Urenregistratie voor personeel, hoe regel je dat het best?

20 januari 2020

Urenregistratie binnen ondernemingen wordt steeds belangrijker, dat past volledig binnen het beeld van thuis- en flexwerken, factureren en verlonen op basis van gewerkte uren. Waar moet je eigenlijk op letten als je binnen je eigen onderneming ook een betrouwbare urenregistratie wilt voeren?

Te vaak wordt urenregistratie als last gezien waardoor het afgehandeld wordt als een zaak die “achteraf wel even te regelen is”. Dit leidt tot data die niet nauwkeurig of betrouwbaar is. Hoe nauwkeurig is immers je herinnering over wat je vorige week dinsdagmiddag om half 3 aan het doen was? Waren dat directe uren of indirecte uren? Welk project, welke klant en welke taak/omschrijving horen eigenlijk bij die specifieke werkzaamheden? 

Dit zijn allemaal vragen die je graag wilt kunnen beantwoorden als het aankomt op nauwkeurige urenregistratiedata. Achteraf een week- of maandstaat invullen is simpelweg niet nauwkeurig genoeg. Vooral als je ook te maken hebt met personeel, probeer bovenstaande maar eens na te gaan voor tientallen medewerkers.

Gelukkig hoeft het allemaal niet lastig te zijn en bijna geen tijd in beslag te nemen om alsnog een goede urenregistratie te voeren. Tegenwoordig kun je met software op erg veel manieren tijd registreren met geweldige nauwkeurigheid om tot een betrouwbare urenregistratie te komen.

Je wilt op zoek gaan naar software waar je in ieder geval de volgende dingen kan instellen:

1) Je projecten, klanten en taken inrichting

Bij urenregistratie is het immers belangrijk om details over je werkzaamheden te hebben: wat ben je aan het doen en voor welke klant is het? Zodra je dat weet kun je bijvoorbeeld na een periode of na het afronden van een project gemakkelijk een urenstaat controleren en beoordelen op efficiëntie en effectiviteit. 

2) De nauwkeurigheid van uren

Wellicht het belangrijkste: hoe lang ben je ergens mee bezig en hoe ga je dat bijhouden? Kijk dus goed naar de opties om tijden in te voeren en bij te houden. Werk je graag met een stopwatch of vul je graag een begin- en eindtijd in? Of doe je graag beide afhankelijk van wat je aan het doen bent? Kijk goed naar de mogelijkheden om tijd in te voeren. Daarbij is het belangrijk dat tijdregistratie vanaf meerdere platformen kan: zowel via een smartphone als via de computer. 

3) Inzichtelijk maken van urenregistratiedata

Het houdt natuurlijk niet op bij de urenregistratie zelf. Het moet gemakkelijk zijn om hier inzichten uit te halen. Wellicht is het voor je onderneming belangrijk om elke paar weken een nauwkeurige rapportage te zien van elke werknemer of van elk project gesplitst op taak. Vaak zijn hier binnen urenregistratie software speciale functies voor aanwezig. Let daarom op wat voor jou van belang is.

Natuurlijk zijn er voor elke onderneming nog andere factoren waar je rekening mee moet houden voor het voeren van een correcte urenregistratie. Je kunt bijvoorbeeld zoeken naar programma’s die koppelen met je boekhoudpakket voor gemakkelijke facturatie en software die koppelt met je favoriete projectmanagementtools voor nog diepgaandere integraties. 

Een van de partijen van Nederlandse bodem die urenregistratie aanbiedt is Keeping. Met Keeping richt je de urenregistratie binnen je onderneming gemakkelijk en betrouwbaar in zodat het bijhouden van uren voor je personeel geen last meer hoeft te zijn. Voor een vast bedrag per maand kun je een hoop administratie automatiseren en digitaliseren met behulp van de web- en mobiele apps voor urenregistratie voor personeel. Hiermee helpt het programma je direct bij het groeien van je onderneming en het verantwoorden van keuzes omtrent personeel, projecten en uitgaven.