Haastige spoed...

Inschrijven op een aanbesteding vergt de nodige voorbereiding

09 december 2012

Het lijkt zo logisch, een goede voorbereiding op een inschrijving. Open deur ook. Helaas is het besef niet altijd aanwezig bij bedrijven die ik tegenkom. Hier heb ik recent nog een interessant voorbeeld van meegemaakt.

Vanuit mijn rol als tenderprofessional sta ik een leverancier van ict-hardware bij in de eerste fase van een inschrijving op een aanbesteding. De opdrachtgever, een Ministerie, gaf eerder dit jaar aan de accountverantwoordelijke binnen het bedrijf al aan ook graag hun aanvraag tot deelneming langs te willen zien komen in de betreffende aanbestedingsprocedure. Prachtig signaal zou ik zeggen!

Vervolgens gaat het bedrijf weer over tot de orde van de drukke dag en gebeurt er even niets met de aanstaande aanbesteding. Of het nu een zorgvuldige overweging was van het bedrijf, of dat ze toch eigenlijk te lang gewacht hebben met het inschakelen van deskundigheid: de beslissing om een aanvraag tot deelneming op te (laten) stellen werd pas 36 uur voor de deadline van het inleveren van de Aanvraag tot deelneming genomen.

Je kunt je voorstellen dat we een druk dagje hebben meegemaakt op het kantoor van deze leverancier. En zo waar: s’ avonds om 20:00 uur is het stuk gereed! De volgende dag nog even een ritje van 200 kilometer naar de aanbestedende dienst om de stukken in te leveren en nu maar wachten op het goede nieuws van de offertefase.

En nieuws komt er, maar het is geen goed nieuws. De leverancier eindigt lager dan de zes partijen die wel een uitnodiging zullen krijgen voor het maken van een prijsvoorstel. Teleurstelling bij het bedrijf. En wat nu?

Vragen staat in principe vrij. Dus wordt er een gesprek met de aanbesteden dienst belegd. Uit hun eerste reactie blijkt dat:

  • de concurrentie zeer groot is;

  • de kwaliteit van de ingeleverde stukken hoog is;

  • en daarmee (mag ik die inkoppen?) de concurrentie zich serieus voorbereidt op een goede presentatie, inclusief een goede schriftelijke bewijsvoering van bijvoorbeeld kwaliteit en ervaring.

Conclusie: wees streng voor jezelf. Máák die bedrijfspresentatie alvast en verzamel alle mogelijk te leveren bewijsstukken zonder dat er een concrete aanbesteding loopt. “Oefen droog” zal ik maar zeggen. Als de aanbesteding dan wordt gepubliceerd, grijp je niet mis! 

Martin Kok

Tenderprofessional

Auteur

Martin Kok