Zoek jij versterking van je team en hebben meerdere kandidaten gesolliciteerd op een openstaande vacature? Dan zul je ook een aantal sollicitanten moeten afwijzen. En dat zal in veel gevallen teleurstelling opleveren. Ga hier fatsoenlijk, zorgvuldig en respectvol mee om. Hoe je een sollicitant op een nette manier afwijst en waar je zoal rekening mee kunt houden, lees je hier.
Waarom is een respectvolle afwijzing belangrijk?
Vooropgesteld dat je de luxe hebt dat meerdere kandidaten hebben gesolliciteerd op een openstaande vacature - zeker niet vanzelfsprekend in deze krappe arbeidsmarkt - ga je een keuze maken. En dat betekent dat je één persoon goed nieuws gaat brengen en de rest slecht nieuws. Met een goed doordachte afwijzingsprocedure kan dit slechte nieuws alsnog bijdragen aan positieve employer branding. Als je de afwijzing maar op een respectvolle en professionele manier behandelt. Daar zijn, naast employer branding, nog diverse redenen voor te bedenken:
Respect voor de sollicitant
Door een sollicitant op een fatsoenlijke en professionele manier af te wijzen, toon je respect voor de tijd en inspanningen die een kandidaat aan de sollicitatie heeft besteed. Het laat zien dat je elke sollicitatie serieus neemt en interesse in de functie en je organisatie waardeert.
Je reputatie als werkgever
Ook je eigen reputatie staat op het spel. Door sollicitanten op een fatsoenlijke manier af te wijzen, bouw je een positieve reputatie op als werkgever. Dit kan allerlei positieve gevolgen hebben. Zo kan het een afgewezen kandidaat aanmoedigen om in de toekomst opnieuw te solliciteren. Ook kan positieve mond-tot-mondreclame leiden tot een nieuwe aanwas van potentiële kandidaten. Op deze manier kan ook een afwijzing bijdragen aan je employer branding strategie.
Positief bedrijfsimago
Een respectvolle afwijzing draagt ook bij aan het behoud van je bedrijfsimago en merkreputatie. Je laat zien dat je een empathisch en professioneel bedrijf runt. Ook dit kan weer helpen met het aantrekken van toekomstig talent.
Feedback voor professionele ontwikkeling
Wanneer je een sollicitant afwijst en constructieve feedback geeft waarom iemand het niet is geworden, draag je bij aan hun professionele ontwikkeling. Je geeft een kandidaat op deze manier waardevolle inzichten. Daarmee help je een afgewezen sollicitant dus om bepaalde (sollicitatie)vaardigheden te ontwikkelen.
Feedback werkt trouwens ook andersom: je kunt een afgewezen kandidaat ook vragen stellen over de sollicitatieprocedure en jouw eigen rol in het sollicitatieproces. Dit kan waardevolle inzichten opleveren waarmee je je eigen werving- en selectie skills kunt verbeteren.
4 tips voor een afwijzing na een sollicitatie
Een sollicitatie afwijzen kan telefonisch, maar ook schriftelijk via een formele brief of e-mail. Met deze praktische tips doe je dat op de juiste manier:
1. Wees duidelijk en persoonlijk
Niets vervelender dan een standaard mailtje als je wordt afgewezen. Stuur daarom altijd een persoonlijke, vriendelijke afwijzing naar elke kandidaat. Vermeld dat diegene niet is geselecteerd voor de positie en vertel bij voorkeur ook waarom. Bijvoorbeeld omdat een ander profiel beter aansluit. Vermijd standaard-afwijzingen die je per bulk verstuurt, tenzij het niet anders kan. Wanneer je meer dan honderd reacties krijgt op een vacature, ontkom je eigenlijk niet aan een e-mail met een algemene afwijzing. Zet dit er dan ook bij, om te verklaren waarom je een standaard bericht stuurt.
2. Geef constructieve feedback
Neem bij voorkeur de tijd voor persoonlijke afwijzingen en leg uit waarom een sollicitant niet is geselecteerd. Geef concrete voorbeelden, zoals gebrek aan kennis of ervaring op een bepaald gebied. Een sollicitant zal deze moeite zeker waarderen en het kan waardevolle inzichten opleveren voor toekomstige sollicitatietrajecten.
3. Laat sollicitanten niet lang wachten
Probeer de afwijzing altijd zo snel mogelijk te versturen nadat je een keuze hebt gemaakt. Hiermee toon je respect voor de tijd en inspanningen die iemand heeft genomen. Bovendien wil je je kandidaten zo kort mogelijk in het ongewisse laten. Duidelijkheid geeft namelijk rust. Ook als iemand het niet is geworden. Met een afwijzing kan een sollicitant ook weer verder. Een richtlijn is om niet langer te wachten dan één week na het gesprek.
