Een correcte factuur maken en versturen is ontzettend belangrijk. Niet alleen om betaald te worden, maar ook om te voldoen aan de eisen van de Belastingdienst. In dit artikel leer je hoe je een factuur opstelt die aan alle wettelijke vereisten voldoet. Je krijgt praktische tips over de inhoud en indeling van je factuur, het juiste moment van versturen en wat je moet doen als je een fout hebt gemaakt. Ook geven we een voorbeeldfactuur die je zelf kunt ombouwen. Zo zorg je voor een waterdichte administratie en een vlotte betaling.
Inhoud:
- Correcte factuur maken en versturen: hoe doe je dat?
- Wat moet er verplicht op een factuur staan?
- Wat als je factuur niet aan de vereisten voldoet?
- Hoe moet je een foute factuur corrigeren?
- Wat is de juiste indeling van een factuur?
- Met online facturatie profiteer je van meerdere voordelen:
- Voorbeeldfactuur en template om zelf aan te passen
- Hoe maak je met één klik een automatische factuur?
Correcte factuur maken en versturen: hoe doe je dat?
Als ondernemer is het je eigen verantwoordelijkheid dat je betaald wordt. Als jij geen facturen stuurt, gaan je opdrachtgevers niet betalen. Toch hikken veel ondernemers aan tegen het versturen van facturen. Je wilt dat ze foutloos en duidelijk voor je klanten zijn, en tegelijkertijd voldoen aan de wettelijke factuureisen van de Belastingdienst.
Wist je dat veel facturen te laat worden betaald omdat er fouten op staan, of omdat ze niet voldoen aan de eisen? Dat is niet alleen zonde van je tijd, maar ook gevaarlijk voor je onderneming. Betalingen moeten namelijk op tijd binnen zijn om een gezonde cashflow te behouden. Daarom is belangrijk dat je een strak debiteurenbeheer voert. En dat begint met een complete factuur die je opstelt volgens de wettelijke regels van de Belastingdienst.
Wat moet er verplicht op een factuur staan?
Volgens de Belastingdienst moeten er een aantal gegevens verplicht op de factuur staan:
Jouw bedrijfsgegevens (naam, adres)
Bedrijfsgegevens van je klant (naam, adres)
Jouw overige bedrijfsgegevens (zoals btw-identificatienummer en KvK-nummer)
De factuurdatum (Belangrijk voor je btw-aangifte)
Een uniek factuurnummer (nummers moeten opvolgend zijn; er mogen geen nummers worden overgeslagen)
Beschrijving van de producten of diensten die je hebt geleverd
De hoeveelheid geleverde producten of het gewerkte aantal uren
De prijs per product of dienst (zonder btw)
Het btw-bedrag en het berekende btw-tarief (Als je diensten niet btw-belast zijn door een vrijstelling van btw, neem dan een regel op waaruit dat blijkt. Bijvoorbeeld: ‘Journalistieke werkzaamheden zijn vrijgesteld van btw’
Het totaalbedrag van de factuur (exclusief en inclusief btw)
Niet verplicht, wel handig voor op je factuur: betalingstermijn en je rekeningnummer
Niet verplicht, maar wel heel handig: je rekeningnummer en betalingstermijn. Bedrijven stellen het betalen van rekeningen vaak uit, bijvoorbeeld omdat ze zelf nog wachten op betalingen. Voorkom dat je te lang op je geld moet wachten door een uiterste betalingsdatum op te nemen in de factuur en zorg dat je factuur op tijd betaald wordt.
Tip: voeg een QR-code of iDeal-betaallink toe aan je factuur. Zo maak je het voor je klant makkelijker om direct te betalen, wat de kans op een snelle betaling behoorlijk vergroot.
Wettelijke betalingstermijn per 1 juli 2022
Hoewel het niet verplicht is op je factuur, is het wel belangrijk om duidelijkheid te scheppen over de betalingstermijn. Zo kun je van tevoren in je algemene voorwaarden laten weten wat je betalingstermijn is. Vanaf 1 juli 2022 moeten grote bedrijven rekeningen binnen de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen betalen. Overheidsinstellingen waren al langer verplicht binnen 30 dagen te betalen.
Wat als je factuur niet aan de vereisten voldoet?
