Een goede zakelijke administratie vormt de basis van je bedrijf. Je moet kunnen aantonen dat je cijfers kloppen en voldoen aan de eisen van de Belastingdienst. Maar waar begin je en wat hoort er allemaal bij een administratie? In dit artikel vind je een helder stappenplan en praktische tips om je boekhouding overzichtelijk en toekomstbestendig in te richten.
Waarom moet je een zakelijke administratie bijhouden?
Als je onderneemt, moet je een zakelijke administratie bijhouden. Dat is een wettelijke verplichting vanuit de Belastingdienst. Zij moet bij een controle kunnen zien of je inkomsten, uitgaven en winst kloppen. Heb je je administratie niet compleet of lang genoeg bewaard? Dan kun je een naheffing of boete krijgen.
Je bent administratieplichtig wanneer je:
Staat ingeschreven bij de KVK
Ondernemer bent voor de omzetbelasting (btw)
Een zzp’er, eenmanszaak, vof, bv of andere rechtsvorm met onderneming voert
Zakelijke activiteiten uitvoert met het doel winst te maken
Je bent niet administratieplichtig wanneer je geen onderneming hebt, zoals bij hobbymatige activiteiten zonder winstdoel.
Voordelen van een goede zakelijke administratie
Een goede zakelijke administratie is niet alleen iets dat ‘moet’, het helpt je bedrijf ook vooruit. Met een goed ingerichte administratie:
Voldoe je makkelijker aan de verplichtingen van de Belastingdienst, omdat je sneller inzicht hebt in je inkomsten, uitgaven en kunt voldoen aan de bewaarplicht.
Neem je sneller betere beslissingen, doordat je continu zicht hebt op je actuele cijfers.
Werk je efficiënter, omdat facturen, bonnetjes en documenten direct op de juiste plek staan.
Voorkom je fouten en boetes, doordat je gegevens compleet en controleerbaar zijn.
Houd je meer rust en overzicht, wat helpt om gefocust te ondernemen.
Administratie opzetten als zzp’er
Ook als zzp’er moet je een zakelijke administratie bijhouden. Je bent voor de Belastingdienst ondernemer voor de inkomstenbelasting en omzetbelasting, en daarom verplicht bepaalde gegevens te bewaren: facturen, bonnetjes, banktransacties en een overzichtelijke urenregistratie. Uitzondering binnen de omzetbelasting: Verdien je op jaarbasis minder dan € 20.000 bruto in Nederland? Check dan of je in aanmerking komt voor de Kleineondernemersregeling (KOR). Als je voor die regeling kiest, reken je geen btw aan je klanten en doe je ook geen btw-aangifte.
Hoe zit het met het urencriterium en fiscale voordelen?
Als zzp’er is die urenregistratie extra belangrijk. Je moet kunnen aantonen hoeveel tijd je aan je bedrijf besteedt om in aanmerking te komen voor fiscale aftrekposten (lees: fiscale voordelen) zoals de zelfstandigenaftrek en startersaftrek. Daarom is het slim om vanaf dag één je uren, kosten en inkomsten duidelijk vast te leggen. Bewaar daarnaast ook uitgaven die je maakte vóór je startdatum bij de KVK; veel van die kosten mag je aftrekken bij je eerste aangifte.
Stappenplan om je zakelijke administratie op te zetten
Een administratie opzetten lijkt misschien veel werk, maar met de juiste basisstappen wordt het snel overzichtelijk. Onderstaande stappen helpen je om je administratie en boekhouding gestructureerd én compleet op te bouwen.
1. Registreer de basis: KVK, Belastingdienst en eventueel een zakelijke rekening
Een goede administratie begint met het verzamelen van je belangrijkste bedrijfsgegevens. Die heb je nodig voor facturen, contracten, btw-aangifte en vrijwel alle onderdelen van je boekhouding.
