Wat is een g-rekening en hoe werkt het?

Het gebruik van de geblokkeerde rekening bij het uitbesteden van werkzaamheden

21 februari 2022 6 minuten

Een g-rekening is een geblokkeerde rekening die alleen gebruikt kan worden voor het betalen van loonheffingen en btw. Het is geen verplichte rekening, maar wel een waarmee je aansprakelijkheidsrisico’s kunt verkleinen. Wanneer heb je een g-rekening nodig en wat kun je er precies mee?

Geblokkeerde rekening

Zoals gezegd is de g-rekening is een geblokkeerde rekening. Dat wil zeggen dat je er niet elke willekeurige betalingen mee kunt doen, in tegenstelling tot bijvoorbeeld een rekening-courant. Met de g-rekening kun je alleen geld overmaken naar de Belastingdienst of aan een onderaannemer. Nog specifieker: je kunt er alleen de loonheffingen (met of zonder btw) mee overmaken. Voor andere betalingen is de rekening geblokkeerd.

Er zijn verschillende situaties waarin een g-rekening nuttig kan zijn. Bijvoorbeeld als je werkt met uitzendkrachten of als je personeel uitleent. Of als je een opdracht hebt aangenomen en een onderaannemer inhuurt. 

Waarom een g-rekening?

Als je mensen inhuurt voor een klus, ga je er misschien vanuit dat de onderaannemer of uitlener eventueel verschuldigde loonheffingen afdraagt aan de Belastingdienst. Natuurlijk hebben die partijen ook als eerste die verantwoordelijkheid. Maar als dat om wat voor reden niet gebeurt, houdt de Belastingdienst de aannemer of inlener aansprakelijk. Zie verderop in het artikel meer uitleg over de partijen die betrokken zijn bij een geblokkeerde rekening.

Indekken tegen aansprakelijkheidsrisico

Met een g-rekening dekt de aannemer of inlener zich in tegen het aansprakelijkheidsrisico in verband met de Wet ketenaansprakelijkheid. Daarom kiezen veel inleners ervoor om alleen in zee te gaan met bijvoorbeeld een uitzendbureau (uitlener) dat gebruikmaakt van een g-rekening. Hiermee zijn de risico’s van aansprakelijkheid zo klein mogelijk.

Je kunt jezelf vrijwaren van aansprakelijkheid voor het bedrag dat je gestort hebt op de rekening als de factuur aan een aantal voorwaarden voldoet. Om te beginnen moet de factuur dan voldoen aan de eisen van artikel 35a Wet omzetbelasting 1968. Daarnaast moet de factuur de volgende elementen bevatten:

  • Nummer/kenmerk van de overeenkomst met uitlener 

  • Periode waarin het werk wordt geleverd

  • Beschrijving of kenmerk van het werk

Daarnaast stelt de Belastingdienst de eisen:

  • De factuurgegevens moeten eenvoudig terug te vinden zijn in de administratie

  • Je moet een manurenadministratie bijhouden (i.v.m. aansprakelijkheid)

In plaats van een g-rekening kun je er ook voor kiezen onderling goede afspraken maken over de btw een loonheffingen. Maar vaak willen inleners meer zekerheid en eisen ze daarom een g-rekening.

Whitepaper:
Financiële risico’s beperken

Hoe werkt een g-rekening?

Een aannemer of inlener kan een deel van de aan de onderaannemer of uitlener verschuldigde aanneemsom storten op de g-rekening van de onderaannemer of uitlener. Het deel dat op de g-rekening wordt gestort is gelijk aan het bedrag dat de onderaannemer of uitlener voor de opdracht aan loonheffing moet afdragen. Vanuit de g-rekening mag de uitlener of onderaannemer vervolgens alleen geld overmaken naar de Belastingdienst om loonheffing te betalen. 

Uitzondering: als de onderaannemer ook weer een andere partij inhuurt, wordt de onderaannemer ook aannemer en mag deze een deel van het bedrag van zijn g-rekening overmaken naar de g-rekening van de derde partij. De ‘onder-onderaannemer’ dus. Je hoeft de Belastingdienst hiervoor niet om toestemming te vragen, zolang de onderaannemer hetzelfde werk doet als jij zou doen.

Hoeveel geld op de g-rekening?

Je mag zelf weten welk deel van de factuur je naar de g-rekening overmaakt. Het beste is een bedrag te kiezen dat overeenkomt met de loonheffingen en btw die je moet afdragen. Bijvoorbeeld 25% van de totale factuur. Je kunt dit met de andere partij overleggen.

Bekijk hieronder twee scenario’s:

Scenario 1

  • Inlener A betaalt geld aan uitlener B op twee bankrekeningen van B.

  • Rekening 1: normale rekening van bedrijf B voor geleverde diensten (personeel verhuren dus). 

  • Rekening 2: g-rekening voor het bedrag dat bestemd is voor de loonheffing die B over het door hem verhuurde personeel moet afdragen. Uitlener B mag vanuit de g-rekening alleen geld overmaken naar de Belastingdienst.

Scenario 2

  • Aannemer C betaalt geld aan onderaannemer D op 2 bankrekeningen van D.

  • Rekening 1: normale rekening van bedrijf D voor geleverde diensten (de afgesproken werkzaamheden). 

  • Rekening 2: g-rekening van D voor de loonheffing voor het gebruikte personeel bij de werkzaamheden.

  • Onderaannemer D mag vanuit de g-rekening geld overmaken naar twee partijen:

  1. naar de Belastingdienst.

