Een onderschat ondernemersrisico: instabiele klanten

Ben jij voorbereid op de financiële risico’s?

21 november 2018 8 minuten

‘Ondernemen is risico’s nemen’ – een uitspraak die iedere ondernemer kent. Een groot, maar vaak onderschat risico, is zakendoen met instabiele bedrijven. Zo’n bedrijf (jouw klant) kan zijn financiën niet op orde hebben en daar kan jouw bedrijf de dupe van worden. Hoe ga je om met dit risico?

Allianz Trade klantencheck

Debiteurenrisico

Ieder bedrijf dat klanten op rekening laat betalen, loopt een debiteurenrisico. Afhankelijk van de bedragen waar het om gaat, kan één wanbetaler al een bedreiging vormen voor het voortbestaan van jouw onderneming. Veel ondernemers staan daar niet bij stil. ‘Die klant betaalt altijd netjes op tijd, dus daar hoef ik me geen zorgen over te maken’, zo wordt vaak gedacht. Maar weet jij hoe stabiel de financiën van dat bedrijf zijn? Al doe je al jaren zaken met elkaar, je weet niet precies hoe het met de cijfers is gesteld. Misschien kan jouw klant door één schommeling op de markt al financieel in de problemen komen.

Klanten die de betalingstermijn overschrijden

Wanneer je te maken hebt met klanten die regelmatig de betalingstermijn overschrijden, moet je jezelf zeker achter de oren krabben. Tot nu toe is er misschien altijd uiteindelijk wel betaald, maar het kan een signaal zijn dat deze partij zijn financiën niet op orde heeft. Dat betekent dat deze klant een financieel risico voor jou kan vormen. Bovendien kan het zijn dat jouw bedrijf forse bedragen heeft moeten investeren om de goederen of diensten aan de klant te leveren. Als er dan een te lange termijn zit tussen levering en betaling kan dat problemen opleveren voor jouw onderneming.

Faillissement van een klant

En wat zou het faillissement van een klant voor jouw bedrijf betekenen? Ook daar staan veel ondernemers niet bij stil. Niet alleen kun je de pech hebben dat de klant in kwestie je grootste afnemer was, er kan ook nog sprake zijn van openstaande facturen. Door dat faillissement kun jij misschien wel naar een (groot deel) van je geld fluiten. Kan jouw bedrijf zo’n financiële tegenslag incasseren?

Kredietverzekering

Het is belangrijk dat je de risico’s voor jezelf in kaart brengt, bepaalt wat de gevolgen kunnen zijn en hoe je deze debiteurenrisico’s af kunt dekken. Om te voorkomen dat jouw bedrijf door onbetaalde facturen in zwaar weer belandt, kun je kiezen voor een kredietverzekering. Zo ben je verzekerd tegen onbetaalde debiteurenvorderingen die een bedreiging vormen voor jouw bedrijf. Er zijn verschillende kredietverzekeringen die de schade geheel of gedeeltelijk dekken. Bovendien biedt zo’n verzekering aanvullende diensten zoals bedrijfsinformatie, waarmee je de kredietwaardigheid (rating) van je klanten kan beoordelen en bewaken. Ook krijg je hulp bij het het incasseren van langer onbetaalde vorderingen.

Wat is debiteurenrisico?

Je hebt netjes op tijd jouw goederen of diensten geleverd. Als je daarna de factuur stuurt loop je het risico dat jouw klant niet op tijd of helemaal niet betaalt. Dat noemen we debiteurenrisico. Het debiteurenrisico kan jouw cashflow verstoren en nadelige gevolgen hebben voor jouw winst.

Het leveren op krediet, en dus het nemen van debiteurenrisico, is niet per definitie verkeerd. Door dit te doen moedig je een klant namelijk aan om meer geld te besteden bij jouw bedrijf en kun je je onderscheiden van concurrenten die niet op krediet leveren. Je moet er wel voor zorgen dat je alleen op krediet levert nadat je de kredietwaardigheid van een potentiële klant goed hebt getoetst. Op die manier beperk je jouw debiteurenrisico's.

Bedrijven met een hoog debiteurenrisico

  • Bedrijven die relatief nieuw zijn

  • Bedrijven die geen kredietgeschiedenis hebben

  • Bedrijven met een lage kredietwaardigheid

Hoe is het debiteurenrisico van jouw klanten?

Een gesprek met een klant kan heel goed verlopen, maar weet je precies met wie en wat voor een organisatie je in zee gaat? En kan deze afnemer jouw facturen wel betalen? Doe nu de gratis check van Allianz Trade en ontvang een beoordeling over het debiteurenrisico van 3 klanten of prospects.

Welke soorten debiteurenrisico’s zijn er?

Er zijn drie categorieën debiteurenrisico’s:

  • Betaalrisico

    de kans dat een klant je factuur niet betaalt. Telkens wanneer je goederen of diensten levert en later factureert, neem je een betaalrisico.

  • Concentratierisico 

    het verstrekken van een hoog krediet aan één grote klant of een selecte groep klanten die een belangrijk deel van je omzet vertegenwoordigt. Een hoog concentratierisico stelt je bloot aan potentiële schade die je cashflow ernstig kan ondermijnen.

