Is thuiswerken verplicht?
Thuiswerken omdat het moet of thuiswerken omdat het werkt?
In de coronatijd heeft het kabinet het advies gegeven: werk thuis, tenzij het niet anders kan. Dat zijn inmiddels bekende woorden. Het dringende advies is ingetrokken en later weer afgegeven. Maar los van dit advies geven bedrijven te kennen dat ze willen investeren in thuiswerken. Het thuiswerkadvies en de thuiswerktendens roepen vragen op: Kun je als werkgever thuiswerken verplicht stellen? En wat zijn de verplichtingen van de werkgever als je personeel thuiswerkt? Eén ding is duidelijk: thuiswerken werkt!
Thuiswerken: verplicht of advies?
In coronatijd heeft de overheid in landen om ons heen thuiswerken verplicht gesteld voor functies waarbij dat mogelijk is. Neem België, waar sinds 28 juni 2021 het advies geldt om thuis te werken. Daarvoor was het een verplichting. In Nederland heeft de overheid tijdens de coronacrisis het dringende advies gegeven om thuis te werken. Een advies dus, geen verplichting. Wel heeft een werkgever de verplichting gehad om coronamaatregelen te treffen op kantoor, voor de veiligheid van het personeel.
De voordelen van thuiswerken
Bij de meeste bedrijven is thuiswerken nog altijd niet de norm. Veel ondernemers vinden het prettiger om hun medewerkers op kantoor te zien, niet in de laatste plaats om een gevoel van controle te hebben. Je kunt daar immers zien dat mensen aan het werk zijn. Voor veel ondernemers is hun bedrijf als een kindje, het loslaten is niet altijd even makkelijk.
Toch heeft thuiswerken veel voordelen voor jou als werkgever. Denk bijvoorbeeld aan hoeveel minder tijd en geld verspild wordt aan reizen naar kantoor. Om nog maar te zwijgen over de stress en ergernis die het openbaar vervoer en filerijden opleveren.
Daarnaast geeft thuiswerken het voordeel dat medewerkers met kinderen minder opvang nodig hebben. Minder stress bij medewerkers is ook gunstig voor jou als werkgever en thuiswerken kan hierbij helpen.
Thuiswerkadvies aangepast
Op 26 juni 2021 werd in Nederland het thuiswerkadvies gewijzigd. Deze wijziging werd op 14 juli weer teruggedraaid. Toen het thuiswerkadvies werd opgeheven, gold dat personeel maximaal de helft van de werktijd weer naar kantoor kon komen, zolang daar de afstand van 1,5 meter gegarandeerd kan worden. Betekent zo’n ontwikkeling dat iedereen verplicht terug moet naar het kantoor? Of hebben werknemers recht op thuiswerken?
Wetgeving thuiswerken 2021
In principe hebben werknemers geen ‘recht’ op thuiswerken. Als werkgever heb je instructierecht. Dat betekent onder andere dat je mag bepalen waar en wanneer je werknemer werkzaamheden voor je uitvoert. Dus ook of hij dat op kantoor of ergens anders doet. Die wetgeving is door de coronacrisis niet veranderd.
Wel is het zo dat veel bedrijven de voordelen hebben ontdekt van thuiswerken en daarom thuiswerken integreren in hun bedrijfsbeleid. Ruim 40 procent van de bedrijven wil de mogelijkheden voor thuiswerken de komende tijd verbeteren.
Een paar voordelen van thuiswerken:
Minder reistijd
Hogere productiviteit
Meer autonomie
Makkelijker werk en privé combineren
Wet Flexibel werken
In 2017 is de Wet flexibel werken (wfw) in het leven geroepen om flexibel werken te stimuleren. Deze wet maakt het onder andere mogelijk dat je werknemer een verzoek doet om zijn werkplek en werktijden aan te passen. Als werkgever mag je zo’n verzoek afwijzen, maar dan moet je daar wel goede redenen voor hebben. Deze optie bestond dus al lang voor het thuiswerkadvies.
Thuiswerken: verplichtingen werkgever
Als werkgever heb je de verplichting je werknemers altijd veilige en goede arbeidsomstandigheden aan te bieden. Dat houdt in dat je werknemers gezond en veilig kunnen werken, ongeacht de locatie. Een goed ingerichte thuiswerkplek gaat verder dan een laptop en een stoel. Je moet voldoen aan de zorgplicht en de Arbowet. Die verplichting heb je ook als ze thuiswerken.