  2. naar de g-rekening van een andere onderaannemer E voor de loonheffing van het personeel van die onderaannemer E, dat bij het project van onderaannemer D wordt ingezet.

De betrokken partijen

De Belastingdienst onderscheidt een aantal partijen die te maken kunnen hebben met een g-rekening:

PartijUitleg
AannemerPartij die voor een opdrachtgever tegen betaling werkzaamheden van stoffelijke aard uitvoert. Iemand kan ook aannemer zijn als hij werkzaamheden uitvoert in opdracht van zijn eigen bedrijf.
OnderaannemerPartij die in opdracht van de aannemer werk van stoffelijke aard tegen betaling geheel of gedeeltelijk uitvoert.
UitlenerPartij die personeel uitleent aan de inlener. De werknemers blijven in dienst van de uitlener (bijvoorbeeld het uitzend- of detacheerbureau), maar staan onder toezicht van de inlener.
InlenerPartij die (tijdelijk) personeel inhuurt. Het personeel blijft in dienst van de uitlener.
DoorlenerTussenpersoon bij het inlenen van personeel: hij leent personeel in van de uitlener en leent het uit aan de inlener.

Werk van stoffelijke aard

Werkzaamheden van stoffelijke aard zijn werkzaamheden die betrekking hebben op onroerende zaken en schepen. Bij de werkzaamheden moet een tastbaar product ontstaan. Dus bijvoorbeeld: nieuwbouw van huizen, bouw of sloop van schepen, aanleg van wegen, kleding maken (tot aan het knippen van patronen of het aanzetten van knopen toe). 

Ook schoonmaakwerkzaamheden aan onroerende zaken en schepen gelden als werk van stoffelijke aard. Maar: dit geldt alleen als het gaat om schoonmaakwerkzaamheden bij het maken van het product, niet wanneer het gaat om enkel het schoonmaken van het huis of schip. 

Ook bij het uitlenen van personeel is het zaak dat het personeel werk doet van stoffelijke aard. Tekenaars, kantine- en kantoorpersoneel doen dit niet. Metselaars, betonvlechters en snijders bijvoorbeeld uiteraard wel.

G-rekening en btw

De g-rekening is alleen bedoeld voor de btw die te maken heeft met de loonheffingen van het personeel dat ingezet is voor een opdracht. Je gebruikt in principe geen g-rekening voor de btw die verlegd is naar de hoofdaannemer van een project. Zo kun je bijvoorbeeld 25% van het totale factuurbedrag op de g-rekening storten als de btw in het factuurbedrag zit, en 20% van het totale bedrag als de btw verlegd is. 

Een g-rekening openen

Je kunt een g-rekening aanvragen bij de Belastingdienst. Als de Belastingdienst je aanvraag goedkeurt, ontvang je een 'Overeenkomst g-rekening'. Vervolgens open je met deze overeenkomst een g-rekening bij de bank.

Kenmerken g-rekening

  • Begint met de cijfers 099 na de vier letters van de bankcode.

  • Voor bijvoorbeeld bedrijfseigenaren, vennoten of rechtspersonen.

  • Niet voor zzp’ers (want die hoeven geen loonheffing af te dragen), uitgezonderd in de confectiebranche.

  • Alleen voor betalen loonheffingen aan Belastingdienst.

Te veel geld op de g-rekening

Als er te veel geld op de g-rekening staat, bijvoorbeeld omdat de loonheffingen en btw-afdracht minder waren dan verwacht, dan kan de uitlener de Belastingdienst vragen de rekening te deblokkeren. Zo wordt het overtollige bedrag vrijgegeven. Je kunt dit doen door het formulier Verzoek deblokkering g-rekening in te vullen.

G-rekening opheffen

Je moet de g-rekening opheffen als je als onderaannemer of uitlener stopt met je onderneming of als je je rechtsvorm wijzigt. Je vult dan een Verzoek g-rekening opheffen in. Bij een wijziging van rechtsvorm hef je de g-rekening van de oudere rechtsvorm op en vraag je een nieuwe g-rekening aan.

Eenzijdig opzegging

De Belastingdienst kan de g-rekening ook opzeggen. Dit kan als:

  • de ondernemer geen of onjuist gebruik maakt van de g-rekening.

  • de hoofdactiviteit van de onderneming verandert waardoor de onderneming niet meer voornamelijk bezig is met het uitlenen van personeel.

  • de ondernemer geen werknemers meer in dienst heeft.

  • de ondernemer failliet is verklaard.

  • aan de ondernemer surseance van betaling is verleend en de bewindvoerder niet instemt met voortzetting van de g-rekening.

  • de schuldsanering voor natuurlijke personen op de ondernemer van toepassing is.

Er is geen mogelijkheid tot bezwaar. Je kunt wel de civiele rechter om een beoordeling vragen. Hij zal bekijken of de rekening terecht is opgezegd.

Gevolgen bij onjuist gebruik

Als een ondernemer de g-rekening niet juist gebruikt en er geld vanaf haalt voor verkeerde doeleinden, dan zijn er gevolgen voor deze ondernemer. Er is bijvoorbeeld een kans dat de Belastingdienst naar de rechter stapt om via die weg alsnog het geld voor de loonheffingen of een schadevergoeding te eisen. Daarnaast zijn zelfs strafrechtelijke gevolgen mogelijk. Dan moet het wel gaan om een (mogelijke) misdaad. Voorbeelden hiervan zijn valsheid in geschrifte en het onttrekken van een zaak aan een ander die daarop een pandrecht heeft. De Officier van Justitie bepaalt of deze strafrechtelijke stappen daadwerkelijk gezet worden.