Sollicitatieprocedure: stappenplan voor werkgevers

Je hebt een of meerdere nieuwe medewerkers nodig. Hoog tijd om een sollicitatieprocedure te starten. Maar hoe ziet zo’n procedure eruit, welke stappen zijn van belang en waar moet je rekening mee houden? Aan de hand van een stappenplan laten we zien hoe je een effectieve sollicitatieprocedure start die aan de wettelijke richtlijnen voldoet.

1. Functieprofiel opstellen

Inmiddels weet je dat je versterking nodig hebt. Maar wat voor soort medewerker zoek je en welke rol neemt je nieuwe aanwinst op zich? Om deze zaken helder te krijgen, ga je een functieprofiel opstellen (ook wel functieomschrijving). Een samenvatting van het functieprofiel neem je op in de uiteindelijke vacature. 

2. NVP code checken

Vergeet niet de NVP sollicitatiecode te checken voordat je de vacature daadwerkelijk uitzet. Deze code is opgesteld door de Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement & Organisatieontwikkeling en geeft duidelijkheid over wat er van je wordt verwacht als je een sollicitatieprocedure start. 

3. Vacatures schrijven en uitzetten

Nu je weet hoe het functieprofiel eruit ziet en welke richtlijnen van belang zijn bij werving en selectie, kun je de vacaturetekst schrijven. Klinkt makkelijker gezegd dan gedaan; een prikkelende, duidelijke en volledige vacaturetekst schrijven is een vak op zich. Krijg je de tekst niet lekker op papier? Schakel dan hulp in van iemand die ervaring heeft met vacatures schrijven.

Vacaturetekst eenmaal klaar? Dan kun je de vacature uitzetten. Dit kan via verschillende kanalen. Eigen zakelijke website

• Websites/ zoekmachines voor vacatures, zoals Indeed en Nationale Vacaturebank

• Facebook, Twitter

• LinkedIn

• Mond-tot-mondreclame

• Flyer op je bedrijfspand

Tip: vermeld een duidelijke einddatum van de vacature of haal het tijdig offline. Anders blijf je misschien reacties ontvangen van kandidaten, terwijl je eigenlijk al een selectie hebt gemaakt. Zonde van jouw tijd én die van je sollicitanten. 

4. Cv’s en motivatiebrieven kandidaten beoordelen

Nu is het afwachten geblazen. Misschien zit je mailbox binnen een dag vol met enthousiaste reacties of krijg je in het begin juist weinig respons.

Hoe dan ook, je wilt waarschijnlijk niet iedereen uitnodigen. Meestal moet je een selectie maken. Wees hierin zorgvuldig en neem geen overhaaste beslissingen. Een gat in een cv roept vragen op, maar is niet altijd een reden om iemand meteen af te schrijven. Zeker niet als de kandidaat verder geknipt is voor de functie. 

Gevolgen krappe arbeidsmarkt

Wat natuurlijk ook meespeelt is hoeveel kandidaten er reageren op de vacature. Het is niet ondenkbaar dat het aantal reacties tegenvalt in deze krappe arbeidsmarkt. Je hebt dan niet de luxe om elke kandidaat op kleine details af te wijzen. Een spelfoutje of een weinig inspirerende motivatiebrief kun je daarom beter soms door de vingers zien. Misschien is iemand face-to-face wel de topper die je zoekt. 

Meer weten over je kandidaat?

Gaat een nieuwe medewerker aan de slag met gevoelige bedrijfsinformatie of wil je beter inschatten of iemand betrouwbaar is? Dan kan je een screening laten uitvoeren. Je controleert dan of de identiteit van je kandidaat klopt, of iemand wel echt de juiste diploma's heeft en geen strafblad heeft (VOG aanvragen).

5. Optionele stap: assessment sollicitatie

Wil je zeker weten of een kandidaat geschikt is? Dan kun je een assessment (laten) afnemen. Met zo’n objectieve beoordeling check je verschillende zaken: 

• Heeft je kandidaat genoeg kennis voor de functie?

• Past de persoon bij jouw bedrijfscultuur?

• Beschikt iemand over de juiste drijfveren?

• Wat voor persoonlijkheidskenmerken en intelligentieniveau heeft een sollicitant?