Voldoet je factuur niet aan de wettelijke eisen? Dan loop je het risico op problemen bij je btw-aangifte, zowel voor jezelf als voor je klant of opdrachtgever. De Belastingdienst kan een onjuiste factuur namelijk weigeren als bewijsstuk voor de btw. En dat kan leiden tot correcties of zelfs boetes.
Zadel je klant of opdrachtgever niet op met een onjuiste factuur
Daarnaast kan een onjuiste factuur vervelende gevolgen hebben voor je klant. Die loopt namelijk het risico dat de btw niet in de voorbelasting mag worden verrekend, simpelweg omdat de factuur niet voldoet aan de wettelijke eisen. Dat is bijvoorbeeld het geval bij een ontbrekend btw-nummer, het ontbreken van een factuurnummer of een foutieve omschrijving van de geleverde goederen of diensten.
Hoe moet je een foute factuur corrigeren?
Wanneer je een fout ontdekt op een verzonden factuur, zijn er twee manieren om dit te corrigeren: met een creditfactuur of met een gecorrigeerde factuur. Met een creditfactuur maak je als het ware de originele factuur ongedaan. Je maakt een creditfactuur aan met dezelfde gegevens, maar met negatieve bedragen (voorafgegaan door een minteken, dus bijvoorbeeld – € 1.000). Hierdoor wordt het openstaande bedrag van € 1.000 teruggebracht naar € 0. Daarna stuur je een nieuwe, correcte factuur met een nieuw factuurnummer. Deze werkwijze is het meest gebruikelijk en wordt aanbevolen door zowel de Belastingdienst als boekhoudsoftwareleveranciers. Het zorgt namelijk voor een duidelijke en sluitende administratie voor beide partijen en voor de btw-aangiftes.
Gecorrigeerde factuur maken zonder creditnota
Een gecorrigeerde annuleren (zonder creditfactuur) is ook mogelijk, maar dan stuur je alleen een nieuwe factuur met de juiste gegevens en een nieuw factuurnummer. De oude, foutieve factuur bewaar je wel in je administratie (bijvoorbeeld met een stempel ‘ongeldig’). Dit mag alleen als de fout snel is ontdekt en de klant de oorspronkelijke factuur nog niet in de eigen administratie heeft verwerkt.
Hieronder lees je per optie de voor- en nadelen.
Creditfactuur sturen: de meest gebruikte en veilige methode
Wanneer gebruiken:
Als je een factuur hebt verstuurd en de klant heeft deze al ontvangen.
Bij inhoudelijke fouten, zoals verkeerde bedragen, btw-tarieven of klantgegevens.
Als je wilt laten zien dat je de originele factuur ongeldig maakt.
Voordelen:
Je administratie blijft overzichtelijk: de fout wordt niet gewist, maar netjes hersteld.
Je laat in je boekhouding beide facturen staan (de fout en de correctie).
Duidelijk voor je klant en voor de Belastingdienst.
Nadelen:
Het zorgt voor iets meer administratie (je moet een extra factuur aanmaken).
De klant moet mogelijk een nieuwe factuur inboeken naast de creditnota.
Administratief gevolg: Je boekt de originele factuur uit met de creditfactuur. Vervolgens maak je een nieuwe correcte factuur aan met een nieuw factuurnummer.
Gecorrigeerde factuur sturen (met nieuw factuurnummer): sneller bij kleine fouten
Wanneer gebruiken:
Als je de fout snel ontdekt en de klant de factuur nog niet heeft verwerkt of betaald.
Bij kleine administratieve fouten zoals een tikfout in het adres of factuurnummer.
Voordelen:
Minder administratie: je hoeft geen aparte creditnota aan te maken.
Snel opgelost, vooral als je klant nog niets met de originele factuur heeft gedaan.
Nadelen:
Het is niet mogelijk als de klant de oude factuur al heeft verwerkt. Zodra een factuur is geboekt in de administratie of is opgegeven in een btw-aangifte, wordt deze juridisch en fiscaal ‘vastgelegd’. En dan maakt de factuur deel uit van de formele administratie met een juridische bewaarplicht van zeven jaar (art. 52 AWR – Algemene Wet inzake Rijksbelastingen). Dan is het ‘ongeldig verklaren’ van de oorspronkelijke factuur geen optie meer.
Kan verwarrend zijn als beide facturen toch in omloop blijven.
Administratief gevolg: De eerste factuur wordt vervallen verklaard (bijvoorbeeld met een stempel ‘ongeldig’ in je boekhouding), en je boekt alleen de nieuwe factuur.
