Vijf manieren om minder mail te ontvangen

Wat als je berichten je om de oren vliegen?

27 augustus 2012

Iedereen lijkt last te hebben van een e-mailoverload. Het stellen van de vraag 'Waarom stuur ik deze mail?' kan heel verhelderend zijn. Want, soms lijken we te vergeten dat e-mailen geen doel op zichzelf is. Het is slechts een van de communicatiemiddelen waar je gebruik van kunt maken. Tijd om iets te doen aan de mail-overload. Je hebt het zelf in de hand!

Whitepaper 'Benut je online kansen: communicatie'

Locatie: De Zaak (café in Utrecht), lunchtijd:

'Pff, nee hoor, ik heb vanmiddag ab-so-luut geen tijd. Ik moet nog vier offertes e-mailen!' Een gevleugelde kreet tegenwoordig. Laat de betekenis van die zin eens goed tot je doordringen. Zie je het voor je? Een gefrustreerde ondernemer achter de laptop, druk bezig het zoveelste epistel van die dag in te tikken over... Ja, waarover eigenlijk? We houden elkaar in een houdgreep door grote hoeveelheden mails de wereld over te sturen. En op die mails willen we graag snel antwoord ontvangen. Krijgen we dat niet, bellen we gerust even: 'heb je mijn e-mailtje gekregen?'. 'Werk' noemen we dat. 'Waanzin', zeg ik. Je werk, je bedrijf: dat is toch waarvoor je nu zit op deze plek, je echte werk? Niet het afhandelen van die enorme berg e-mails. Hoog tijd voor een omdraaiing.

Tijd voor actie. Een Tien stappenplan. (waarvan vandaag de eerste vijf)

  1. Stop met het voeren van discussies via e-mail. E-mail is een soort digitale versie van de papieren brief. Je weet wel, zo’n ding dat je postbode soms nog door die gleuf in je voordeur gooit. Laat iedereen meedenken, dus ook degenen waar jij niet aan gedacht hebt. Gooi je gedachtenspinsels voortaan in een samenwerkingsomgeving als Yammer (lees meer over Yammer).  Winst: je houdt elkaar beter op de hoogte van waar je mee bezig bent. Discussiëren wordt weer leuk.

  1. Stuur vanaf nu nooit meer een bijlage via de mail. Gewoon niet doen. Zet het document in één van de vele systemen die hier voor zijn (ook in jouw organisatie, heus, al is het een gedeelde netwerkschijf) en stuur de link. Winst: nooit meer heen en weer mailen over 'in welke versie van een document welk dingetje ook alweer stond' . Nog een winstpunt: Je mailbox wordt een stuk kleiner – waarvoor dank vanuit je IT afdeling.

  1. Stuur je nog CC’s? Stop ermee. O, iedereen doet het? Wel, iemand moet ermee beginnen en trouwens, wie zegt dat het 'moet'? Niemand toch? Ken je die van die sloot waar een ander in springt? Nou dan! Overigens las ik laatst nog ergens dat CC staat voor ‘Cover your Career’. Winst: hoeveel % van je mail bestaat uit CC? Daar is je winst!

  1. Houd je e-mail kort en stel slechts één vraag, aan één persoon. Langere e-mails met meerdere vragen gericht aan meerdere mensen lopen een kwadratisch grotere kans te blijven liggen. Houd het dus kort. Winst: veel meer kans dat de ontvanger snel een antwoord stuurt op je vraag. Afwachten hoeft dus niet meer.

  1. Kies het juiste middel voor je boodschap. Zelf ben ik een fervent twitteraar. Daarmee voorkom ik veel e-mail door gericht privéberichten te sturen. Waarom bel, skype, instant message je niet? Of loop eens langs, je collega zit toch twee deuren verder. Een andere optie: gebruik maken van een van de vele interne of externe sociale netwerken, mits die ander daar ook gebruik van maakt. Je collega’s twitteren wellicht zonder dat je het wist. Winst: sneller en vaak beter antwoord op je vraag.

Tot zover de eerste tips in dit tweeluik. Binnenkort de overige vijf!

Auteur

Arjan Zuidhof