Teveel tijd kwijt aan managementtaken? Durf te delegeren!

Draag meer verantwoordelijkheden over aan je mensen

17 september 2012

Je hebt een goeddraaiend bedrijf en een flink team aan medewerkers. Helaas merk je dat je te vaak wordt opgeslokt door managementtaken. Durf te delegeren en merk dat je tijd overhoudt voor andere belangrijke ondernemerszaken.

Altijd tijd tekort?

Het is misschien alweer even geleden dat je met je onderneming begon. De zaken gingen dermate goed dat je inmiddels een flink team op de loonlijst hebt staan. Daarmee veranderde jouw rol: Je was ineens behalve ondernemer, ook leidinggevende. Dat kost je meer tijd dan je zou willen. Je zou wel vooruit willen, maar je merkt dat je personeel aan je trekt. Stel jezelf eens de vraag of je wel goed genoeg kunt delegeren.

Uit de hectiek

Het is een veelvoorkomend probleem van mkb-ondernemers. Ze zijn niet altijd in staat om te delegeren. Het lukt maar niet om uit de dagelijkse hectiek te stappen. Omdat ze contole willen houden. Omdat ze ervan overtuigd zijn dat zij uiteindelijk het beste weten hoe de business moet worden binnengehaald en moet worden uitgevoerd. Tijdens het Excelleren-project kwamen diverse voorbeelden voorbij.

Een grote valkuil van ondernemers is dat ze hun medewerkers geen vertrouwen durven te schenken. Ze vinden het simpelweg eng om taken uit handen te geven. Maar wie echt vooruit wil, zal echt oude patronen los moeten laten. Je kunt niet langer in alle gaten springen. Je wil je tijd toch liever besteden aan netwerken, te acquireren en de koers uitzetten.

Stapje voor stapje

Als je alles of veel voor je medewerkers blijft bedenken en oplossen, maak je ze lui. Het tegenovergestelde gebeurt als je ze wel vertrouwen schenkt. Realiseer je dat medewerkers zelf ook een zinvolle bijdrage willen leveren. En zich willen verbeteren. Geef ze hiervoor dan ook de ruimte. Je zult merken dat medewerkers kansen grijpen als ze eigen initiatief mogen nemen. Dat zal stapje voor stapje gaan. Zeker als de bedrijfscultuur er lange tijd een was waarin de baas vertelde wat en hoe het moest gebeuren. Probeer ze daarin te stimuleren en te motiveren. Vraag bijvoorbeeld eens vaker hoe zij bepaalde zaken zouden aanpakken. Je organisatie zal veranderen in een meer lerende organisatie.

Pioniersfase voorbij

Durf te delegeren. Als je de pioniersfase inmiddels voorbij bent, is het niet langer nodig om er bovenop te zitten. Als het goed is, is de structuur van je organisatie helder en heb je een team met capabele mensen. Benut hun kwaliteiten door taken bij hen neer te leggen. Ben je er werkelijk van overtuigd dat ze daarin op sommige vlakken tekort schieten, stel dan in overleg met de persoon in kwestie een training of opleiding voor. Heb je niet genoeg in beeld welke kwaliteiten je in huis hebt, maak dan eerst een personeelsscan. 

Veilige omgeving

Bedenk wel dat je medewerkers daarbij een veilige omgeving moet bieden. Dat wil zeggen dat je hen niet afbrandt als ze een fout maken of een taak op een andere manier uitvoeren dan dat jij het had gedaan. Laat ze in plaats daarvan leren van hun fouten. Uiteraard zorg je er wel voor dat je de regie houdt. Het bedrijf is geen speeltuin, er moeten wel resultaten worden behaald. Focus op de sterke punten, als je die verbetert heeft dat een dubbele impact.

Durf ook open te zijn naar je mensen. Iets dat ondernemers overigens niet altijd zien zitten. Met mijn omzetcijfers bloot? Met mijn team zorgen voor de toekomst bespreken? Dat nooit! Maar kijk eens wat er gebeurt als je wel deelt wat je aan je hoofd hebt. Grote kans dat je medewerkers vaker zelf initiatief nemen, vaker oplossingen verzinnen en uit zichzelf met ideeën komen. Als je je mensen betrekt bij de te verwachten omzet, zullen ze zich extra willen inspannen om die ook daadwerkelijk binnen te halen. 

Auteur

redactie - Ellis Emeis