Je hebt in ieder geval nodig:
Je KVK-nummer (na inschrijving bij de Kamer van Koophandel)
Je btw-identificatienummer (btw-id)
Je omzetbelastingnummer (ob-nummer)
Een zakelijke rekening openen is niet altijd verplicht. Voor een bv wel, voor een zzp’er of eenmanszaak niet. Toch kiezen veel ondernemers ervoor om er direct één te openen, omdat je daarmee overzicht houdt, professioneler overkomt en makkelijker koppelt met boekhoudsoftware.
Zo houd je privé en zakelijk overzichtelijk gescheiden
Veel starters kiezen daarom toch voor een zakelijke rekening. Binnen het Volop Ondernemen pakket van onze kennispartner ABN AMRO kun je klein beginnen en later extra producten toevoegen of upgraden, wanneer je bedrijf groeit.
Waarom mag je als zzp’er wel je privérekening gebruiken?
Als zzp’er of eenmanszaak ben je fiscaal geen aparte rechtspersoon. Daarom mag je (wettelijk gezien) je privérekening gebruiken voor zakelijke inkomsten en uitgaven. Wil je dit doen? Dan is het heel belangrijk om te controleren of dit van je bank mag. De meeste banken verbieden dit namelijk in hun algemene voorwaarden.
Een zakelijke rekening is in de praktijk dus vaak de betere keuze. Je hebt minder gedoe, houdt privé en zakelijk gescheiden, voorkomt fouten in je boekhouding en maakt je financiële administratie een stuk inzichtelijker.
2. Houd je uren vanaf dag één goed bij
Een urenregistratie is niet verplicht, maar de Belastingdienst kan wel vragen hoeveel tijd je aan je onderneming besteedt. Zeker als je gebruik wilt maken van fiscale voordelen zoals de zelfstandigenaftrek en startersaftrek, moet je kunnen aantonen dat je voldoende uren maakt. Daarom is het verstandig om vanaf het begin je uren duidelijk en controleerbaar vast te leggen.
Waarom is een urenregistratie belangrijk?
Je hebt bewijs nodig voor fiscale voordelen. De Belastingdienst kijkt namelijk of je het urencriterium van minimaal 1.225 uren per boekjaar haalt. Alleen dan kom je in aanmerking voor bepaalde fiscale voordelen. Denk aan zelfstandigenaftrek en startersaftrek.
Je krijgt inzicht in je bestede tijd en uurtarief.
Je voorkomt discussie bij opdrachten op uurbasis.
Welke uren registreer je precies?
Noteer zowel declarabele uren als tijd die je besteedt aan administratie, acquisitie, reistijd, voorbereiding en andere activiteiten die bij je onderneming horen.
Hoe houd je je uren goed bij?
Je gewerkte uren nauwkeurig bijhouden kan op verschillende manieren, van heel eenvoudig tot uitgebreid en gedetailleerd:
In een agenda of spreadsheet
Via een urenregistratie-app
In je boekhoudpakket, als je daarmee werkt
Welke methode je ook kiest: zorg dat je registratie, helder, compleet en controleerbaar is. Dat voorkomt problemen bij een eventuele controle (audit) van de Belastingdienst.
3. Je boekhouding opzetten
Een goede boekhouding vormt het hart van je zakelijke administratie. Het gaat erom dat je alle financiële gegevens overzichtelijk en controleerbaar vastlegt. Deze onderdelen horen in ieder geval in je boekhouding thuis:
Verkoopfacturen en offertes
Inkoopfacturen en bonnetjes (ook digitale bonnen)
Banktransacties en afschriften
Contracten en overeenkomsten
Reis- en vervoerskosten
Belastingaanslagen
Eventuele personeelsadministratie
Rittenregistratie (bij zakelijke voertuigen)
Veel ondernemers gebruiken een boekhoudpakket om overzicht te houden. Zo’n pakket helpt je niet alleen bij het verwerken van facturen en betalingen, maar sluit ook naadloos aan op je urenregistratie (zie stap 2). Daardoor voorkom je dubbel werk en verklein je de kans op fouten.
