Afwijzen van een sollicitatie doe je zo

Ga zorgvuldig om met kandidaten die het niet worden

Mensen die handen schudden

Vergroot je bereik en vind sneller nieuwe collega's

Zoek jij versterking van je team en hebben meerdere kandidaten gesolliciteerd op een openstaande vacature? Dan zul je ook een aantal sollicitanten moeten afwijzen. En dat zal in veel gevallen teleurstelling opleveren. Ga hier dus op een fatsoenlijke, zorgvuldige manier mee om. Hoe je een sollicitant op een nette manier afwijst en waar je zoal rekening mee kunt houden, lees je hier.

Waarom is het belangrijk om iemand op een fatsoenlijke manier af te wijzen?

Vooropgesteld dat je de luxe hebt dat meerdere kandidaten hebben gesolliciteerd op een openstaande vacature - zeker niet vanzelfsprekend in deze krappe arbeidsmarkt - ga je een keuze maken. En dat betekent dat je één persoon goed nieuws gaat brengen en de rest slecht nieuws. 

Zo’n afwijzing dien je op een respectvolle en professionele manier te behandelen. Daar zijn diverse redenen voor te bedenken: 

Respect voor de sollicitant

Door een sollicitant op een fatsoenlijke en professionele manier af te wijzen, toon je respect voor de tijd en inspanningen die een kandidaat aan de sollicitatie heeft besteed. Het laat zien dat je elke sollicitatie serieus neemt en interesse in de functie en je organisatie waardeert.

Je reputatie als werkgever

Ook je eigen reputatie staat op het spel. Door sollicitanten op een fatsoenlijke manier af te wijzen, bouw je een positieve reputatie op als werkgever. Dit kan allerlei positieve gevolgen hebben. Zo kan het een afgewezen kandidaat aanmoedigen om in de toekomst opnieuw te solliciteren. Ook kan positieve mond-tot-mondreclame leiden tot een nieuwe aanwas van potentiële kandidaten.  

Positief bedrijfsimago

Een respectvolle afwijzing draagt ook bij aan het behoud van je bedrijfsimago en merkreputatie. Je laat zien dat je een empathisch en professioneel bedrijf runt. Ook dit kan weer helpen met het aantrekken van toekomstig talent.

Feedback voor professionele ontwikkeling 

Wanneer je een sollicitant afwijst en constructieve feedback geeft waarom iemand het niet is geworden, draag je bij aan hun professionele ontwikkeling. Je geeft een kandidaat op deze manier waardevolle inzichten. Daarmee help je een afgewezen sollicitant dus om bepaalde (sollicitatie)vaardigheden te ontwikkelen.

Feedback werkt trouwens ook andersom: je kunt een afgewezen kandidaat ook vragen stellen over de sollicitatieprocedure en jouw eigen rol in het sollicitatieproces. Dit kan waardevolle inzichten opleveren waarmee je je eigen werving- en selectie skills kunt verbeteren.

Afwijzen sollicitatie: hoe doe je dat op een respectvolle manier? 

Een sollicitatie afwijzen kan schriftelijk via een formele brief. Of, eigenlijk gebruikelijker tegenwoordig, met een e-mail. Dat is meestal informeler en makkelijker. Hier volgen enkele suggesties om sollicitanten fatsoenlijk af wijzen:

Stuur een duidelijke boodschap en vermijd standaard-afwijzingen (tenzij het niet anders kan)

Stuur een persoonlijke, vriendelijke afwijzing naar elke kandidaat. Vermeld dat diegene niet is geselecteerd voor de positie en vertel bij voorkeur ook waarom. Bijvoorbeeld omdat een ander profiel beter aansluit. Vermijd standaard-afwijzingen die je per bulk verstuurt, tenzij het niet anders kan. Wanneer je meer dan honderd reacties krijgt op een vacature, ontkom je eigenlijk niet aan een e-mail met een algemene afwijzing.  

Geef constructieve feedback

Neem bij voorkeur de tijd voor persoonlijke afwijzingen en leg uit waarom een sollicitant niet is geselecteerd. Een sollicitant zal deze moeite zeker waarderen en het kan waardevolle inzichten opleveren voor toekomstige sollicitatietrajecten.

Laat sollicitanten niet lang wachten

Probeer afwijzingsberichten altijd zo snel mogelijk te versturen nadat je een keuze hebt gemaakt. Hiermee toon je respect voor de tijd en inspanningen die iemand heeft genomen. Bovendien wil je je kandidaten zo kort mogelijk in het ongewisse laten. Duidelijkheid geeft namelijk rust. Ook als iemand het niet is geworden. Met een afwijzing kan een sollicitant ook weer verder.

Moedig afgewezen kandidaten aan opnieuw te solliciteren

Heb je sollicitanten afgewezen die wel geschikt zijn voor de functie of misschien wel een andere functie waarvoor je in de toekomst gaat werven? Moedig je sollicitanten dan aan om opnieuw te solliciteren als het zover is.

