Hoe schrijf ik een nieuwsbrief?
Tips voor het schrijven van een nieuwsbrief
Een nieuwsbrief is een handig middel om mensen op de hoogte te stellen van het laatste nieuws binnen je bedrijf. Voor het schrijven ervan, hoef je geen geboren schrijver te zijn. Met een paar tips kom je al heel ver.
Voorbereiding
Voor je met het schrijven van een nieuwsbrief begint, is het handig om al vast een paar zaken op een rijtje te hebben. Allereerst moet je bepalen welk nieuws je wilt brengen in een nieuwsbrief: formeel of informeel nieuws. Als je een nieuwsbrief maakt die je alleen over een kleine afdeling binnen een bedrijf verstuurt is het leuk om te vermelden dat een personeelslid jarig is geweest of zoveel jaar bij het bedrijf werkt. Als je van plan bent een nieuwsbrief ook naar externe lezers wilt sturen zijn dit soort berichten natuurlijk van minder belang. Ook is het van belang te bepalen hoevaak je een nieuwsbrief uitbrengt. Als je dat twee keer per jaar doet, wordt de lijst met opsommingen van verjaardagen wel heel groot.
Bedenk dus eerst:
Aan wie wil ik mijn nieuwsbrief sturen?
Wat wil ik in mijn nieuwsbrief kwijt, welk nieuws moet er in mijn nieuwsbrief staan?
Hoe vaak wil ik een nieuwsbrief uitgeven?
Hoe schrijf ik een nieuwsbrief?
Als je bepaald hebt aan wie je je nieuwsbrief richt en wat er in zal komen te staan, kun je beginnen met schrijven. Voor het gemak hebben we de aanpak van een formele en een informele brief gescheiden, zodat je het stappenplan kan volgen dat bij jou keuze past.
Een formele nieuwsbrief
Een formele nieuwsbrief is een goede manier om andere bedrijven en geinteresseerden op de hoogte te houden van de gang van zaken binnen je bedrijf. Om je brief professioneel te laten overkomen, geven we een aantal aandachtspunten voor het schrijven van een formele nieuwsbrief.
Aanhef
De aanhef van een formele nieuwsbrief kan er als volgt uitzien: Geachte lezer, hier presenteren wij u de eerste editie van de MKB Servicedesk nieuwsbrief. In deze brief vindt u het laatste nieuws uit ons bedrijf.
Schrijfstijl
Hanteer een zakelijke schrijfstijl. Probeer to the point te schrijven, dit kan eenvoudig via het principe van de 5 W's:
wie,
wat,
waar,
wanneer,
waarom
Het schema van de 5 w's wordt vaak ook op nieuwsredacties van kranten gebruikt. Het is een waterdicht systeem waarbij geen informatie ontbreekt. Zo zorg je dat er bij de lezer geen vragen ontstaan over een bepaald bericht. Door de 5 w's te beantwoorden zorg je vaak ook voor een helder overzicht van een gebeurtenis.
Ook is het in een formele nieuwsbrief verstandig om de lezer met u aan te spreken. Verder is het natuurlijk van belang om geen spellings- en grammaticafouten te maken. Dit tast de geloofwaardigheid van de nieuwsbrief aan.
Nieuwsopbouw
In een formele nieuwsbrief is het belangrijk dat je het belangrijkste nieuws bovenaan zet. Hierbij moet je er ook op letten dat dat het belangrijkste nieuws voor je doelgroep moet zijn. Bij een interne nieuwsbrief kan het belangrijkste nieuws zijn dat de directeur van het bedrijf 50 jaar geworden is, maar dat kun je bij een formele brief dus beter achterwege laten. Daar zijn feiten, cijfers en de organisatie van een bedrijf belangrijk. Denk hierbij aan onderwerpen als verkoopcijfers, wijzigingen in de organisatie, belangrijke succesverhalen over het bedrijf etcetera.
Lengte van artikelen
Dit hangt natuurlijk van de grootte van de nieuwsbrief af. Wij adviseren om het geheel overzichtelijk te houden. Als er veel nieuws te melden is, kan het misschien handig zijn om de brief wekelijks te verspreiden op 1 a4tje in plaats van 1 keer per maand in een paar pagina's. Over het algemeen kun je in een formele brief het beste zo compact mogelijk schrijven. Verwijs desnoods door naar de website waar een uitgebreider artikel van het nieuwsbericht te vinden is.
Tips
Nog enkele tips voor het schrijven van een formele nieuwsbrief:
houd goed voor ogen wie je nieuwsbrief leest en vraag je af of een bericht wel interessant is voor je lezer
Maak geen spel- en grammatica fouten
Probeer lange of ingewikkelde zinnen te vermijden
Probeer afkortingen te vermijden
Een informele nieuwsbrief
Een informele nieuwsbrief wordt vooral gebruikt om je eigen personeel op de hoogte te houden van nieuws, maar vooral het nieuws over persoonlijke zaken. Het is een goede manier om de interesse naar je personeel toe en tussen het personeel op een goed niveau te houden. De aanhef en opbouw van een informele nieuwsbrief luisteren dan ook niet zo nauw. Toch vind je hier een aantal aandachtspunten voor een informele nieuwsbrief.
Aanhef
Een aanhef als: geachte lezer zal veel personeelsleden afschrikken. Spreek je personeelsleden iets persoonlijker en informeler aan, met beste redactie, of beste lezer. Hier is de eerste editie van onze nieuwsbrief, veel leesplezier!
Schrijfstijl
Let er bij een informele nieuwsbrief op dat je je personeel op een persoonlijke manier aanspreekt. Gebruik ook liever je in plaats van u. Je schrijft aan de mensen die je dagelijks tegenkomt, en een nieuwsbrief moet hier geen afstand in creeeren. In een informele nieuwsbrief kun je ook gerust afwijken van het 5W's principe. Natuurlijk blijft het een goede houvast om een duidelijk en helder artikel te schrijven, maar soms kan dit een hoop onnodige informatie voor je personeel opleveren. Die zijn immers - als het goed is - van de meeste zaken wel op de hoogte.
Nieuwsopbouw
Bij een informele nieuwsbrief is het belangrijkste nieuws de gebeurtenissen onder het personeel. Dus stel dat de directeur zijn vijftigste verjaardag heeft gevierd of dat er een kerstborrel was, dan zijn dat zaken die het eerst aan bod komen in een informele nieuwsbrief. Zakelijke artikelen over feiten en cijfers kunnen beter in een luchtig jasje worden gestoken en vaak zijn ervaringen van personeelsleden hierbij van belang. Laat bijvoorbeeld merken hoe blij je bent als het goed gaat met je bedrijf en steek je personeelsleden in een nieuwsbrief een hart onder de riem.
Tips
Een informele nieuwsbrief is ook een goede manier om een blijk van waardering te geven aan je personeelsleden en er af en toe eens een in het zonnetje te zetten. Ook kan het leuk zijn om een column te laten schrijven door een van je personeelsleden. Nogmaals, het persoonlijke aspect is het belangrijkst in een informele nieuwsbrief. Toch is het hier ook verstandig om:
geen spel- en grammatica fouten te maken
Ingewikkelde zinnen te vermijden
afkortingen te vermijden