Thuiswerken: plichten werkgever
Voordat je meteen je volledige personeelsbestand naar huis stuurt, is het belangrijk om te kijken naar de verplichtingen voor werkgevers bij thuiswerken. Er zijn twee soorten verplichtingen:
De zorgplicht
Voldoen aan de Arbowet
Voldoen aan de zorgplicht
Volgens artikel 7:658 van het Burgerlijk Wetboek heb je als werkgever een zorgplicht. Dit wil zeggen dat je ervoor moet zorgen dat je medewerkers. Dingen die onder de zorgplicht vallen zijn bijvoorbeeld:
Veilige werkomgeving
Duidelijke instructies
Veilige werktools
Hierbij moet je rekening houden met de leeftijd en ervaring van je personeel. Denk niet te licht over thuiswerken en verplichtingen, als werkgever moet je er aan houden. Doe je dit niet? Dan kun je aansprakelijk gesteld worden als je medewerker ziek wordt.
Voldoen aan de Arbowet
Dingen die geregeld moeten worden volgens de Arbowet zijn:
Goed afgesteld bureau
Bureaustoel die je zelf kunt instellen
Snelle laptop of desktop
Webcam
Toegang tot belangrijke documenten
Genoeg licht in de vorm van daglicht of lampen
Ergonomische muis en toetsenbord
Smartphone
Opbergruimte
Printer
Eventuele verlengsnoeren
Voor beeldschermen gelden dezelfde regels als op kantoor: het scherm moet in een hoek van 90 graden staan en de lichtinval moet van de zijkant komen. Heeft je werknemer al een geschikte thuiswerkplek? Dan hoef je hier verder niet aan bij te dragen.
Aansprakelijkheid
Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het welzijn van hun personeel. Als je daarin nalatig bent, kun je aansprakelijk gesteld worden voor eventuele schade die je personeel oploopt tijdens het werken. Denk daarbij aan RSI door een thuiswerkplek die niet aan de Arbo-eisen voldoet. Veel bedrijven stellen daarom een checklist op waaraan een thuiswerkplek moet voldoen en maken een budget vrij zodat hun werknemers een veilige thuiswerkplek kunnen inrichten.
Thuiswerkbeleid: leg afspraken vast
Om het thuiswerken in goede banen te leiden, stellen steeds meer bedrijven een thuiswerkbeleid op. Dat is een overeenkomst waarin je vastlegt hoe je werknemer bij hem thuis werk voor je verricht. Je geeft niet alleen duidelijkheid aan je werknemer, maar je laat daarmee ook weten hoe het met de rechten en plichten zit van zowel werkgever als werknemer.
Thuiswerken: niet verplicht
Thuiswerken is dus niet verplicht. Het was een tijdlang het dringende advies van het kabinet, en het wordt zoals het nu lijkt het nieuwe normaal voor veel bedrijven. Hybride werken geeft nieuwe uitdagingen en nieuwe kansen. Daarom is het verstandig als bedrijf te kijken naar de manier waarop je thuiswerken een volwaardig deel maakt van je beleid. Op die manier heeft iedereen er voordeel van en leg je vast wat je van je werknemers verwacht. Laat thuiswerken voor je werken!
Thuiswerkplek tips
Een goede thuiswerkplek inrichten is niet moeilijk, maar het is wel nodig om er even aandacht aan te besteden. Je moet namelijk voldoen aan de regels van de arbo, hier lees je verder in dit artikel meer over. Wist je dat de Inspectie SZW het naleven van de arbo-regels zelfs op een thuiswerkplek kan controleren?
Verder is het belangrijk om aan je werknemers te vragen waar zij behoefte aan hebben. Uiteindelijk moeten zij zich prettig voelen op hun werkplek.
Thuiswerkplek en de Belastingdienst
Een geschikte thuiswerkplek hoeft geen vermogen te kosten. Via de werkkostenregeling (WKR) mag je als werkgever onbelaste vergoedingen aan je werknemers geven, zoals een bureau of laptop. Hiermee kun je bijvoorbeeld een geschikte thuiswerkplek inrichten.
Hiervoor moet je je wel aan een aantal regels houden:
Als het totale bedrag onder onder de 1,7% van de eerste € 400.000 van de loonsom van alle medewerkers samen blijft, mag je dit onbelast als vergoeding geven. Dit deel wordt ook wel de vrije ruimte genoemd.
Komt de loonsom boven de € 400.000? Over het bedrag daarboven geldt een percentage van 1,18%.
Sommige goederen vallen onder het noodzakelijkheidscriterium. Deze mag je altijd onbelast aan je werkgevers geven. Hieronder vallen gereedschappen, laptops, desktops, smartphones en tablets.
