De Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) verplicht bedrijven om uitgebreid te rapporteren over hun impact op mens en milieu. Veel mkb-ondernemers hebben hier vraagtekens bij, vooral als het gaat om het verzamelen van de benodigde data. Maar met de juiste aanpak kun je deze taak behapbaar maken. In dit artikel leggen we uit hoe je stapsgewijs de benodigde data verzamelt voor je CSRD-rapportage, en bieden we praktische handvatten om je op weg te helpen.
Waarom is dataverzameling belangrijk voor de CSRD?
Dataverzameling is de basis van CSRD-rapportage. Zonder betrouwbare data kun je niet aantonen wat je impact is op milieu, mens en bestuur (ESG: Environment, Social en Governance). De richtlijn van de CSRD is bedoeld om duurzaamheidsinformatie vergelijkbaar, controleerbaar en transparant te maken binnen Europa. Met deze informatie kunnen bedrijven hun sociale en ecologische prestaties verbeteren.
Geldt CSRD voor jou in 2026?
Dat hangt af van de omvang van je bedrijf.
Grote bedrijven
Grote ondernemingen rapporteren al volgens de CSRD. Zij moeten voldoen aan alle eisen uit de European Sustainability Reporting Standards (ESRS).
Je bent een grote onderneming volgens de CSRD als je:
Meer dan € 25 miljoen balanstotaal hebt
Meer dan € 50 miljoen netto-omzet draait
Meer dan 250 medewerkers gemiddeld in dienst hebt
Voldoe je aan twee van deze drie kenmerken? Dan word je aangemerkt als grote onderneming.
Je moet de drempels twee jaar achter elkaar overschrijden voordat je officieel als groot geldt.
Daal je weer onder de grens? Dan geldt ook daar de tweejaarstermijn.
De beoordeling gebeurt op basis van je geconsolideerde cijfers als je onderdeel bent van een groep.
Beursgenoteerde mkb-bedrijven
Beursgenoteerde mkb-bedrijven zijn vanaf boekjaar 2026 CSRD-plichtig, met een opt-out tot 2028.
Je bent een MKB-bedrijf volgens de CSRD als je:
Minder dan 250 medewerkers in dienst hebt (gemiddeld over het boekjaar), én
Maximaal € 50 miljoen netto-omzet draait, óf
Maximaal € 25 miljoen balanstotaal hebt
Blijf je binnen deze grenzen? Dan val je onder het mkb.
Niet-beursgenoteerde mkb-bedrijven
Ben je niet beursgenoteerd? Dan ben je in 2026 niet direct rapportageplichtig. In de praktijk krijg je mogelijk wel dataverzoeken vanuit klanten of financiers. Goed voorbereid zijn scheelt veel tijd en ad-hoc werk.
Stappenplan voor het verzamelen van CSRD-data
Welke data je moet verzamelen om je rapportage correct te kunnen doen, is niet voor ieder bedrijf hetzelfde. Dit wordt met name bepaald door de onderwerpen waarop je moet rapporteren.
Welke onderwerpen dat zijn, volgt uit specifieke stappen die zijn vastgelegd in de tweedelige European Sustainability Reporting Standards (ESRS). ESRS1 en ESRS2 zijn hierbij de belangrijkste standaarden.
Op basis van deze standaarden, hebben we een stappenplan voor jou als mkb ondernemer opgesteld. Door deze stappen te volgen, werk je op de juiste manier toe naar het verzamelen van data en dus het voldoen aan de CSRD-richtlijn. Je zult merken dat de benodigde data niet alleen uit getallen en percentages bestaan, maar juist veel uit beschrijvingen van wat je als bedrijf wel/niet doet en hoe je dat doet. Daar gaan we:
1. Begrijp de relevantie van de CSRD voor jouw bedrijf
Begin met een beoordeling van hoe de CSRD op jouw bedrijf van toepassing is. Goed begrijpen van de omvang van jouw verplichtingen, deadlines, en specifieke vereisten dus.
Breng in kaart of je nu of later CSRD-plichtig bent. Voor de meeste mkb ondernemers geldt dat je officieel voorlopig niet CSRD-plichtig bent. Maar als je er toch - om goede redenen - alvast mee aan de slag gaat, kun je het beter direct goed aanpakken!
2. Start een project(team)
Wijs één verantwoordelijke aan en reserveer tijd en budget. Betrek je accountant of financieel adviseur vroeg: zij spelen een rol bij controle en consistentie van data.
