Wat is de identificatieplicht bij nieuw personeel?

Stap 1 bij nieuw personeel
De economie begint weer op volle toeren te draaien. Dit betekent voor veel MKB-bedrijven dat ze nieuw personeel gaan aannemen. Maar waar moet je opletten als je een nieuwe werknemer hebt aangenomen en hij of zij gaat bij je bedrijf beginnen?

Identificatieplicht

Volgens de Wet op de identificatieplicht ben je als werkgever verplicht om nieuwe werknemers op hun eerste dag te identificeren. Dit gebeurt voordat hij/zij bij je aan de slag mag gaan en met zijn/haar werkzaamheden kan beginnen. Het is niet alleen de plicht van de werkgever om de identiteit te controleren, maar het is ook de plicht van de werknemer zich te identificeren.

Het identificeren kan alleen aan de hand van een origineel en geldig (!) paspoort of ID-kaart. Een rijbewijs is hiervoor GEEN geldig legitimatiebewijs. Hoewel soms lastig, zal je als werkgever toch de pasfoto moeten controleren of deze overeenkomt met de persoon die je voor je hebt. Daarnaast controleer je of de naam, geboortedatum, geboorteplaats en het BSN overeenkomen met de gegevens die door de werknemer zijn verstrekt.

Laat de werknemer ook een handtekening zetten en controleer deze met de handtekening op het identificatie document. Omdat het een geldig document moet zijn, moet je ook checken of de geldigheid van het document niet vervallen is. Overigens is een kopie van een identiteitsbewijs toen deze gemaakt en geldig was voldoende en behoeft deze niet vervangen te worden als die daarna verloopt.

Uiteraard moet je ook bekijken of het document er niet raar of bijzonder uitziet. Je moet inschatten of er met het document geknoeid is.

Vastlegging en bewaarplicht

Van het legitimatiebewijs maak je als werkgever een goed leesbare kopie. Let op dat je bij een ID-bewijs de voor -en achterkant kopieert en bij recent uitgegeven paspoorten ook zowel de voor- als de achterkant van de eerste pagina.

De gemaakte kopieën dienen bewaard te worden tot minstens vijf jaar na het kalenderjaar waarin de werknemer uit dienst is gegaan. Dit is ook in lijn met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

De controle of werkgever, maar ook werknemer aan bovenstaande verplichtingen hebben voldaan wordt gezamenlijk door de Belastingdienst, het UWV, de Inspectie SZW en de vreemdelingenpolitie gedaan.

Sancties

Als je niet voldoet aan de voorgaande verplichtingen, dan moet het salaris voor de betreffende werknemer tegen een tarief van 52% (anoniementarief) worden belast (naheffingen). Er geldt dan ook geen loonheffingskorting en er mag geen rekening gehouden worden met het maximumpremieloon en de franchise bij de inkomensafhankelijke bijdrage zorgverzekeringswet. Daarnaast komen er nog additionele boetes. De belastingdienst is streng bij haar controles.

Tip

  • Zorg dat je personeelsdossier altijd op orde is

  • Maak voordat er nieuw personeel begint een checklist en inwerkschema, met als eerste punt identificatieplicht.


Praat met ons mee op

MKB Servicedesk
Postadres
Postbus 40273
3504 AB Utrecht

Bezoekadres:
Reactorweg 9a
3542 AD Utrecht
Tel: 088 652 00 50

Toegevoegd

U kunt verder winkelen of de bestelling afronden.

Afronden
MKB Servicedesk maakt gebruik van cookies
/7158/cookieverklaring-mkb-servicedesk.htm
 Meer informatie
 Melding sluiten