Wat heb ik nodig om mijn bedrijf te digitaliseren?

Welke IT-hardware heb ik nodig?

Mensen-werken-laptop-overleg

Voor het digitaliseren van je bedrijf heb je de juiste hardware nodig. Welke onderdelen van je IT-omgeving moet je vervangen om digitaal werken zo efficiënt mogelijk te maken?

Hoe kies je de juiste IT-hardware voor jouw organisatie?  

Om de beste keuze in IT te maken, houd je rekening met een aantal verschillende aspecten. Het belangrijkste om op te letten, is dat de apparaten die je aanschaft passen bij de behoeften van jouw medewerkers. Denk bijvoorbeeld ook aan de toekomstbestendigheid van de hardware. Kies voor apparaten die ook over een aantal jaar nog passen bij de behoeften van je organisatie. 

IT advies voor medewerkers 

Verschillende typen medewerkers hebben verschillende behoeften op het gebied van laptops en desktops. Denk bijvoorbeeld aan power users die intensieve taken uitvoeren en baat hebben bij krachtige desktops met geavanceerde specificaties. Daarnaast zijn er mobiele werkers die flexibiliteit nodig hebben en gebaat zijn bij makkelijke draagbare laptops met lange batterijduur. Creatieve professionals hebben vaak specifieke hardware nodig, zoals krachtige grafische kaarten en kleurnauwkeurige beeldschermen. 

Computers kiezen: van desktops naar laptops 

De belangrijkste verandering is die van desktops naar laptops. Een groot voordeel van digitalisering is dat je informatie altijd en overal online tot je beschikking hebt. Dat wordt uiteraard lastig als je medewerker alleen met een vaste computer werkt. Wanneer je gebruik maakt van mobiele apparaten als smartphones, laptops en tablets, kunnen je medewerkers altijd en overal bij belangrijke documenten. 

Mobiele apparaten zijn ook een belangrijke voorwaarde voor hybride werken. Wanneer je medewerkers regelmatig buiten het kantoor werken, thuis of op een andere locatie, is een laptop heel praktisch. Een desktop neem je niet zomaar mee onder je arm. Mobiele apparaten kunnen de flexibiliteit en productiviteit en van je medewerkers flink verhogen.  

Let op: Het is belangrijk om voor zakelijke laptops te kiezen, in plaats van een consumentenlaptop. Zakelijke laptops zijn geschikter, onder andere doordat ze beter beveiligd zijn. Lees hier meer over zakelijke laptops kiezen. 

De juiste toegang voor je medewerkers 

Houd er wel rekening mee dat je medewerkers ook vanaf hun thuiswerkplek moeten kunnen inloggen in belangrijke systemen. Ze moeten bij alle relevante bestanden kunnen komen, zonder dat ze hiervoor allerlei bijlagen naar zichzelf hoeven te mailen. Dat kan bijvoorbeeld met een cloud-oplossing, waarbij al je bestanden op een externe server staan en altijd online beschikbaar zijn. Zo kunnen je medewerkers tijd- en plaatsonafhankelijk werken.  

Ook is het belangrijk om voldoende backups te maken, zodat er geen data verloren gaat bij een crash of hack.

Veilig digitaal werken 

Een zakelijke laptop biedt je medewerkers vrijheid om overal te werken. Een groot voordeel. Maar het is dan wel belangrijk dat dit veilig blijft. Lees hier meer over hoe je een zakelijke laptop beveiligt.  

Scanner aanschaffen voor digitalisering documenten 

Wil je documenten digitaliseren, zoals contracten en facturen? Dan kun je niet zonder een scanner. Als je ook wilt kunnen printen, is de keuze voor een multifunctionele printer (MFP), het meest logisch. Een scan gaat verder dan een foto van een document. Het is eveneens belangrijk dat de juiste data er eenvoudig uitgehaald kan worden. Je kunt natuurlijk handmatig de juiste gegevens invoeren, maar het is ook mogelijk om de data intelligent in te laten lezen. Een factuur leent zich daar prima voor, vanwege de herkenbare opmaak. Er zijn softwaretoepassingen die deze opmaak herkennen en de belangrijkste data na het scannen automatisch invoeren in je administratie. De techniek hierachter heet Optical Character Recognition (OCR). 

Tip: Bij facturen kun je deze stap overslaan door je leveranciers te vragen de facturen alleen nog maar digitaal in te sturen. Gebruik hiervoor een apart e-mailadres, zoals facturen@kantoor.nl. Als je deze documentstromen verder wil automatiseren en managen, is het goed om hierop een document management systeem (DMS) aan te sluiten. 

Handige IT-hardware voor de werkplek 

Je personeel heeft meer nodig dan alleen een laptop en scanner om goed te kunnen werken in een gedigitaliseerd bedrijf. Zelfs als je medewerkers regelmatig op afstand werken, is het prettig als ze op kantoor direct hun laptop kunnen aansluiten op een dockingstation. Hiermee is direct alle randapparatuur aangesloten. Denk bijvoorbeeld aan een monitor, muis en (draadloos) toetsenbord. Dat scheelt veel opstarttijd en komt de productiviteit ten goede. 

Webcam en koptelefoon voor online vergaderingen 

Door het digitale werken wordt veel meer online vergaderd, het is dus belangrijk dat je medewerkers voorzien zijn van laptops met een sterke ingebouwde webcam. Uiteraard kun je ook kiezen voor losse webcams. Daarnaast is een noise-cancelling koptelefoon erg prettig om alle omgevingsgeluiden te filteren. Zo kan je medewerker ongestoord vergaderen.  

Meerdere monitors per medewerker 

Ook kan het werken met meerdere monitors prettig zijn. Deze komen van pas bij videoconferences waarbij de agenda of een te bespreken document op het ene scherm getoond wordt en de videocall zelf op het andere scherm. 

Je kunt er ook voor kiezen een tv-scherm op te hangen op bepaalde afdelingen, waar meerdere werknemers actuele informatie in de gaten moeten houden bij hun werk. Denk aan de stand van aandelen of het monitoren van de traffic op je website. 

Tip: Lees hier meer over het inrichten van de perfecte werkplek

Wat vind je van dit artikel?

Pauline Veenstra

Auteur

Pauline Veenstra

Als freelance copywriter schrijf ik voor veel verschillende ondernemersplatforms, waaronder MKBSD. Ik vind het ontzettend leuk om de verhalen van ondernemers vast te leggen, het starten van een eigen bedrijf is immers een groot avontuur! Verder houd ik ervan om complexe thema’s als financiering en belastingzaken uit te leggen op een manier die voor iedereen begrijpelijk is. Zo hoop ik jouw leven als ondernemer net wat gemakkelijker te maken.