4. Moedig afgewezen kandidaten aan opnieuw te solliciteren
Heb je sollicitanten afgewezen die wel geschikt zijn voor de functie of misschien wel een andere functie waarvoor je in de toekomst gaat werven? Moedig je sollicitanten dan aan om opnieuw te solliciteren als het zover is. Vraag bijvoorbeeld of je zijn of haar gegevens mag bewaren voor eventuele toekomstige vacatures.
Voorbeeldbrief afwijzing sollicitatie
Hoe je de afwijzing precies insteekt, hangt af van je bedrijfscultuur, de functie waarop is gesolliciteerd en de fase van de sollicitatieprocedure.
Fase van de sollicitatieprocedure
Hoe je de afwijzingsbrief precies insteekt, hangt af van je bedrijfscultuur, de functie waarop is gesolliciteerd en de fase van de sollicitatieprocedure. Hoe verder iemand in het traject zit, hoe meer moeite er is genomen. Zo kun je onderscheid maken tussen:
Afwijzing sollicitatie op basis van motivatie en cv
Afwijzing na een e-assessment
Afwijzing na sollicitatiegesprek (een of meerdere gesprekken)
Informele afwijzingsbrief per e-mail op basis van motivatie en cv
Onderwerp: Sollicitatie vacature [naam functie] Bericht: Beste [voornaam],
Bedankt voor je sollicitatie op de vacature van [functienaam] bij [bedrijfsnaam]. We hebben met interesse je motivatiebrief en cv doorgenomen en waarderen de moeite die je hierin hebt gestoken.
Helaas hebben we na een zorgvuldige overweging besloten je niet uit te nodigen voor een gesprek. Hoewel je goede kwalificaties en werkervaring hebt, kiezen we voor kandidaten die nog beter aansluiten bij [specifieke eisen van de funcie].
Graag bewaren we je gegevens gedurende een half jaar, zodat we contact met je kunnen opnemen als er een andere, geschikte vacature vrijkomt. Ik hoor graag of je hier toestemming voor geeft.
Nogmaals bedankt voor je interesse. Veel succes bij eventuele verdere sollicitaties.
Met vriendelijke groet,
[Je naam] [Je functietitel] [Bedrijfsnaam]
Voorbeeld: afwijzingsbrief na sollicitatiegesprek
Onderwerp: Terugkoppeling sollicitatiegesprek voor [functietitel] bij [Naam van je bedrijf]
Beste [voornaam],
Bedankt voor je tijd en inzet tijdens het sollicitatiegesprek voor de functie van [functietitel] bij [Bedrijfsnaam]. We vonden het leuk om kennis te maken met jou en je enthousiasme.
Helaas hebben we na grondig overleg en evaluatie van alle sollicitanten besloten om met andere kandidaten verder te gaan in het sollicitatieproces. Je ervaring en vaardigheden zijn erg waardevol, maar we zoeken iemand die net iets beter aansluit op de specifieke behoeften van het team en de functie. [voorbeelden]
We willen benadrukken dat dit geen afbreuk doet aan jouw kwaliteiten en je nogmaals bedanken voor je sollicitatie. Graag bewaren we je gegevens gedurende een half jaar, zodat we contact met je kunnen opnemen als er een andere, geschikte vacature vrijkomt. Ik hoor graag of je hier toestemming voor geeft.
We wensen je veel succes in je verdere loopbaan!
Met vriendelijke groet,
[Je naam] [Je functietitel] [Je bedrijfsnaam]
Veelgestelde vragen
Hoe lang mag ik de gegevens van een sollicitant bewaren?
Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) mag je gegevens van sollicitanten maximaal vier weken bewaren. Dit kan verlengd worden tot een jaar, de sollicitant moet hier wel toestemming voor geven. Wil je de gegevens langer bewaren? Na een jaar moet je opnieuw toestemming vragen aan de sollicitant.
Kan ik alle kandidaten in één keer afwijzen?
Dat kan, maar het is wel heel onpersoonlijk en komt je bedrijfsimago niet ten goede. Tenzij je honderden afwijzingen moet versturen, kun je dit beter niet doen. Ontkom je er niet aan? Geef dan in de afwijzing duidelijk aan waarom het niet mogelijk is om iedereen een persoonlijk bericht te sturen.
Moet ik het expliciet vermelden als ik AI gebruik bij mijn werving en selectie?
Nog niet, maar die regel zit er wel aan te komen. In de Europese AI Act staat dat je verplicht bent te vermelden dat je AI gebruikt bij hoog-risico toepassingen, zoals werving en selectie. Deze wet is er nog niet doorheen, toch is het netjes om je kandidaten te vertellen dat er gebruik wordt gemaakt van AI.
