Veel sollicitatiebrieven? Kies de juiste kandidaat

Met deze tips word je de brievenberg de baas

26 november 2014

De vacature bij je bedrijf levert meer dan honderd sollicitatiebrieven op. Fijn, al die belangstelling. Maar hoe voorkom je dat de juiste kandidaat ondersneeuwt in die enorme (online) brievenberg?

Een nieuwe medewerker aannemen

Om te beginnen: schep orde in de chaos. Dat begint heel praktisch: verzamel alle binnenkomende sollicitatiebrieven in een aparte map. Je zal de eerste ondernemer niet zijn die een brief kwijtraakt. En je wilt niet laten gebeuren dat die nou net van jouw ideale kandidaat komt.

Orde wil ook zeggen: neem rustig de tijd voor het selectieproces. Maak er ruimte voor in je agenda, want dit is niet iets dat je even tussendoor doet. Liggen er tien brieven op je bureau, dan kun je met een paar uur toe. Is de berg hoger, dan moet je er misschien wel dágen voor gaan zitten. Vergeet niet om jouw agenda af te stemmen op die van je meelezer.

Zo’n meelezer inschakelen is een verstandige keuze. Dit kan iemand zijn die ervaring heeft met selectieprocessen. Maar ook iemand die de brieven en cv’s vakinhoudelijk kan bekijken – bijvoorbeeld een toekomstige collega van de nieuwe medewerker.

Pareltje

Trap niet in de val om elke brief die op de mat of in de mailbox valt alvast te gaan lezen. Je kunt daar beter mee wachten tot na de sluitingsdatum. Zo geef je alle sollicitanten evenveel kans. En je voorkomt dat je al zó enthousiast raakt over één kandidaat, dat je een later binnenkomend pareltje over het hoofd ziet.

Als de daadwerkelijke selectie begint, werk je het liefst van grof naar fijn. De bedoeling is dat je uiteindelijk drie stapeltjes overhoudt: brieven van geschikte kandidaten, brieven van twijfelgevallen en brieven van afvallers.

De eerste schifting is het gemakkelijkst. Vaak is een aantal afvallers in één opslag duidelijk: ze leveren een voddig stukje papier aan, een cv ontbreekt, het wemelt van de schrijffouten, en ga zo maar door. De volgende stap is al moeilijker, want er liggen nu alleen nog brieven op je bureau die er netjes uitzien. Het komt dus op de inhoud aan.

Plussen en minnen

Begin met het bestuderen van de cv’s. Daarop vind je harde feiten als opleiding en werkervaring. Je ziet er meteen wie er wel en niet voldoen aan het functieprofiel dat je hebt opgesteld – en dat je uiteraard ter vergelijking naast je hebt liggen. Een handig trucje om overzicht te houden is werken met plussen en minnen. Heeft iemand zowel de juiste opleiding als veel werkervaring? Zet dan bij beide een plus. Vind jij opleiding minder belangrijk dan werkervaring? Deel dan voor dat laatste aspect twee plussen uit.

Er valt nu weer een aantal kandidaten af. Wees daarbij niet te strikt: misschien voldoet een sollicitant formeel niet aan alle functie-vereisten, maar krijg je er toch een goed gevoel bij. Schuif zo’n brief niet terzijde, maar kijk er nog eens goed naar. Je krijgt dat gevoel niet voor niets.

Cultuur

Tijd om je op het volgende aspect te richten: de brief. Daaruit haal je vooral informatie over de persoon van de sollicitant. En dat is belangrijk, want de nieuwe medewerker moet passen in de cultuur van jouw bedrijf. Hoe ziet diens persoonlijkheid eruit? Wat drijft hem? Wat wil hij bereiken?

Uiteindelijk heb je dus drie stapels. De afvallers krijgen straks een keurige bedankbrief. De twijfelgevallen laat je even voor wat ze zijn. De brieven van geschikte kandidaten vragen om actie: deze mensen mogen op gesprek komen. Zijn het er veel? Wees dan nóg kritischer, bijvoorbeeld door referenties na te trekken. Zijn het er weinig? Nodig dan eventueel ook een of twee van de twijfelgevallen uit.