De voor- en nadelen van online boekhouden

Waarom je je administratie wel of niet zou moeten digitaliseren

10 mei 2022 9 minuten

Steeds meer ondernemers stappen over op online boekhouden. Weet jij nog niet of je wel of niet moet kiezen voor online boekhouden? Dit zijn de voor- en nadelen.

Wat is nou precies online boekhouden?

Tot een jaar of tien geleden was boekhouden een kwestie van al je bonnetjes en facturen goed bewaren en die eens in de zoveel tijd aan je boekhouder of accountant overdragen, die de gegevens invoerde, overzichten genereerde en belastingaangifte deed. Dat werk is nu veel makkelijker geworden.

Eigenlijk zijn er nu drie soorten boekhouden. De een is ouderwets, op papier. De tweede is met een softwareprogramma (Excel kan ook) op je computer. De derde manier is online boekhouden. Alle drie de soorten kun je volledig zelf doen, of geheel of gedeeltelijk uitbesteden aan een boekhouder of accountant.

Offline boekhouden

Je mag je gegevens digitaal bewaren en aanleveren aan de Belastingdienst. Dit betekent dat er geen reden meer is om je administratie uit te printen en op papier te bewaren. Steeds meer bedrijven zijn daarom ook overgestapt op elektronisch factureren en een digitale administratie. Dit is namelijk veiliger, sneller, goedkoper en beter voor het milieu.

Er bestaat ook boekhoudsoftware die niet online is. Dat zijn programma’s die je koopt en op één pc installeert. Je kunt Excel gebruiken, maar zodra je meer mogelijkheden wilt, heb je een speciaal programma nodig. Om de boekhouding bij te werken, gebruik je dus het boekhoudprogramma op de pc waar je het op hebt geïnstalleerd.

Het voordeel van digitaal boekhouden ten opzichte van boekhouden op papier is dat het programma allerlei overzichten kan genereren: je hebt altijd inzicht in je cashflow, omzet en winstontwikkeling. Soms koop je een duur programma en betaal je daarna niet meer, soms sluit je een service-abonnement af en betaal je per maand.

Online boekhouden

Online boekhouden werkt ongeveer hetzelfde, maar dan zonder zo’n programma. Het is gewoon een website of app, die je op elke computer, tablet of je smartphone kunt opzoeken. Je logt in op de website en/of app met je gebruikersnaam en wachtwoord. Updates vanwege nieuwe wetgeving, betere beveiliging en extra mogelijkheden worden automatisch doorgevoerd. Je betaalt meestal een vast bedrag per maand voor online boekhouden.

De snelste en makkelijkste manier van boekhouden is online. Gegevens kunnen automatisch worden ingeladen en je kunt er altijd bij, ook op je laptop thuis, je smartphone of je tablet. Cijfers invoeren wordt zo makkelijk, dat je altijd overzicht hebt in hoe je bedrijf er voorstaat. Dit betekent dat je sneller kunt inspelen op marktontwikkelingen en betere beslissingen kunt nemen.

Je boekhouding wordt bij online boekhouden in de cloud bewaard. Dat is de meest veilige plek voor je data. Je kunt je gegevens niet kwijtraken bij een brand of computercrash. Aanbieders van online boekhoudsoftware bewaren hun data doorgaans op meerdere servers op verschillende plekken in de wereld, zodat de kans dat er ooit iets verloren gaat door een ongeluk minimaal is. Ook besteden zij veel aandacht aan online beveiliging. 

Voordelen van online boekhouden

  • Flexibiliteit. Diegene die de boekhouding doet, kan overal werken. Overal waar een computer en internet is, kan worden ingelogd op de website van het boekhoudprogramma. Geen probleem dus als je bent vergeten iets in te boeken en dat thuis nog even wil doen. Je kunt ook overal zien en laten zien hoe jouw bedrijf er voorstaat. Heb je een gesprek bij de bank en vragen zij om gegevens die je niet uit je hoofd weet? Geen nood, je logt zo even in.

  • Tijdsbesparing. Online hoef je je gegevens maar één keer in te vullen en worden ze meteen verwerkt, bijvoorbeeld in een jaaroverzicht. Ook kun je overal meteen je gegevens (zoals uren van medewerkers of verdiensten) invoeren. Door het meteen te doen, hoef je later niet meer op zoek naar je gegevens. Dat scheelt veel tijd en maakt de ruimte om fouten te maken kleiner.

  • Samenwerken. Zijn er meerdere personen in jouw bedrijf verantwoordelijk voor de administratie? Geen nood, je kunt verschillende mensen laten inloggen in je online boekhoudprogramma. Omdat zij overal en op elk moment in het systeem kunnen (en niet hoeven te wachten tot ze op kantoor zijn) is je boekhouding altijd bijgewerkt.

  • Toezicht. Je kunt je accountant of boekhouder toestemming geven om mee te kijken in jouw boekhouding. Dat scheelt hem tijd (en jou dus geld) en hij kan je veel beter van advies voorzien, omdat jij realtime inzicht hebt in hoe het er voorstaat. Boekhouders kunnen je zo weerhouden van verkeerde beslissingen en op tijd bijsturen als het niet goed gaat met je bedrijf.

