Wat heb ik nodig om mijn bedrijf te digitaliseren?

Checklist: hardware om effectief te digitaliseren

23 december 2019 07 juli 2021

Voor het digitaliseren van je bedrijf heb je de juiste hardware nodig. Welke onderdelen van je IT-omgeving moet je vervangen om digitaal werken zo efficiënt mogelijk te maken?

1. Van desktops naar laptops

De belangrijkste verandering is die van desktops naar laptops. Een groot voordeel van digitalisering is dat je informatie altijd en overal online tot je beschikking hebt. Dat wordt uiteraard lastig als je medewerker alleen met een vaste computer werkt. Wanneer je gebruik maakt van mobiele apparaten als smartphones, laptops en tablets, kunnen je medewerkers altijd en overal bij belangrijke documenten.

Mobiele apparaten zijn ook een belangrijke voorwaarde voor hybride werken. Een desktop neem je niet zomaar mee onder je arm. Met een laptop kunnen werknemers eenvoudig thuis of op een andere locatie werken. Dit kan de flexibiliteit en productiviteit en van je medewerkers flink verhogen.

Tip: Het is niet altijd slim om deze devices allemaal zelf aan te schaffen. Wanneer je kiest voor Device as a Service (DaaS), krijg je voor een vast maandbedrag niet alleen de hardware, maar ook monitoring, service en support. Je kunt ook kiezen voor een specifiek oplossing voor de beveiliging en het beheer van je hardware. Een voorbeeld hiervan is Samsung Knox.

2. Een scanner

Wil je documenten digitaliseren, zoals contracten en facturen? Dan kun je niet zonder een scanner. Als je ook wilt kunnen printen, is de keuze voor een multifunctionele printer (MFP) het meest logisch. Een scan gaat verder dan een foto van een document. Het is eveneens belangrijk dat de juiste data er eenvoudig uitgehaald kan worden. Je kunt natuurlijk handmatig de juiste gegevens invoeren, maar het is ook mogelijk om de data intelligent in te laten lezen. Een factuur leent zich daar prima voor, vanwege de herkenbare opmaak. Er zijn softwaretoepassingen die deze opmaak herkennen en de belangrijkste data na het scannen automatisch invoeren in je administratie. De techniek hierachter heet Optical Character Recognition (OCR).

Tip: Bij facturen kun je deze stap overslaan door je leveranciers te vragen de facturen alleen nog maar digitaal in te sturen. Gebruik hiervoor een apart e-mailadres, zoals facturen@kantoor.nl. Als je deze documentstromen verder wil automatiseren en managen, is het goed om hierop een document management systeem (DMS) aan te sluiten.

3. Meerdere schermen

Door het digitale werken is de kans groot dat er minder papier op bureaus ligt. Er wordt veel meer vanaf het scherm gewerkt. Met meerdere beeldschermen werken kan een goede oplossing zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan videoconferences waarbij de agenda of een te bespreken document op het ene scherm getoond wordt en de videocall zelf op het andere scherm.

Je kunt er ook voor kiezen een tv-scherm op te hangen op bepaalde afdelingen, waar meerdere werknemers actuele informatie in de gaten moeten houden bij hun werk. Denk aan de stand van aandelen of het monitoren van de traffic op je website.

4. Opslagruimte

Digitaal werken heeft ook een groot effect op je opslagruimte. Jouw fysieke archiefruimte komt vrij, met alle voordelen van dien. Maar daarvoor in de plaats heb je bijvoorbeeld extra servercapaciteit nodig. Het is dan belangrijk om voldoende backups te maken. Nog slimmer is om te kiezen voor een cloud-oplossing, waarbij al je bestanden op een externe server staan en altijd online beschikbaar zijn. Zo kunnen je medewerkers tijd- en plaatsonafhankelijk werken.

Auteur

Pauline Veenstra

Als freelance copywriter schrijf ik voor veel verschillende ondernemersplatforms, waaronder MKBSD. Ik vind het ontzettend leuk om de verhalen van ondernemers vast te leggen, het starten van een eigen bedrijf is immers een groot avontuur! Verder houd ik ervan om complexe thema’s als financiering en belastingzaken uit te leggen op een manier die voor iedereen begrijpelijk is. Zo hoop ik jouw leven als ondernemer net wat gemakkelijker te maken.