3. Breng je waardeketen in kaart
Hoe creëer je waarde, en waar zit je in de keten? Denk aan:
Inkoop van grondstoffen
Productie of dienstverlening
Logistiek en gebruiksfase
Voorbeelden van bedrijven die je voorgingen kun je gebruiken als inspiratie:
4. Identificeer je stakeholders
Bepaal wie jouw stakeholders zijn en wat hun verwachtingen zijn met betrekking tot duurzaamheidsrapportage. Hierbij is het belangrijk om ten minste een lijstje te maken van deze twee groepen stakeholders:
Getroffen stakeholders - dit zijn alle personen of groepen wiens belangen positief of negatief worden beïnvloed door jouw bedrijfsactiviteiten en de activiteiten binnen jouw keten.
Let op: deze groep betrek je actief in de stappen hierna!
Gebruikers van jouw rapportage - dit klinkt wat vaag, maar hierbij kun je denken aan zakenpartners, (potentiële) beleggers, kredietverstrekkers, verzekeringspartijen, overheden en ieder ander die geïnteresseerd kan zijn in jouw duurzaamheidsprestaties.
5. Voer een dubbele materialiteitsanalyse uit
Je bepaalt welke onderwerpen écht tellen, vanuit twee invalshoeken:
Impact van je activiteiten op mens en milieu
Financiële risico’s en kansen voor je bedrijf
Let op: Hierbij is het belangrijk dat je getroffen stakeholders betrekt in het proces, via bijvoorbeeld enquêtes, interviews, of workshops. Je kunt dus niet zelf (met je projectgroep) bepalen welke onderwerpen wel/niet materieel zijn voor jullie.
Zodra je weet welke onderwerpen voor jou materieel zijn, kun je in ESRS1 en met name ESRS2 vinden welke informatie je op deze onderwerpen moet verschaffen. Oftewel, wat de “rapportage-eisen” zijn.
Dit varieert van “een beschrijving van het aantal werknemers per geografisch gebied” en “een beschrijving van hoe je bijdraagt aan de circulaire economie, met inbegrip van bijvoorbeeld slimme systemen voor het inzamelen van afval” tot “de screening en evaluatie van sociale en milieuprestaties van leveranciers” en “percentage werknemers die regelmatig prestatie- en ontwikkelingsbeoordelingen krijgen”.
Tip: Lees meer over de dubbele materialiteitsanalyse.
6. Ontwikkel een duurzaamheidsstrategie
Formuleer een duidelijke duurzaamheidsvisie die aansluit bij de kernactiviteiten van jouw bedrijf en stel concrete doelen die meetbaar zijn. Dat betekent ook: bepalen van voor jou relevante prestatie-indicatoren (KPI's), die je zult gebruiken om voortgang t.a.v. jouw impact te monitoren. Een paar voorbeelden:
Milieu: Stel bijvoorbeeld als doel om je CO2-uitstoot met 10% te verminderen binnen twee jaar. Je KPI kan dan zijn: “CO2-uitstoot per geproduceerde eenheid”.
Sociaal: Een doel kan zijn om de diversiteit in je leiderschapsteam te vergroten. Je KPI kan dan zijn: “Percentage vrouwelijke leidinggevenden”
Governance: Een doel kan zijn: verhogen van transparantie in bedrijfsbesluitvorming. Je KPI kan dan zijn: “Aantal openbare rapportages en updates over bestuursbesluiten per jaar”.
Lees ook: zo verwerk je duurzaamheid in je strategie
7. Ontwikkel een governance- en rapportagestructuur
Dit klinkt misschien zwaar, maar een governance- en rapportagestructuur wil simpelweg zeggen dat iemand binnen jouw team verantwoordelijk is voor de duurzaamheidsstrategie en rapportage. En ook dat je interne processen en systemen inricht voor het verzamelen en verifiëren van de benodigde data. Je kartrekker en/of projectteam kunnen hier een rol in spelen, maar misschien is er een andere logische(re) eigenaar binnen je bedrijf.
Leg vast:
Wie data aanlevert
Wie controleert
Wie rapporteert
8. Identificeer en raadpleeg databronnen
Identificeer welke bronnen binnen je bedrijf de benodigde data kunnen leveren, zoals HR-systemen, energiebeheerplatforms (of je environmental management system), ERP-systemen en je financiële administratie.