6. Sollicitatiegesprekken voeren

Geschikte kandidaten nodig je uit voor een sollicitatiegesprek. Hoeveel dit er zijn, bepaal je zelf. Ook hier is natuurlijk het aantal reacties van belang. Minimaal twee à drie kandidaten uitnodigen is wel raadzaam.

Meerdere sollicitatierondes en/ of vervolggesprek sollicitatie

Met meerdere kandidaten kun je ook verschillende rondes inplannen, waarbij je bijvoorbeeld de beste twee meeneemt naar ronde twee. In zo'n tweede gesprek kun je nog meer de diepte in. Eventueel laat je een collega aanschuiven die ook vragen stelt of wat meer vertelt over de functie.  

Uiteindelijk maak je een keuze op basis van alle informatie die voorhanden is. Hopelijk de juiste. Het komt regelmatig voor dat een nieuwe medewerker (later) toch schot in de roos blijkt en je weer op zoek moet naar een andere. Bijna één op de drie nieuwe werknemers is binnen negentig dagen weer vertrokken. Een harde les, maar ook dat hoort bij ondernemen.

7. Arbeidsvoorwaardengesprek voeren

De beste kandidaat nodig je uit voor een arbeidsvoorwaardengesprek. Bereid je goed voor en onderzoek/ bepaal wat een passend salaris is en welke secundaire voorwaarden je wilt aanbieden. 

Dit gesprek hoeft trouwens niet face-to-face, maar kan ook via een belletje, videovergadering of per e-mail.

Gaat je kandidaat niet direct akkoord met je aanbod? Probeer dan te onderhandelen. Hoe ver je bereid bent te gaan, hangt natuurlijk af van verschillende factoren. Stel jezelf daarom een aantal vragen: 

• Wat is een marktconform salaris? 

• Heb je een salarisindicatie afgegeven in de vacature, bijvoorbeeld in de vorm van een salarisrange? 

• Hoeveel werkervaring heeft je kandidaat?

Ligt datgene wat een kandidaat vraagt en jouw aanbod te ver uit elkaar? Overweeg dan de ‘next best thing’ en nodig deze andere kandidaat uit. 

8. Laat van je horen

Kandidaten die op gesprek zijn geweest, wachten natuurlijk in spanning af. Zodra je al zeker weet dat je met iemand niet in zee gaat, laat je dit zo snel mogelijk netjes weten. Wacht hier wel mee totdat je het arbeidsvoorwaardengesprek met je beste kandidaat hebt gevoerd. Mocht de onderhandeling tot niets leiden, dan kun je altijd nog voor nummer 2 gaan.

Ook de sollicitanten die al eerder tijdens de sollicitatieprocedure afvielen, wijs je netjes af. Stel deze schriftelijk op de hoogte en bedank ze voor de genomen moeite. 

Reden voor afwijzing

Als je een reden noemt voor afwijzing, houd dan rekening met het volgende: je mag iemand doorgaans niet afwijzen vanwege leeftijd, gezondheid, taal, afkomst of religie. Dit mag alleen als het noodzakelijk is voor het uitvoeren van de functie. 

Zo mag een gereformeerd verpleeghuis wel kandidaten afwijzen die niet hetzelfde geloof praktiseren. Religie is in dit geval onderdeel van de uitstraling van het verpleeghuis en de mensen die er verpleegd worden zullen nagenoeg allemaal dezelfde geloofsovertuiging hebben.  

9. Sollicitatieprocedure afronden: papierwerk in orde maken

Hoera, je bent eruit gekomen met die ene topper! Je wil dit natuurlijk zo snel mogelijk definitief maken. Het enige wat rest is papierwerk. Stel een arbeidsovereenkomst op aan de hand van de afspraken die je hebt gemaakt over de primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden. 

Auteur

Martin de Coninck

Vanuit mijn werk als freelance copywriter ervaar ik hoeveel er komt kijken bij ondernemen. Tijd is schaars en kennis bijspijkeren op het gebied van ondernemen schiet er al snel bij in. Juist als copywriter vind ik het belangrijk om de tijd te nemen onderwerpen goed te begrijpen en te onderzoeken. Door het vervolgens begrijpelijk op te schrijven wil ik ondernemers kennis bieden en tijd besparen, zodat zij het beste uit hun bedrijf kunnen halen.