Eisen aan een overzichtelijke factuur

Maak het je klanten gemakkelijk

04 februari 2020

De meeste klanten hebben een hekel aan betalen. De tegenzin groeit als niet direct duidelijk is waarvoor ze precies de portemonnee moeten trekken. Als niet in een oogopslag duidelijk is wat het totaalbedrag is, wordt de klant argwanend. Met deze tips stuur je overzichtelijke en leesbare facturen.

1. Een factuur moet kloppen

De factuur moet een duidelijke relatie leggen met eerder uitgebrachte offertes of overeenkomsten. Vermeld op de factuur altijd het nummer en de datum van de offerte, het nummer van de overeenkomst of het referentienummer. Als het even kan, zorg je dat je een opdrachtnummer of kostenplaatsnummer van je klant toevoegt. Dat scheelt hem zoeken.

2. Specificeer de kostenposten

Door de belangrijkste kostenposten op te splitsen, geeft je je klant inzicht in de totstandkoming van het totaalbedrag. Maar te veel details geven verwarring en veroorzaken administratieve rompslomp. Wat een logische specificatie is, hangt af van de conventies in je branche. Deze indeling is gebruikelijk:

  • Honorarium diensten/levering producten

  • Materiaalkosten

  • Onkosten (kilometers, bureaukosten)

  • Eventueel: branchespecifieke kosten (denk aan: voorrijkosten, milieutoeslagen)

  • Eventueel: arbeidskosten

  • BTW

3. Stuur een verzorgde factuur

Print je facturen op het briefpapier van je bedrijf. Zo heeft de klant in één oogopslag de afzender en alle relevante bedrijfsgegevens bij elkaar. Bovendien oogt het een stuk verzorgder dan de standaardprints die sommige boekhoudprogramma's uit de printer laten rollen. Gebruik je een boekhoudprogramma? Pas het aan je wensen aan. Kies een lettertype en lay-out die passen bij je huisstijl. Verzend je facturen altijd in een afzonderlijke envelop.

4. Werk aan de relatie met de klant

Steeds vaker staat er op kassabonnen een bedankje aan de klant voor zijn bezoek. Op facturen is het nog steeds een zeldzaamheid. Waarom eigenlijk? Bedenk dat de factuur ook een middel is om aan de relatie met de klant te werken. Het enthousiasme waarmee je de opdracht hebt uitgevoerd, mag best doorklinken in de afrekening.

Lees meer over correct factureren op de website van de Belastingsdienst.