Sollicitatie afnemen

Niet alleen de sollicitant moet zich goed voorbereiden op het komende sollicitatiegesprek. Jij als baas moet dat óók. Weet wat je gaat vragen en welke eisen je stelt aan je nieuwe medewerker.

Naast onderstaande tips is goed je te verdiepen in de NVP sollicitatiecode. De sollicitatiecode biedt handvatten voor een gestructureerde gang van zaken. 

Tip 1:

Stel duidelijke functie-eisen op. Maak daarin onderscheid tussen vereisten en pré's, zo weet de sollicitant of hij of zij geschikt is voor de functie en zo selecteer je al meteen.

Tip 2:

Onthoud dat het niet alleen voor jou een eerste kennismaking is met een mogelijk nieuwe werknemer maar ook andersom. Iemand komt voor het eerst bij jou in het bedrijf. Zorg dus dat je als geheel een goede indruk achter laat. Dit kan op verschillende manieren. Stuur bijvoorbeeld iedere sollicitant een ontvangstbevestiging als ze net gereageerd hebben op de vacature. Communicatie is vanaf het begin al erg belangrijk. Dit kan in de vorm van een standaard e-mail of brief. Probeer verder tijdens het gesprek zoveel mogelijk te weten te komen zonder opdringerig te zijn.

Tip 3:

Begin rustig aan het gesprek en stel vragen die de kandidaat op zijn gemak stelt. Als hij/zij op zijn/haar gemak is, kunnen er de leukste gesprekken ontwikkelen. Zo’n sfeer creëer je door wat informele vragen te stellen. Bijvoorbeeld door te vragen: 'Kon je het vinden?'

Tip 4:

Als je veel sollicitanten hebt, moet je aan eenieder ongeveer dezelfde vragen stellen. Alleen dan kan je vergelijken. Natuurlijk verloopt elk gesprek anders, maar een vaste structuur moet er altijd wel inzitten. Bij de MKB Servicedesk adviseren wij de volgende opbouw:

• Opening

• Informatie geven over de organisatie en over de functie

• Informatie vragen aan de kandidaat

• Vragen van de kandidaat beantwoorden

• Afsluiting

Het lijkt simpel, maar vaak wordt er begonnen met het bevragen van de kandidaat. Het is wel belangrijk dat hij precies weet, wat voor bedrijf je hebt en hoe de functie in elkaar zit. Dat betekent overigens niet dat het een ellenlang verhaal is of nog erger, een monoloog moet worden. Probeer te kijken of de kandidaat enigszins de moeite heeft genomen zich te informeren over jouw bedrijf. Als je op je website informatie hebt staan over de geschiedenis van het bedrijf en de doelen, dan heeft een goede kandidaat dit allang gelezen.

Tip 5:

Maak altijd duidelijk wat de procedure is en voor welke datum kandidaten meer informatie krijgen. Anders krijg je een overbelaste telefoonlijn door (terecht) ongeduldige kandidaten die op je beslissing wachten. Dus als je veel sollicitanten hebt, geef dit gewoon aan. Komt er nog een tweede ronde? Zorg dat de sollicitant dat weet.

Tip 6:

Leg een archief aan van de open sollicitaties die je ontvangt maar niets mee hebt gedaan. Dit zijn mensen die uit zichzelf jouw bedrijf kiezen om te willen werken. Het kan dus zijn dat er personen tussen zitten met een grote belangstelling voor het werk en het bedrijf. Enthousiasme is erg belangrijk. 

Naast onderstaande tips is goed je te verdiepen in de NVP sollicitatiecode. De sollicitatiecode biedt handvatten voor een gestructureerde gang van zaken. 

Tip 1: weet wat je wilt

Je maakt het jezelf een stuk gemakkelijker als je precies weet wat je wilt. Dat betekent om te beginnen dat je helder voor ogen hebt wat de functie inhoudt. Zet voor jezelf op een rijtje wat je in elk geval te weten wilt komen over de kandidaat. Vaak roept lezing van diens sollicitatiebrief en cv al heel wat vragen op. Noteer deze; ze zijn een mooi houvast tijdens het gesprek.

Kijk verder dan de functie. Een sollicitant is ook een mens. Het gaat erom dat je iemand vindt die past in jouw bedrijf. Als je iemand aanneemt met wie je niet kunt samenwerken, span je het paard achter de wagen. Als een sollicitant de doelstellingen van jouw onderneming niet onderschrijft, kun je beter nog even verder zoeken.

Tip 2: zorg voor structuur

Het is handig om het sollicitatiegesprek volgens een vaste structuur te laten verlopen. Meestal gaat het om vijf stappen. Je opent het gesprek met wat opmerkingen om het ijs te breken. Daarna vertel je iets over je bedrijf en over de functie. Houd dit deel van het gesprek kort; een goede kandidaat heeft zich immers al verdiept in jouw onderneming. Dan volgt het belangrijkste deel van het gesprek: informatie vragen aan de sollicitant. Vraag dan niet naar de bekende weg, maar richt je juist op zaken die je niet in iemands cv kunt terugvinden. Een handige vraag is: waarom? Met het antwoord krijg je inzicht in de beweegredenen van de persoon. Bij de vierde stap beantwoord je de vragen die de sollicitant heeft. En ten slotte sluit je het gesprek af; vertel daarbij helder wat de vervolgstappen in de procedure zijn.

Tip 3: een gesprek werkt beter dan een overhoring

Maak van het sollicitatiegesprek een echt gesprek. Een open, prettige sfeer levert meer informatie op dan een strenge overhoring. Wees oprecht geïnteresseerd: wat beweegt de sollicitant? Wat wil hij bereiken? Hoe wil hij jouw bedrijf verder helpen? Zorg dat je open vragen stelt; daarmee stimuleer je je gesprekspartner om meer over zichzelf te vertellen. Wil je weten of iemand kan plannen? Vraag dan hoe hij zijn werk organiseert. Voel je vrij om door te vragen, bijvoorbeeld ‘waarom vind je dat?’ en ‘geef daar eens een voorbeeld van?’

Tip 4: denk aan de taboes

Ook een sollicitatiegesprek kent taboes. Volgens de wet mag je sollicitanten niet vragen naar privézaken. Met de eventuele kinderwens, de gezinssituatie of de gezondheid van de sollicitant heb jij als werkgever niets te maken. Wat je wél mag, is proberen vast te stellen of iemand geschikt is voor de functie die je biedt. Een callcenter-medewerker moet een groot deel van de dag teksten kunnen lezen op een beeldscherm. Een vrachtwagenchauffeur moet uren achtereen geconcentreerd kunnen blijven. Een horeca- of winkelmedewerker moet juist de hele dag lopen en staan.

Tip 5: lees tussen de regels door

Kijk verder dan de voor de hand liggende zaken. De informatie op het cv van de sollicitant en diens antwoorden tijdens het gesprek zijn uiteraard belangrijk. Maar let ook op hoe de sollicitant zich gedraagt. Heeft hij moeite gedaan om netjes voor de dag te komen? Kijkt hij je aan tijdens het gesprek? Kan hij spontaan reageren, of houdt hij zich strikt aan tevoren ingestudeerde antwoorden? Wees niet té streng: het is logisch als een sollicitant wat zenuwachtig is.