Een administratie opzetten, hoe begin je eraan?

Column | Wat kun je zelf en wat moet je uitbesteden?

19 januari 2018

Twee jaar geleden begon ik mijn online cupcake boetiek 'A Cup of Cake'. Cupcakes maken in alle soorten en maten, dat is mijn passie. Maar succesvol ondernemen houdt niet op bij een aantrekkelijke webshop. Een administratie bijhouden is óók belangrijk. Hoe begin je aan zoiets?

Eerste Hulp bij Online Boekhouden

In vijf stappen een bedrijf starten

Je administratie opzetten

Bij een goed begin van je onderneming hoort een administratie. Dit is niet alleen verplicht voor de Belastingdienst; ook voor je eigen inzicht is het belangrijk.

Natuurlijk kun je ervoor kiezen om een administratiebureau of boekhouder te laten helpen bij het opzetten van je administratie, maar deze bureaus vragen redelijk wat geld voor het onderhoud van je volledige administratie.

Daarom raad ik je aan eerst eens rustig te gaat zitten en alles goed uit te zoeken. Vaak kun je er grotendeels zelf uitkomen. Waarom zou je niet zelf de inkomsten en uitgaven van je bedrijf kunnen verzamelen? Ook de BTW-aangifte is redelijk eenvoudig, dus goed zelf te doen. Kom je er niet uit? Op internet vind je handige hulpmiddelen en informatie over dit soort onderwerpen.

Voor de overige, complexe zaken raad ik je aan wel een boekhouder of accountant in te schakelen. Voor de aangifte inkomstenbelasting bijvoorbeeld. Vooral de eerste jaren heb je recht op extra aftrekposten en andere voordelen. Een goede boekhouder of accountant kan vaak veel geld voor je terughalen, waardoor hij zichzelf ook weer terugverdient. 

Wat zijn de belangrijke verplichtingen voor de administratie?

Al je financiële transacties moet je bewaren. Sommige documenten zelfs tot zeven jaar. Denk aan kassabonnen, facturen, afschriften en andere bewijzen. Ook eigendommen, schulden en de salarisadministratie vallen hieronder. Wil je je administratie overzichtelijk houden? Bewaar deze documenten goed georganiseerd in mappen. Berg de documenten gesorteerd op, zodat je makkelijk een document kunt terugvinden, mocht het nodig zijn.

Je administratie onderhouden

Je administratie stopt niet bij het opzetten ervan. Ik plan wekelijks een vast moment waarop ik alle administratie van de afgelopen week verwerk. Doe je dit niet, dan loop je het risico dat je het voor je uit gaan schuiven. En dan verlies je het overzicht op inkomsten en uitgaven, waardoor je zowel de positieve als negatieve ontwikkelingen niet op tijd kunt signaleren.

Mijn advies: probeer er niet teveel tegenop te zien en begin er gewoon aan. Als je het wekelijks bijhoudt, dan is het vaak zo gebeurd. Veel succes!

Auteur

Sarah de Winter