Wat is de juiste indeling van een factuur?
Hoewel er dus wettelijke eisen zijn gesteld aan de inhoud van je factuur, geldt dat niet voor de volgorde waarin je de verplichte informatie toont. Hieronder vind je een gebruikelijke indeling van een correcte factuur:
Factuurdatum De datum waarop de factuur is uitgereikt.
Factuurnummer Een uniek, opvolgend nummer binnen je administratie.
Jouw bedrijfsgegevens
Naam en adres van jouw bedrijf
Je KvK-nummer
Btw-identificatienummer
Gegevens van de klant
Naam en adres van de klant
Btw-identificatienummer (verplicht bij zakelijke klanten in de EU)
Omschrijving van de geleverde goederen of diensten Duidelijke beschrijving met datum of periode van levering.
Aantal en prijs per eenheid Bijvoorbeeld het aantal uren, stuks of m² en het tarief per eenheid.
Netto bedrag Het totaalbedrag exclusief btw.
Btw-tarief en bedrag Vermeld het toegepaste btw-tarief (bijvoorbeeld 21%, 9% of 0%) en het bijbehorende btw-bedrag.
Totaalbedrag inclusief btw Het eindbedrag dat je klant moet betalen.
Betalingstermijn Bijvoorbeeld: ‘Openstaande bedrag graag voldoen binnen 21 dagen na factuurdatum.’
Bankrekeningnummer (IBAN) Je (zakelijke) rekening waarop je het bedrag wilt ontvangen.
Let op: heb je te maken met een buitenlandse klant? Vergeet dan niet de btw-regels voor internationale handel te checken.
Professionele factuur maken met eigen logo en stijl wekt vertrouwen
Met een juiste indeling van je factuur ben je al een heel eind, maar met een strakke opmaak bereik je nog meer. Zo geef je je facturen een extra boost door je bedrijfslogo en eventueel de huisstijl van je website op je facturen te gebruiken. Daarmee wek je vertrouwen en straal je professionaliteit uit. Het zijn meestal kleine aanpassingen aan een factuur template in je boekhoudprogramma die je in een mum van tijd doorvoert.
Online factuur maken: hoe pak je dat aan?
Hoewel je nog steeds een factuur kunt opstellen in Word of Excel, kiezen verreweg de meeste ondernemers tegenwoordig voor online factureren via boekhoud- of facturatiesoftware. En dat is niet zonder reden.
Met online facturatie profiteer je van meerdere voordelen:
Je loopt minder kans op fouten dankzij automatische btw-berekening en factuurnummering.
Je krijgt meestal sneller betaald door automatische betaalverzoeken en herinneringen.
Je kunt rekenen op veilige en professionele verzending via PDF of UBL (.xml) – het standaardformaat voor elektronische facturatie.
Je pakt tijdwinst doordat facturen direct gekoppeld worden aan je administratie.
Het is makkelijker voor je klant. De ontvanger kan jouw digitale factuur direct in de eigen boekhouding verwerken.
Online factureren is dus niet alleen sneller en efficiënter, maar ook betrouwbaarder voor jou en je klant. Wil je het nog makkelijker maken? Kies dan voor facturatiesoftware, zoals Teamleader, die automatisch koppelt met je bank of boekhoudpakket.
E-facturatie soms verplicht
Bij sommige opdrachtgevers, zoals de Rijksoverheid, is een e-factuur zelfs verplicht. Anders dan bij online facturatie, maakt e-facturatie (elektronische facturatie) altijd gebruik van digitale factuur in XML-formaat (UBL-factuur) via een beveiligde server. Het voordeel hiervan is dat het zeer veilig en snel is. Als je facturen maakt met een boekhoudprogramma dan kun je ook UBL-facturen versturen. Deze zijn makkelijker automatisch te verwerken door boekhoudprogramma’s en worden daardoor vaak sneller betaald.
