Wat heb ik nodig om mijn bedrijf te digitaliseren?

Checklist: hardware om effectief te digitaliseren
Om je bedrijf te digitaliseren heb je bepaalde hardware en software nodig. Natuurlijk een scanner, maar ook andere onderdelen van je IT kun je vervangen om digitaal werken zo efficiënt mogelijk te maken binnen je bedrijf.
Lees meer over digitaliseren
Klik hier
Download het gratis whitepaper
Naar MijnMKB
Hoe efficiënt werk jij?
Klik hier
Doe de scan
Ga
Automatiseer je documentbeheer
Klik hier
Download het gratis whitepaper
Naar MijnMKB

1. Scanner

Om te digitaliseren heb je een scanner nodig. Maar welke? Die keuze zit hem meestal niet in de kwaliteit. Alle scanapparatuur die nu op de markt is kan de kwaliteit aanbieden die je nodig hebt. Je kunt grofweg kiezen tussen drie types; een flatbed scanner, dedicated scanner of multifunctional printer (MFP). Om gewoon bedrijfsdocumenten te scannen kunnen ze allemaal geschikt zijn. De keuze zit hem vaak in de hoeveelheid. Hoe meer je scant, hoe meer capaciteit en functionaliteit je nodig hebt. Voor de meeste mkb-bedrijven is een centrale MFP voldoende. Die grote grijze multifunctionele printer kun je dus nog steeds goed gebruiken, maar de rol van het apparaat verandert. Voorheen fungeerde hij vooral als printer. Als je digitaal gaat werken wordt scannen zijn belangrijkste rol. Scan je veel per afdeling dan kunnen een paar dedicated scanners op goed gekozen locaties je uitkomst bieden.
 

2. Software en systeem

Digitaliseren is meer dan scannen. Een scan is eigenlijk gewoon een foto van een document. Dat is simpel. Maar het gaat erom hoe je het document goed vindbaar maakt en eenvoudig de juiste data eruit kunt halen om dit te gebruiken bij je werk. Bijvoorbeeld de gegevens van een factuur inboeken. Hoeveel stappen en tijd kost dit je normaal? Je kunt handmatig de juiste gegevens invoeren, maar je kunt ook de data intelligent inlezen. Een factuur leent zich daar prima voor. Ze hebben vaak een herkenbare opmaak. Er zijn softwaretoepassingen die deze opmaak herkennen en de belangrijkste data na het scannen van de papieren factuur automatisch invoeren in je inboeksysteem. De techniek hierachter heet Optical Character Recognition (OCR). De software herkent automatisch de belangrijkste kenmerken van 80 procent van alle facturen. Heeft hij met een bepaalde factuur toch moeite dan geeft hij dat aan en kun je zelf eenmalig aangeven waar hij de belangrijkste informatie kan vinden. De volgende keer herkent hij ook dat type factuur.
 
Deze software kun je eenvoudig aan je scanner koppelen, waardoor je met één druk op de knop de factuur kunt scannen. De optimale instellingen en bestemming van de scan zijn vooraf bepaald en liggen vast onder deze knop. Maar je zou deze scan stap kunnen overslaan door je leveranciers te vragen de facturen alleen nog maar digitaal in te sturen naar een speciaal daarvoor bestemd Email adres (denk aan: facturen@kantoor.nl). De software is in staat deze digitale brievenbus automatisch “te legen” en onder te brengen in een geautomatiseerd proces van controle en goedkeur van de factuur. Vanaf zo’n 1000 facturen per jaar is het kostenbesparend om  een geautomatiseerd proces van factuurverwerking in te  richten. Als je deze documentstromen verder wil automatiseren en managen is het goed om een document management systeem (DMS) te daarop aan te sluiten.
 

3. Mobile devices

Je informatie wil je altijd en overal bij je hebben. Niet meer op allerlei losse en gesorteerde A4’tjes, maar digitaal. Je desktop neem je ook niet zomaar mee onder je arm, dus zijn mobiele apparaten bij uitstek de manier om digitaal werken mogelijk te maken. Als jij en je mensen veel op pad zijn en digitale informatie doornemen met klanten, partners en collega’s, dan is een tablet een ideaal apparaat. Wil je zelf altijd en overal bij de juiste informatie kunnen, zonder een computer op te starten, dan is een smartphone ideaal. Zijn jij en je werknemers al voorzien van de juiste apparatuur? Als je overg5aat op het digitale werken is het goed om daar over na te denken. Desktops inruilen voor laptops is een aanrader. Je werknemers kunnen dan eenvoudig thuis of op een andere locatie hun laptop open slaan en verder werken. Bedenk goed welke mobile devices handig zijn binnen jouw organisatie. Het kan de werksnelheid van je organisatie flink verhogen.
 

4. Meerdere schermen

Door het digitale werken is de kans groot dat er minder papier op bureau’s ligt, terwijl waarschijnlijk dezelfde hoeveelheid (of meer) informatie onder ogen moet komen bij je werknemers. Meerdere beeldschermen kan een goede oplossing zijn. Bij werknemers die veel informatie in meerdere systemen doornemen is het handig een tweede scherm aan te schaffen. Je kunt er ook voor kiezen een tv scherm op te hangen op bepaalde afdelingen, waar meerdere werknemers actuele informatie in de gaten moeten houden bij hun werk. Denk aan beursnieuws, de stand van aandelen of het monitoren van de traffic op je website.
 

5. Opslagruimte

Digitaal werken heeft ook een groot effect op je opslagruimte. Je fysieke archiefruimte komt vrij, met alle voordelen van dien. Maar daarvoor in de plaats, ga je wel ‘ruimte’ creëren voor al die gedigitaliseerde informatie. Je kunt bijvoorbeeld je servercapaciteit uitbreiden. Je kunt meerdere harde schijven aanschaffen. Je kunt ook kiezen voor een cloud-oplossing, waarbij al je bestanden op een externe server staan en altijd online beschikbaar zijn. Ook kun je je eigen cloud creëren, door je server klaar te maken voor inloggen op afstand (online). Een aanrader. Hierdoor kun je altijd en overal bij je bestanden en wordt digitaal werken iets wat je volledig zelf in de hand houdt. Kies je voor een eigen server, zorg dan wel voor goede backups. Opslag op meerdere locaties. Je kantoorautomatiseerder kan je helpen om te bepalen wat het beste bij jouw organisatie past.

Dossiers

Tien redenen om je bedrijf te digitaliseren

De voordelen van digitaal werken
Het omzetten van je papieren administratie naar een digitale database is voor veel bedrijven een belangrijke efficiencyslag. Je bedrijf klaar maken...

Welke documenten kan ik digitaliseren om kosten te besparen?

Stappenplan: bepaal welke processen verbeterd kunnen worden
Welke documentprocessen binnen jouw bedrijf zijn omslachtig en irriteren je werknemers? Je kunt er vast een aantal bedenken. Maar heeft het zin deze...

Praat met ons mee op

Van Spaendonck Groep B.V
Postadres
Postbus 90154
5000 LG . Tilburg

Bezoekadres:
Reitseplein 1
5037 AA . Tilburg
Tel: 088 652 00 50

Toegevoegd

U kunt verder winkelen of de bestelling afronden.

Afronden
MKB Servicedesk maakt gebruik van cookies
/7158/cookieverklaring-mkb-servicedesk.htm
 Meer informatie
 Melding sluiten