Banktransacties automatisch verwerken in je boekhouding
De meeste zakelijke rekeningen kun je koppelen aan je boekhoudpakket, zodat transacties automatisch worden ingelezen en verwerkt. Dat scheelt tijd, voorkomt fouten en houdt je administratie up-to-date. Ook het Volop Ondernemen pakket van onze kennispartner ABN AMRO ondersteunt deze koppelingen. Zo draaien je financiële gegevens moeiteloos mee in je boekhouding.
4. Maak je administratie toekomstbestendig
Een administratie opzetten is één ding, maar zorgen dat het met je bedrijf meegroeit is minstens zo belangrijk. Met een toekomstbestendige structuur voorkom je chaos, dubbel werk en stress rondom deadlines.
Zo zorg je dat jouw administratie klaar is voor groei:
Automatiseer waar mogelijk Gebruik automatische bankkoppelingen, factuurherkenning en urenregistratie in één systeem. Dat scheelt tijd en verkleint de kans op fouten.
Plan vaste administratiemomenten Bijvoorbeeld elke vrijdag je openstaande facturen bijwerken en aan het einde van de maand je btw voorbereiden.
Werk met één duidelijke structuur Zorg dat je mappen, categorieën en benamingen logisch zijn. Ook voor een boekhouder of accountant die later meekijkt.
Houd rekening met toekomstige uitbreidingen Denk vooruit: personeel, meerdere bankrekeningen, abonnementen, investeringen. Kies systemen en werkwijzen die kunnen opschalen.
Zorg voor goede back-ups In de cloud, maar ook lokaal op je apparaat. Zo loop je minimaal risico bij een kapotte laptop, cyberaanval of verloren documenten.
Kortom, een slim ingerichte administratie bespaart tijd, voorkomt fouten en geeft rust. Nu en in de toekomst.
5. Digitaal je administratie bewaren (mag volledig!)
Steeds meer ondernemers kiezen voor een digitale administratie. Dat mag ook volledig: sinds 2009 accepteert de Belastingdienst digitale opslag van facturen, bonnetjes en bankgegevens.
Belangrijk is dat alle documenten leesbaar, compleet en controleerbaar blijven. Maak daarom altijd een duidelijke scan of foto van papieren bonnetjes - de echtheidskenmerken moeten zichtbaar zijn.
Gebruik je een boekhoudpakket? Dan worden facturen, transacties en overzichten automatisch veilig opgeslagen in de cloud. Zo blijft je administratie altijd bereikbaar én goed bewaard.
6. Administratie zelf doen of (deels) uitbesteden?
Een keuze die goed is om nu al te maken. Je kunt je administratie zelf bijhouden, zeker wanneer je weinig facturen verwerkt of gebruikmaakt van automatisering via je boekhoudpakket. Toch kiezen veel ondernemers ervoor om een boekhouder of accountant mee te laten kijken. Een expert helpt je onder andere met:
goed benutten van aftrekposten en fiscale voordelen
het voorkomen van fouten in btw- en inkomstenbelasting
advies over investeren, reserveren of groeien
Veel ondernemers kiezen voor een combinatie van zelf de administratie bijhouden en uitbesteden. Je kunt bijvoorbeeld zelf factureren, je uren bijhouden en een online boekhoudpakket gebruiken. Vervolgens schakel je voor je aangifte omzetbelasting en jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting (of vennootschapsbelasting) een professional in. Zo blijft je administratie betaalbaar en betrouwbaar.
Meer grip op je bedrijf met een goede administratie
Een zakelijke administratie opzetten wordt een stuk eenvoudiger wanneer je werkt met duidelijke stappen en vaste routines. Door vanaf het begin je boekhouding gestructureerd bij te houden, voorkom je fouten, bespaar je tijd en creëer je rust in je onderneming. Of je nu zzp’er bent of een groeiend bedrijf met personeel runt: een overzichtelijke administratie helpt je vooruit, maakt keuzes makkelijker en zorgt dat je klaar bent voor de toekomst.