  • Koppeling. Je kunt je online boekhoudprogramma koppelen aan je internetbankieren, je inkomende en uitgaande facturenstroom, en zelfs aan bijvoorbeeld je kassasysteem, reserveringen of personeelsadministratie. Dit betekent dat diegene die de boekhouding doet zo min mogelijk gegevens hoeft over te tikken en er bijna geen ruimte meer is voor fouten. Ook gaat je administratie zo een stuk sneller. Dit proces van systemen koppelen heet ketenoptimalisatie.

  • Automatische backup. Door online te boekhouden, worden automatisch kopieën van je werk gemaakt. Je kunt je boekhouding niet meer kwijtraken door brand of slordigheid. Ook ben je niet meer afhankelijk van je eigen server: boekhoudprogramma’s werken met meerdere grote servers waar jouw gegevens veilig zijn bewaard.

  • Automatisch updaten. Moest je een boekhoudprogramma op cd regelmatig updaten, een online boekhoudprogramma doet dat automatisch. Je werkt dus altijd met recente gegevens en je programma gaat mee met de tijd. Je hoeft ook nooit een nieuw programma aan te schaffen.

  • Ruimte. Een paar kasten inruimen voor een archief of een eigen server in de voorraadkamer: allebei niet meer nodig. Je kunt papierloos werken, al je gegevens zijn digitaal beschikbaar. Dit betekent dat jij geen ruimte meer kwijt bent aan je administratie.

Nadelen van online boekhouden

  • Abonnement. Er zijn wel gratis (open source) online boekhoudprogramma’s, maar als je meer functies wilt of als je accountant al met een bepaald programma werkt, zit je vaak aan een abonnement vast. Een programma als Excel of een ander offline boekhoudprogramma op een cd-rom kost meestal slechts eenmalig iets, online boekhouden vaak maandelijks.

  • Veiligheid. De meeste online boekhoudprogramma’s zijn goed beveiligd met wachtwoorden die je regelmatig moet veranderen, maar online boekhouden is wel kwetsbaarder voor hackers dan boekhouden op één computer die niet is verbonden met internet. Ook is je beveiliging afhankelijk van jouw wachtwoord. Zorg er dus voor dat je unieke en sterke wachtwoorden kiest en deze regelmatig verandert. Ook kun je beter niet online boekhouden en internetbankieren als je op een openbaar wifinetwerk werkt. Daar is het voor hackers nog makkelijker mee te kijken met je wachtwoorden en je gegevens.

  • Inscannen. Het handigste is om in je online boekhoudprogramma te werken met gedigitaliseerde gegevens. Dit betekent dat je rekeningen die per post komen moet inscannen. Dat is iets meer werk dan gewoon het bedrag overtikken en de rekening in een map voor de accountant stoppen. Hij is er daarentegen wel meer tijd mee kwijt, omdat hij deze papierwinkel dan ook nog moet controleren.

  • Niet offline. Je hebt altijd internet nodig om te kunnen boekhouden en dit moet snel en goed genoeg zijn om je boekhoudprogramma te kunnen laten draaien. Dit kan onhandig zijn als jij op jouw bedrijf of thuis niet altijd met het net bent verbonden.

  • Vertrouwen. Je hebt de beveiliging van je gegevens niet meer zelf in de hand, je moet erop vertrouwen dat je softwareleverancier zorgt voor goede en veilige backups en dat je gegevens niet voor iedereen zijn in te zien. Ook moet je erop vertrouwen dat je leverancier de software regelmatig update zodat jouw boekhouding altijd aan alle regels blijft voldoen.

Is online boekhouden veilig?

Aanbieders van online boekhoudsoftware investeren flink in beveiliging. De administratie van bedrijven is kostbare data, die goed moet worden beschermd. In de cloud staat je data veilig. De gegevens worden versleuteld en op meerdere servers op verschillende plekken in de wereld bewaard. Deze gegevens kunnen dus niet verloren gaan door brand, diefstal of waterschade, of een crash van de computer of server waarop de boekhouding staat. Daarmee is online boekhouden veiliger dan boekhouden op papier of boekhouden met vaste software.

Omdat je je administratie beveiligt met je eigen gebruikersnaam en wachtwoord, moet je wel zelf zorgen voor veilige wachtwoorden. Als je bijvoorbeeld de naam van je partner gebruikt, kan een rancuneuze ex-medewerker dit bijvoorbeeld ook raden. Kies een goed wachtwoord en verander dit ook regelmatig. Zorg er ook voor dat je je boekhouding niet bijwerkt als je een openbaar wifinetwerk gebruikt. Hier kunnen hackers makkelijker met je meekijken dan op je eigen internetverbinding, of een internetverbinding die via VPN is versleuteld. 

Online boekhouden uitbesteden

Veel ondernemers werken samen met een administratiekantoor of accountantsbureau. Dankzij online boekhouden is het uitbesteden van de administratie makkelijker en aantrekkelijker. Je betaalt immers niet meer voor het simpelweg inkloppen van je cijfers, maar kunt je accountant inschakelen voor strategisch advies omdat je allebei, op elk moment, overzicht hebt in de cijfers van je bedrijf. Daarmee wordt het makkelijker om prognoses uit te rekenen, weet je altijd hoeveel speelruimte je nog hebt en kun je dus sneller inspelen op ontwikkelingen in de markt.

