancier waarschijnlijk niet omdat hij geen direct contact met ze heeft. Samen kun je komen tot betere producten, hierbij heeft je leverancier jouw kennis hard nodig! Als je beiden met volledig ‘open boeken’ de onderhandeling in gaat, kun je tot een overeenkomst komen waar je allebei van profiteert. Bestel dus niet blind elke keer dezelfde producten, maar ga het gesprek aan over wat je nou écht nodig hebt. Misschien kan je leverancier je wel iets heel anders bieden waarmee jij je klanten beter bedient. Ook kun je met je leveranciers raamcontracten afsluiten, waarbij je afspraken maakt over hoeveelheden, levertijden en kwaliteit. Daarmee ben je vaak goedkoper uit.

  7. Samenwerken met andere ondernemers;

    Samen sta je sterker, zeker als mkb’er. Door samen in te kopen, neemt je leverancier jullie serieuzer. En misschien hebben jij en een andere ondernemer wel behoefte aan een specificatie, die niet voor jou alleen maar wel voor jullie samen kan worden gemaakt. Ondernemers die hetzelfde product aanbieden, maar in een totaal andere regio, kunnen interessante partners zijn. Of denk aan ondernemers met een heel ander product, maar die dezelfde grondstoffen nodig hebben. Kantoorspullen voor de hele ondernemersvereniging, bijvoorbeeld. Zo kun je ook tijd besparen door samen in te kopen.

  8. Risico’s verminderen;

    Ben jij sterk afhankelijk van een bepaalde leverancier? Dan kun je niet scherp onderhandelen. Of is jouw leverancier onbetrouwbaar, en moet je daarom regelmatig nee verkopen? Kan jouw productieketen of bedrijfsvoering in gevaar komen door slechte goederen of kwaliteit van je leverancier? Dit zijn risico’s die je geld kosten. Breng je risico’s in kaart en probeer ze te verlagen. Houd hierbij in gedachten wat je klant wil en wat je precies wil bereiken. Dan weet je vanzelf wat nou echt belangrijk is voor jouw bedrijf, en welke keuzes je moet maken.