Voorbeeldfactuur en template om zelf aan te passen
Leuk die lijstjes met de eisen van een factuur en hoe je hem opbouwt, maar soms wil je het gewoon even zien. Daarom hebben we een voorbeeldfactuur voor je gemaakt. Met deze voorbeeldfactuur kun je gratis facturen maken. Je past het template eenvoudig aan naar de vormgeving en eisen van je bedrijf. Door een template te gebruiken als basis profiteer je van een aantal voordelen:
je bespaart tijd; je hoeft het wiel niet zelf uit te vinden
de kans op fouten is veel kleiner: zo zullen alle verplichte velden op de voorbeeldfactuur staan.
je implementeert makkelijk een stukje ‘branding’. Bijvoorbeeld door je eigen logo toe te voegen
Tip: laat je factuur checken door een specialist. Zo weet je zeker dat je aan alle vereisten voldoet.
Wat is het beste moment om een factuur te versturen?
Nu je factuur mooi is vormgegeven - misschien wel met behulp van ons template - en de juiste informatie op de gebruikelijke plekken staat, is het tijd om de factuur te sturen. Maar wanneer doe je dat precies? Oftewel, wat is een goed moment om je factuur te sturen? Dat ligt deels aan de afspraak die je hebt gemaakt met de klant of opdrachtgever. Maar het liefst zo snel mogelijk na het afronden van de opdracht. Of aan het begin van een nieuwe kalendermaand, dat is in veel gevallen gebruikelijk.
Wanneer moet je uiterlijk een factuur versturen?
De Belastingdienst heeft daarbij ook een harde eis gesteld: de uitreikingsdatum. Dit houdt in dat je een factuur uiterlijk vóór de 15e van de maand na het leveren van de dienst moet versturen. Dus: rond je een opdracht af op 17 mei, dan moet de factuur vóór 15 juni verstuurd zijn.
Vergeet je vaak om facturen te versturen? Dan kun je dit ook uitbesteden. Sommige boekhoudpakketten kunnen dit voor je doen, maar er zijn ook andere digitale programma’s die je kunnen helpen. Hierin heb je een makkelijk overzicht van openstaande en betaalde facturen en wordt er automatisch ingeregeld dat facturen worden opgevolgd. Daarnaast kan zo'n boekhoudpakket ook je cashflow voorspellen aan de hand van verstuurde offertes en de sales die in de pijplijn zitten. Handig!
Hoe maak je met één klik een automatische factuur?
Met facturatiesoftware zoals Teamleader maak je in één klik automatisch een professionele factuur. Zodra een offerte is goedgekeurd of een project is afgerond, genereert Teamleader direct een factuur met alle relevante gegevens: klantinfo, uurtarieven, btw en betalingsvoorwaarden worden automatisch ingevuld. Dat scheelt tijd, voorkomt fouten en zorgt voor een gestroomlijnde administratie. Alles staat overzichtelijk op één plek; van eerste offerte tot betaling. Probeer Teamleader gratis of bekijk hoe het werkt op teamleader.eu.
Veelgestelde vragen
Wat zijn factuureisen als je de btw verlegt?
Soms verleg je de btw, bijvoorbeeld als je gebruik maakt van de verleggingsregeling btw. Dan moet je ook het btw-identificatienummer van je klant op de factuur hebben staan. Dit komt voor als je zakendoet met partijen in het buitenland. Je hebt dan de maken met andere factuurregels en btw-regels in het buitenland.
Hoe maak ik een factuur als ik val onder de kleineondernemersregeling (KOR)?
Als zzp’er met een omzet van minder dan € 20.000 per jaar kun je je aanmelden voor de kleineondernemersregeling (KOR). Heb je dat gedaan, dan vermeld je géén btw op je facturen. Binnen de KOR ben je namelijk vrijgesteld van btw. Je hebt dan het administratieve voordeel dat je geen btw-aangifte hoeft te doen.
Hoe maak ik een factuur voor minder dan € 100?
Is het factuurbedrag inclusief btw € 100 of lager, dan hoef je minder gegevens te vermelden. Je mag dan gebruik maken van een ‘eenvoudige factuur’. Daarop zet je minimaal deze gegevens:
De factuurdatum
Jouw naam en adres
Omschrijving van goederen/diensten
Het btw-bedrag
Hoe zit het met facturen en de AVG?
Iedereen die persoonsgegevens verwerkt, krijgt te maken met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dus ook kleine bedrijven krijgen te maken met de AVG. Op het moment dat je een administratie bijhoudt en facturen verstuurt, verwerk je persoonsgegevens. Het is daarom goed om te checken of jij voldoet aan de eisen van de AVG. Een van de eisen is bijvoorbeeld dat je toestemming moet vragen voor het verwerken van persoonsgegevens.
