Inschrijven Handelsregister: hier moet je op letten

Als je een bedrijf start, ben je verplicht je in te schrijven in het Handelsregister bij de Kamer van Koophandel. In dit artikel lees je hoe dat in zijn werk gaat.

Wel of geen onderneming

Of je besluit je in te schrijven bij de Kamer van Koophandel begint met de vraag: heb je (straks) wel of geen onderneming? Je hebt een onderneming als je aan de volgende criteria voldoet:

1. Je levert diensten en/of producten.

2. Je verdient geld met deze diensten en/of producten (je vraagt dus meer dan de kostprijs).

3. Je klantenkring reikt verder dan alleen familie en/of vrienden. Je gaat de concurrentie aan met ondernemers die ongeveer hetzelfde doen als jij.

Op basis van deze criteria kom je misschien tot de conclusie dat je een onderneming hebt of wilt beginnen. Hoe nu verder? Voordat je je inschrijft, kun je jezelf nog een paar aanvullende vragen stellen:

1. Ga je tijd en geld investeren in je onderneming?

2. Gaat het om een eenmalige activiteit of om regelmatig terugkerende activiteiten?

3. Hoeveel opdrachtgevers verwacht je te hebben?

4. Bepaal je zelf hoe en wanneer je werkt? Of heeft je opdrachtgever het voor het zeggen?

Deze vragen zullen je helpen te bepalen in hoeverre je een zelfstandige onderneming hebt. Als je op basis hiervan tot de conclusie komt dat je een onderneming wilt beginnen, kun je door naar de volgende stap.

Wie worden in het Handelsregister ingeschreven?

In het Handelsregister worden in Nederland gevestigde ondernemingen ingeschreven. Ook moeten rechtspersonen worden ingeschreven, ongeacht of ze een eigen onderneming (commerciële activiteiten) hebben. Als je een onderneming start, zul je om te beginnen een rechtsvorm moeten kiezen. Het Handelsregister onderscheidt verschillende soorten natuurlijke personen en rechtspersonen.

Inschrijving voorbereiden

Voordat je je kunt inschrijven, moet je een bedrijfsnaam bedenken die past bij je onderneming. Verder moet je dus een rechtsvorm kiezen. Ook moet je een SBI-code (Standaard Bedrijfsindeling) vinden die het best je bedrijfsactiviteiten omschrijft. Deze codes zijn bepaald door het CBS. Nog iets waar je over na moet denken, is over eventuele UBO’s.

UBO’s inschrijven

Sinds 27 september 2020 hebben ondernemingen de verplichting hun Ultimate Beneficial Owners (UBO’s) in te schrijven. UBO’s zijn de uiteindelijk belanghebbenden van een organisatie. Zij zijn de eigenaar van of hebben hebben zeggenschap over een organisatie. Een UBO is bijvoorbeeld iemand die meer dan 25% van de aandelen van een bedrijf in zijn bezit heeft. Ook UBO’s moeten zich inschrijven bij de KVK, in het UBO-register.

Hoe schrijf ik mijn onderneming in?

Het inschrijven in het Handelsregister begint online. Op de website van de KVK log je in met je DigiD, waarna je formulieren kun invullen voor het inschrijven van je onderneming. Je geeft aan welke rechtsvorm je hebt gekozen en vult de gevraagde informatie in. Als je alle stappen doorlopen hebt, maak je online een afspraak met de KVK. Daar wordt je inschrijving definitief gemaakt.

Wanneer moet ik me inschrijven?

Vanaf een week voor de start tot een week na de start van je bedrijf (bijvoorbeeld eenmanszaak) of onderneming moet je je inschrijven bij het Handelsregister. Maar je mag al tot drie maanden voor de start van je onderneming bij de KVK aangeven dat je je wilt inschrijven. Je startdatum staat dan klaar en in de week voor de inschrijving maakt de KVK je inschrijving definitief. 

Tip: wil je ook online je bedrijfs-/merknaam gebruiken? Zorg dan dat je eerst een domeinnaam registreert, voordat je je inschrijft in KVK. De kans is groot dat die anders door iemand anders wordt geclaimd (het handelsregister is eenvoudig in te zien). 

Hoeveel uur moet ik werken om me in te kunnen schrijven als onderneming?

Er is geen vast urenvereiste om een onderneming te mogen starten. Als je echter voor zelfstandigenaftrek in aanmerking wilt komen, moet je voldoen aan het urencriterium. Alle uren die je in je onderneming steekt, tellen hiervoor mee. Het is soms lastig om de uren te bepalen die je in je onderneming steekt. Denk eens aan incidentele activiteiten en voorbereidende activiteiten tot het starten van de eigenlijke ondernemingsactiviteiten. Deze kunnen ook worden aangemerkt als ondernemingsactiviteiten. Bijvoorbeeld als je een groot popconcert organiseert. Open je een bankrekening of sluit je een huurcontract af voor een ruimte, dan geldt dat als voorbereidende activiteit.

Zijn er ook kosten verbonden aan de inschrijving?

Om ingeschreven te staan bij het Handelsregister betaal je een eenmalige inschrijfvergoeding van € 51,30 (2021). Voor € 15,40 extra kun je meteen een Uittreksel Handelsregister op gewaarmerkt papier meenemen. Je kunt alleen betalen met pinpas of creditcard.

Wijzigingen in het Handelsregister

Het is belangrijk dat de gegevens van je onderneming of rechtspersoon actueel zijn en blijven. Dat betekent dat elke wijziging in de onderneming moet worden gemeld aan de KvK. Dit is van belang omdat de gegevens uit het Handelsregister gezien worden als de waarheid. Je bent dan ook wettelijk verplicht om wijzigingen te melden.  

Wat als ik me niet inschrijf?

Schrijf je je niet in, dan is er sprake van een economisch delict. Ook kunnen (overheids)afnemers van het handelsregister je onderneming niet herkennen. Dat kan problemen opleveren bij het zakendoen. Je hebt dan immers een niet-geregistreerd bedrijf.

Na de inschrijving

Na je inschrijving geeft de KVK je gegevens door aan de Belastingdienst. Je onderneming wordt dus automatisch aangemeld bij de Belastingdienst. Als je btw-ondernemer bent, zal de Belastingdienst je een omzetbelastingnummer en een btw-identificatienummer geven. Daarnaast zal de Belastingdienst ook bekijken of je ondernemer bent voor de inkomstenbelasting.

Auteur

Job Jansen

Als freelance tekstschrijver en SEO-adviseur heb ik bijna dagelijks contact met bedrijven. Over de jaren heen heb ik samengewerkt met talloze inspirerende ondernemers, waardoor ik veel affiniteit heb gekregen met mkb’ers. Vanuit die ervaring probeer ik als redacteur bij MKB Servicedesk elke keer artikelen te schrijven waar ondernemers echt iets aan hebben.