Is online boekhouden dus ook wat voor mij?

Online boekhouden is handig voor elke ondernemer die wil meegaan met zijn tijd en zelf inzicht wil hebben in zijn cijfers. In sommige gevallen is het extra aan te raden:

  • Als je op veel verschillende locaties werkt;

  • Als je met meerdere personen aan de administratie werkt;

  • Als je altijd real-time inzicht wil hebben in je bedrijf;

  • Als je weinig ruimte hebt voor mappen vol papieren of een eigen server;

  • Als je niet zo goed bent in het maken van back-ups;

  • Als je geen tijd hebt om zelf updates door te voeren;

  • Als je wil dat je boekhouder of accountant met je mee kan kijken;

Waar moet ik op letten?

Wil jij online gaan boekhouden? Kies dan voor een programma dat makkelijk aangesloten kan worden op je andere bedrijfssystemen, zoals je factuurbeheer. Overleg ook met je accountant, zodat jullie in hetzelfde systeem kunnen gaan werken.

Denk na over de functies die jij voor jouw bedrijf nodig hebt. Wil je bijvoorbeeld automatisch facturen kunnen genereren en automatisch betaalherinneringen sturen, of is het handig als je je gegevens (bijvoorbeeld de uren van je personeel) ook met een app kunt doorgeven? Wil je het programma met meerdere mensen gebruiken, of is het alleen voor jou?

Tips voor online boekhouden

Tip 1: Kies het juiste boekhoudpakket

Bedenk goed wat je allemaal wil kunnen doen met je boekhoudpakket en welke functies voor jou handig kunnen zijn. Kies een pakket dat betaalbaar is, maar waarmee je nog wel zou kunnen groeien. Je wilt immers niet moeten overstappen als jouw bedrijf zich uitbreidt. Veel boekhoudsoftware biedt de mogelijkheid om een basic programma uit te breiden met andere software. Dat kan heel handig zijn.

Tip 2: Neem de tijd 

Werken met een nieuw programma kost even wat tijd om eraan te wennen. Bekijk instructiefilmpjes op de website van de softwareproducent en neem de tijd om met het programma te oefenen. Als je iets niet begrijpt, is er altijd de helpdesk van je softwareaanbieder of zijn er diverse fora op internet. Durf om hulp te vragen. Zo kun jij uiteindelijk zo goed mogelijk werken met je nieuwe software.

Tip 3: Digitaliseer waar mogelijk 

Stop met het versturen van papieren facturen en doe dit elektronisch. Vraag je leveranciers of zij hun rekeningen voortaan naar je kunnen mailen. En scan papieren documenten meteen in. Als je nog veel papieren binnenkrijgt, kun je kiezen voor scan- en herkensoftware om de gegevens te kunnen inlezen.

Tip 4: Maak iemand (of jezelf) hoofdverantwoordelijk 

Vaak is het mogelijk om meerdere personen toegang te geven tot je online boekhoudprogramma. Je kunt vanaf meerdere devices met meerdere personen tegelijk in de boekhouding werken. Erg handig, maar zorg er wel voor dat iemand, of jijzelf, binnen jouw bedrijf verantwoordelijk is voor de online boekhouding. Eén en dezelfde persoon die controleert of alle gegevens correct en compleet zijn doorgevoerd.

Tip 5: Begin op het juiste moment 

Het is het handigst om aan het begin van een kalenderjaar te beginnen met online boekhouden. Dan hoef je niet al te veel gegevens over te zetten en heb je de bestanden van het hele jaar bij elkaar voor de jaaraangifte. Je kunt op elk ander moment ook beginnen, maar dan ben je iets meer tijd kwijt met converteren. Als je al (niet online) boekhoudsoftware gebruikte, valt dat overzetten doorgaans overigens wel mee. Je exporteert je oude gegevens en voert ze in in je nieuwe systeem.

Tip 6: Heroverweeg een accountant 

Werk jij nog niet samen met een administratiebureau of accountant omdat je dat te duur vindt? Dankzij online boekhoudsoftware betaal jij een accountant niet meer voor het invoeren van je cijfers (dat kun je nu immers prima zelf) maar alleen voor controle en advies. De accountant weet toch meer van gunstige fiscale regelingen en kan je helpen bij het bepalen van je marktpositie en strategie. Hij kan zelfs live met je meekijken in je administratie, en je behoeden voor fouten. Ga hierover eens het gesprek aan om te kijken wat er mogelijk is.

Auteur

Jelle Bos

Als eindredacteur help ik ondernemers antwoorden te vinden op hun vragen. Ik doe graag onderzoek naar de meest uiteenlopende onderwerpen en zet deze om naar toegankelijke kennisartikelen. Daarbij voeg ik de ervaring en kennis die ik zelf heb opgedaan in zowel zeer grote als kleinere bedrijven.