Wat is een exitgesprek en hoe pak je het aan?
Haal het maximale uit een eindgesprek
Personeelsverloop hoort nu eenmaal bij ondernemen. Wat de reden ook is van iemands vertrek bij je onderneming, een face-to-face exitgesprek is altijd een goed idee. In dit artikel lees je waarom een eindgesprek belangrijk is en hoe je het goed voorbereidt.
Een werknemer die het schip verlaat hoort bij een normaal verloop van je personeelsbestand. Zo’n vertrek kan een heleboel oorzaken hebben. Iemand kan toe zijn aan een nieuwe uitdaging of vallen voor een mooi aanbod van een ander bedrijf. Soms ligt de oorzaak ook deels bij jou, ex-collega’s of bepaalde processen. Hoe dan ook, een exitgesprek is altijd waardevol.
Waarom zijn exitgesprekken belangrijk?
Het voeren van een exitgesprek is belangrijk om verschillende redenen:
1. Inzicht redenen van vertrek
Wat de reden van ontslag ook is, meestal geeft je toekomstige ex-medewerker dit aan tijdens het ontslaggesprek. Toch zal iemand misschien niet direct het achterste van de tong laten zien. Al is het maar om de goede vrede te bewaren in de laatste weken dat jullie aan elkaar verbonden zijn. Je medewerker heeft namelijk altijd een wettelijke opzegtermijn van minimaal één maand.
Heb je het gevoel dat er meer speelt dan je medewerker als reden voor ontslag opgeeft? Tijdens een exitgesprek heb je meer kans om alles boven tafel te krijgen. Na het het gesprek scheiden immers jullie wegen. Het ideale moment om iemand te vragen naar een ongezouten mening, zonder gevolgen.
2. Feedback verzamelen op een exitgesprek formulier
Of je nu een waterval aan kritiek over je heen krijgt of wat kleine verbeterpunten aanhoort: alle feedback is waardevol. Schrijf het op en gebruik het om verbeteringen door te voeren.
Als er één schaap over de dam is, volgen er meer? Zo’n vaart zal het niet lopen. Zeker niet als je feedback tijdens een exitgesprek gebruikt om mogelijke pijnpunten te identificeren waar andere werknemers ook mee worstelen. Misschien is het tijd om je salarisstructuren te herzien, een vertrouwenspersoon aan te stellen of meer doorgroeimogelijkheden of bepaalde cursussen aan te bieden.
3. Bedrijfsimago beschermen
Een exitgesprek is ook een belangrijk signaal naar je werknemers die de kar blijven trekken. Je laat namelijk zien dat je feedback serieus neemt en waarde hecht aan ervaringen en meningen van je medewerkers. Dit kan weer leiden tot een positievere werkomgeving, een hogere werknemersbetrokkenheid én hogere personeelsretentie.
4. Kennis behouden
Werknemers die vertrekken nemen vaak waardevolle kennis met zich mee. Hoewel de overdracht van werkzaamheden op het moment van een exitgesprek al is afgerond, zijn er misschien nog zaken die jullie over het hoofd zien.
Tijdens een eindgesprek kun je nog even goed sparren en belangrijke zaken op papier vastleggen. Vervolgens kun je het overdragen aan een andere werknemer, zodat het niet verloren gaat. Op die manier minimaliseer je de negatieve gevolgen van de vertrekkende werknemer.
Voorkom valkuilen: bereid het exitgesprek goed voor
Gebruik onderstaande ‘checklist exitgesprek’ om valkuilen te voorkomen en zorg ervoor dat je het gesprek aangaat met de juiste mindset, openheid en follow-up. Op de manier haal je het maximale uit een eindgesprek:
Zorg voor een open sfeer. Voer het exitgesprek in een vertrouwde omgeving, een ruimte waar je werknemer zich comfortabel voelt. Stel je werknemer gerust en creëer een sfeer waarin alles gezegd mag worden.
Exitgesprek voorbereiden: maak een lijst met exitgesprek vragen. Bijvoorbeeld m.b.t. redenen van vertrek, werkervaring, relatie met collega’s en leidinggevenden, suggesties voor verbetering, etc.
Wees voorbereid op emotionele reacties. Frustraties, teleurstelling en boosheid kunnen zomaar een kookpunt bereiken. Stel jezelf empathisch en ondersteunend op en luister zonder oordeel. Wees bereid om persoonlijke kritiek te ontvangen en probeer hier niet defensief op te reageren.
Vertrouwelijkheid. Zorg voor vertrouwelijkheid en benadruk aan het begin van het exitgesprek dat alles wat de revue passeert vertrouwelijk wordt behandeld. Als je medewerker niet het gevoel heeft dat het gesprek vertrouwelijk is, kan dat bepaalde antwoorden en reacties sterk beïnvloeden.
Vragen exitgesprek
Ter inspiratie kun je tijdens het exitgesprek dit soort vragen stellen:
Wat was precies de reden van je ontslag?
Hoe heb je de samenwerking met collega’s en leidinggevenden ervaren?
Hoe heb je de sfeer in het bedrijf (of binnen je teams) beleefd?
Was je gebleven als er bepaalde zaken waren veranderd?
Wat had je graag anders gezien?
Hoe heb je mijn rol als bedrijfsleider ervaren? Wat vond je goed en wat vond je minder goed?
Wat zou ik in de toekomst beter kunnen doen?
Heb je tips om de loyaliteit van onze medewerkers te verbeteren?