Voorbeelden brief afwijzing sollicitatie

Een sollicitatie afwijzen kan op verschillende manieren. Gebruikelijk is om dit schriftelijk te doen in de vorm van een afwijzingsbrief of e-mail. Hoe je de afwijzing precies insteekt, hangt af van je bedrijfscultuur, de functie waarop is gesolliciteerd en de fase van de sollicitatieprocedure. 

Fase van de sollicitatieprocedure 

Over het algemeen volstaat een korte, bondige afwijzing als iemand zich aan het begin van de sollicitatieprocedure bevindt. Bijvoorbeeld tijdens de eerste schifting, als je op basis van cv’s en motivatiebrieven mensen gaat selecteren. Is iemand een of meerdere keren op gesprek geweest? Beloon deze moeite dan door de tijd te nemen en een persoonlijke afwijzing op papier te zetten. 

De fase van het sollicitatietraject is dus erg belangrijk. Hoe verder iemand in het traject zit, hoe meer moeite er is genomen. Zo kun je onderscheid maken tussen:

Voorbeeld afwijzingsbrief sollicitatie

Om het belang van de sollicitatiefase te onderstrepen volgen hier twee voorbeelden van afwijzingsbrieven: 

Informele afwijzingsbrief per e-mail op basis van motivatie en cv

Onderwerp: Sollicitatie vacature [naam functie] Bericht: Beste [voornaam],

Bedankt voor je sollicitatie op de vacature van [...]. Ik heb met interesse je motivatiebrief en cv doorgenomen. Na een zorgvuldige overweging hebben we helaas besloten je niet uit te nodigen voor een gesprek. Ondanks je goede kwalificaties en werkervaring hebben we gekozen om verder te gaan met profielen die beter aansluiten op de functie.

Graag bewaren we je gegevens gedurende een half jaar, zodat we contact met je kunnen opnemen mocht er een andere, geschikte vacature vrijkomen. Ik hoor graag van je of je hier toestemming voor geeft.

Nogmaals bedankt voor je sollicitatie. We waarderen de tijd en moeite die je hebt genomen en de interesse die je in ons bedrijf hebt getoond. Veel succes bij eventuele verdere sollicitaties.

Met vriendelijke groet, 

[Je naam] [Je functietitel] [Bedrijfsnaam]

Voorbeeld: afwijzingsbrief na sollicitatiegesprek (formele toon)

Onderwerp: Terugkoppeling op uw sollicitatiegesprek voor [functietitel] bij [Naam van je bedrijf]

Geachte [naam van je sollicitant],

Hartelijk dank voor uw interesse in de functie van [Functietitel] bij [Bedrijfsnaam] en voor uw deelname aan het sollicitatiegesprek op [datum]. We waarderen de tijd die u heeft genomen om ons te ontmoeten en uw getoonde interesse in ons bedrijf.

Na grondige overweging en evaluatie van alle sollicitanten hebben we helaas moeten besluiten om met andere kandidaten verder te gaan in het sollicitatieproces.

Hoewel uw ervaring en vaardigheden indrukwekkend waren, hebben we uiteindelijk gekozen voor een andere kandidaat die nog beter aansloot bij de specifieke behoeften van de functie en het team.

We willen benadrukken dat uw sollicitatie zeer gewaardeerd werd en dat het geen weerspiegeling is van uw kwalificaties of prestaties tijdens het gesprek. Onze beslissing is gebaseerd op meerdere factoren en de vereisten van de functie.

We willen u bedanken voor uw interesse in [Bedrijfsnaam] en wensen u veel succes in uw verdere carrière. We moedigen u aan om onze vacatures in de gaten te houden en in de toekomst opnieuw te solliciteren als er passende mogelijkheden ontstaan.

Met vriendelijke groet,

[Uw naam] [Uw functietitel] [Bedrijfsnaam]

Bespaar tijd en gebruik handige templates voor je sollicitatieprocedure

Werving en selectie is een belangrijk onderdeel van je bedrijfsvoering en alles rondom sollicitatieprocedures wil je natuurlijk goed regelen. Toch kost dit stukje HR ook veel tijd en kan het veel papierwerk opleveren. Daar hebben we iets op gevonden: een HR-portaal met meer dan 100 rechtsgeldige HR-documenten en allerlei handige templates, zoals een kant-en-klare voorbeeldbrief ‘afwijzing sollicitatie’ en een voorbeeldbrief 'ontvangstbevestiging sollicitatie’.

Wat vind je van dit artikel?

Martin de Coninck

Auteur

Martin de Coninck

Vanuit mijn werk als freelance copywriter ervaar ik hoeveel er komt kijken bij ondernemen. Tijd is schaars en kennis bijspijkeren op het gebied van ondernemen schiet er al snel bij in. Juist als copywriter vind ik het belangrijk om de tijd te nemen onderwerpen goed te begrijpen en te onderzoeken. Door het vervolgens begrijpelijk op te schrijven wil ik ondernemers kennis bieden en tijd besparen, zodat zij het beste uit hun bedrijf kunnen halen.