Bepaal vervolgens je methoden voor het verzamelen van zowel kwantitatieve als kwalitatieve data. Denk hierbij aan automatische metingen, enquêtes of handmatige invoer. Denk ook na over eventuele controles, die ervoor zorgen dat je data nauwkeurig, volledig en consistent is.
9. Voer een (nul)meting uit
Voer een initiële meting uit van de huidige prestaties met betrekking tot de benodigde datapunten (wordt duidelijk in stap 5) en vastgestelde KPI's (deze heb je bepaald in stap 6). Dit geeft je een startpunt, waar je je progressie straks tegen af kunt zetten.
Praktisch voorbeeld: Stel dat je een productiebedrijf runt. Begin met het in kaart brengen van je jaarlijkse energieverbruik en CO2-uitstoot door de gegevens op te vragen bij je energieleverancier. Voor sociale data kun je een anonieme enquête uitvoeren onder je medewerkers om hun tevredenheid en betrokkenheid te meten.
Leg de resultaten op een logische manier vast en analyseer waar de grootste kansen voor verbetering liggen.
10. Maak een intern proefrapport
Maak een (intern) duurzaamheidsrapport om te testen hoe goed je dataverzameling en rapportageprocessen werken. Dit rapport kan ook dienen om feedback te verzamelen van stakeholders.
Zorg ervoor dat het rapport voldoet aan de richtlijnen en eisen zoals beschreven in ESRS 1 en ESRS 2, waarbij je altijd probeert te voldoen aan vijf kwalitatieve kenmerken: relevantie, getrouwe weergave, vergelijkbaarheid, controleerbaarheid, en begrijpelijkheid.
Tip: Download het duurzaamheidsrapport van een grote speler in je sector, en let op hoe zij hun data structureren. Dit kan dienen als inspiratie voor je eigen rapport.
11. Help je team vaardig(er) te worden
Om alle datapunten in te vullen volgens de CSRD (meestal zo’n 300 in totaal), heb je je hele team nodig. Organiseer daarom trainingen om ervoor te zorgen dat medewerkers begrijpen waarom duurzaamheidsdata belangrijk is en hoe ze bijdragen aan het verzamelen van deze data. Je kunt ook interne campagnes starten, om het belang van de CSRD en duurzaamheidsinitiatieven onder de aandacht te brengen.
12. Evalueer en optimaliseer je proces
Evalueer regelmatig je dataverzamelings- en rapportageprocessen en pas ze aan waar nodig om beter te presteren. En een open deur: blijf de verzamelde data monitoren en scherp je strategie en doelen aan op basis van nieuwe inzichten en ontwikkelingen.
Tip: stel een maandelijkse bijeenkomst in met je team om de voortgang van je duurzaamheidsdoelen en de verzamelde data te bespreken. Dit houdt iedereen scherp en zorgt ervoor dat problemen snel worden opgemerkt en opgelost.
13. Bereid je voor op externe publicatie en verificatie
Jullie hebben hard gewerkt - tijd om de wereld een inkijkje te geven in jullie duurzaamheidsprestaties! Dat kan bijvoorbeeld door het publiceren van een duurzaamheidsrapport of het toevoegen van een pagina op je website. Zorg er in ieder geval voor dat het toegankelijk is voor alle belanghebbenden.
Je kunt overwegen om een externe partij in te schakelen voor de validatie van je data en rapportage, om de geloofwaardigheid te vergroten en ver weg te blijven van greenwashing.
14. Sta stil bij wat je bereikt
Tot slot: vergeet niet om gezette stappen met elkaar te vieren. Als je hier bent aanbeland, is er véél werk verzet door jou en je team. Pak een momentje om met elkaar te delen wat jullie geleerd hebben, waar jullie tegenaan gelopen zijn en wat het jullie gebracht heeft. En daar mag best taart bij gegeten worden!
Bovenstaande stappenplan biedt een systematische aanpak waarmee je de complexe taak van dataverzameling en rapportage voor de CSRD kunnen aanpakken.
Dataverzameling CSRD: behapbaar en effectief
Met dit stappenplan kun je de rapportage-eisen van de CSRD haalbaar maken voor je bedrijf. Begin met een nulmeting, stel duidelijke doelen en KPI’s, en maak gebruik van bestaande tools en systemen. Vergeet niet om inspiratie op te doen bij andere bedrijven via voorbeeldrapporten, en zorg voor een continue dataverzamelingscyclus. Op deze manier ben je goed voorbereid op de CSRD-rapportage en kun je je bedrijf positioneren als een transparante en verantwoordelijke speler in de markt!
