Wat heb ik nodig om mijn bedrijf te digitaliseren?

Checklist: hardware om effectief te digitaliseren
Voor het digitaliseren van je bedrijf heb je de juiste hardware en software nodig. Een scanner kun je echt niet zonder, maar ook andere onderdelen van je IT kun je vervangen om digitaal werken zo efficiënt mogelijk te maken.
Lees meer over digitaliseren
Klik hier
Download het gratis whitepaper
Naar MijnMKB
Hoe efficiënt werk jij?
Klik hier
Doe de scan
Ga
Automatiseer je documentbeheer
Klik hier
Download het gratis whitepaper
Naar MijnMKB

1. Scanner

Voor het digitaliseren kun je niet zonder een scanner. Maar welke neem je? Die keuze zit hem meestal niet in de kwaliteit, die is in de meeste gevallen vergelijkbaar. Je kunt grofweg kiezen tussen drie types, namelijk de:
·         Flatbed scanner
·         Dedicated scanner
·         Multifunctional printer (MFP)
Om bedrijfsdocumenten te scannen kunnen ze allemaal geschikt zijn. Het verschil zit in de hoeveelheid. Hoe meer je scant, hoe meer capaciteit en functionaliteit je nodig hebt. Voor de meeste mkb-bedrijven is een centrale MFP voldoende. Die grote grijze multifunctionele printer kun je dus nog steeds goed gebruiken, maar de rol van het apparaat verandert. Voorheen fungeerde hij vooral als printer. Als je digitaal gaat werken wordt scannen zijn belangrijkste rol. Scan je veel per afdeling dan kun je een paar scanners op goed gekozen locaties plaatsen.
 

2. Software en systeem

Een scan is eigenlijk gewoon een foto van een document. Dat is simpel. Maar het gaat erom hoe je het document goed vindbaar maakt en eenvoudig de juiste data eruit kunt halen om te gebruiken bij je werk. Bijvoorbeeld de gegevens van een factuur inboeken. Hoeveel stappen en tijd kost dit je normaal? Je kunt handmatig de juiste gegevens invoeren, maar je kunt ook de data intelligent inlezen. Een factuur leent zich daar prima voor. Ze hebben vaak een herkenbare opmaak. Er zijn softwaretoepassingen die deze opmaak herkennen en de belangrijkste data na het scannen van de papieren factuur automatisch invoeren in je inboeksysteem. De techniek hierachter heet Optical Character Recognition (OCR).
 
Deze software kun je eenvoudig aan je scanner koppelen, waardoor je met één druk op de knop de factuur kunt scannen. De optimale instellingen en bestemming van de scan zijn vooraf bepaald en liggen vast onder deze knop. Maar je zou deze scan stap kunnen overslaan door je leveranciers te vragen de facturen alleen nog maar digitaal in te sturen naar een speciaal daarvoor bestemd e-mail adres (bijvoorbeeld : facturen@kantoor.nl). Als je deze documentstromen verder wil automatiseren en managen is het goed om een document management systeem (DMS)  daarop aan te sluiten.
 

3. Mobile devices

Jouw informatie wil je altijd en overal bij je hebben. Niet meer op allerlei losse en gesorteerde A4’tjes, maar digitaal. Een desktop neem je ook niet zomaar mee onder je arm, dus zijn mobiele apparaten aan te raden. Als werknemers veel op pad zijn en digitale informatie doornemen met klanten, partners en collega’s, dan is een tablet een ideaal apparaat. Desktops inruilen voor laptops is ook een aanrader. Jouw werknemers kunnen dan eenvoudig thuis of op een andere locatie hun laptop openslaan en verder werken. Bedenk goed welke mobile devices handig zijn binnen jouw organisatie. Het kan de werksnelheid van je organisatie flink verhogen.
 

4. Meerdere schermen

Door het digitale werken is de kans groot dat er minder papier op bureau’s ligt, terwijl waarschijnlijk dezelfde hoeveelheid (of meer) informatie onder ogen moet komen bij je werknemers. Met meerdere beeldschermen werken kan een goede oplossing zijn. Je kunt er ook voor kiezen een tv scherm op te hangen op bepaalde afdelingen, waar meerdere werknemers actuele informatie in de gaten moeten houden bij hun werk. Denk aan de stand van aandelen of het monitoren van de traffic op je website.
 

5. Opslagruimte

Digitaal werken heeft ook een groot effect op je opslagruimte. Jouw fysieke archiefruimte komt vrij, met alle voordelen van dien. Maar daarvoor in de plaats heb je bijvoorbeeld extra servercapaciteit nodig. Je kunt ook kiezen voor een cloud-oplossing, waarbij al je bestanden op een externe server staan en altijd online beschikbaar zijn. Ook kun je jouw eigen cloud creëren, door je server klaar te maken voor inloggen op afstand (online). Een aanrader. Hierdoor kun je altijd en overal bij je bestanden en wordt digitaal werken iets wat je volledig zelf in de hand houdt. Kies je voor een eigen server, zorg dan wel voor goede backups

Vraag niet beantwoord of nog een vraag?

MKB Servicedesk helpt je graag verder!

Tien redenen om je bedrijf te digitaliseren

De voordelen van digitaal werken
Het omzetten van je papieren administratie naar een digitale database is voor veel bedrijven een belangrijke efficiencyslag. Je bedrijf klaar maken...

Welke documenten kan ik digitaliseren om kosten te besparen?

Stappenplan: bepaal welke processen verbeterd kunnen worden
Welke documentprocessen binnen jouw bedrijf zijn omslachtig en irriteren je werknemers? Je kunt er vast een aantal bedenken. Maar heeft het zin deze...

Praat met ons mee op

Van Spaendonck Groep B.V
Postadres
Postbus 90154
5000 LG . Tilburg

Bezoekadres:
Reitseplein 1
5037 AA . Tilburg
Tel: 088 652 00 50

Toegevoegd

U kunt verder winkelen of de bestelling afronden.

Afronden
MKB Servicedesk maakt gebruik van cookies
/7158/cookieverklaring-mkb-servicedesk.htm
 Meer informatie
 Melding sluiten