  • Landenrisico

    het risico waaraan je bedrijf zich blootstelt wanneer je internationaal zakendoet. Landspecifieke debiteurenrisico’s worden beïnvloed door schommelingen in wisselkoersen, economische of politieke instabiliteit, de kans op handelssancties of embargo’s, of andere kwesties. Al deze factoren kunnen negatieve gevolgen hebben voor de zakelijke omgeving en cashflow binnen en buiten het land waar je zakendoet.

Een 4-stappenplan om jouw debiteurenrisico te beheersen

Om je bedrijf te beschermen tegen niet-tijdige betalingen is debiteurenrisico management essentieel. Het is het uitvoerbare plan dat je gebruikt. Het helpt bij het veiligstellen van je cashflow en verbetert de prestaties van je bedrijf. Hoe debiteurenrisico management het beste kan worden vormgegeven, verschilt van bedrijf tot bedrijf. Experts zijn het erover eens dat de volgende vier stappen voor elk bedrijf een goede leidraad vormen bij het beheren van debiteurenrisico’s: identificeren, evalueren, plannen en maatregelen nemen. We behandelen deze 4 stappen hieronder verder.

1. Debiteurenrisico identificeren

Je kunt het debiteurenrisico van een potentiële nieuwe klant bepalen door informatie over het bedrijf in te winnen bij de Kamer van Koophandel en handelsinformatiebureaus, en via bank- en handelsgegevens en het jaarverslag. Deze informatie kan je inzicht verschaffen in de kredietwaardigheid van de potentiële klant. Op deze manier kan je bepalen of het verstandig is om op krediet te leveren aan deze klant en, zo ja, onder welke voorwaarden.

2. Debiteurenrisico analyseren  

ls je overweegt om krediet te verlenen aan een klant, is het belangrijk om twee dingen te analyseren:

  • de kredietwaardigheid van de klant

  • de potentiële impact op jouw cashflow voor het geval de klant niet betaalt.

Met een kredietscore van een organisatie op zak maak je een zorgvuldige afweging om wel of niet met bepaalde partijen in zee te gaan. Met andere woorden: Voldoet de financiële situatie van jouw klant aan het gewenste niveau? Kan deze afnemer nu en in de toekomst aan zijn financiële verplichtingen voldoen? Welke betaalafspraken maak je met deze klant? Cruciale besluiten om ervoor te zorgen dat jouw bedrijf winstgevend is en blijft!

3. Een proactief plan opstellen

Voor gedegen debiteurenrisico management is een plan nodig dat je helpt bij het evalueren en verlenen van krediet aan alle klanten. Eerst bepaal je de kredietvoorwaarden – de hoogte van het te verlenen krediet en de looptijd. Bespreek deze voorwaarden met nieuwe klanten voordat je overgaat tot kredietverlening. Vervolgens neem je eens per maand of kwartaal je vorderingen door zodat je goed overzicht houdt van je risico’s.

4. Debiteurenrisico afdekken

Het is lastig te voorspellen in hoeverre schade als gevolg van non-betaling door klanten kan worden voorkomen. Het beoordelen van het debiteurenrisico van een klant voordat je de kredietvoorwaarden aan hem overlegt, is een goede manier om dat risico te beperken. Maar omdat de zakelijke omgeving erg veranderlijk is, kan dit een lastige opgave zijn. Zonder een goed risicomanagementplan kan je bedrijf te maken krijgen met cashflow- en inkomstenproblemen die je dagelijkse bedrijfsvoering negatief beïnvloeden.

Door je handelsvorderingen te verzekeren via een kredietverzekering ben je verzekerd van betaling, zelfs als een van je klanten failliet gaat of niet in staat is te betalen. Bijkomend voordeel bij het afsluiten van een kredietverzekering is dat je ook de nodige ondersteuning krijgt om goed geïnformeerde beslissingen te nemen over het al dan niet verlenen van krediet aan nieuwe klanten of het verhogen van krediet aan bestaande klanten.

En er gaat niet alleen veel geld, maar ook veel tijd verloren: de financiële administratie in een bedrijf besteedt gemiddeld een kwart van de tijd aan niet productieve uren, waarin ze vragen van leveranciers beantwoorden en geschillen met partners moeten oplossen (Aberdeen, Hackett en Gartner).

Door een goed debiteurenbeheer of credit management hoef jij je geen zorgen meer te maken over wanbetalers en een negatieve cashflow en wordt het aantal vragen over facturen teruggebracht naar een minimum.

Wat is debiteurenbeheer

Debiteurenbeheer is een belangrijk onderdeel van cashflowbeheer. Dit beheer zorgt ervoor dat je factuurproces zo soepel mogelijk verloopt en dat debiteuren op tijd betalen. Door een goed georganiseerd debiteurenbeheer worden facturen sneller betaald. Hieronder lees je welke stappen thuishoren in een goed debiteurenbeheer.

Stap 1: De juiste persoon

Het is erg belangrijk dat je tijd maakt voor debiteurenbeheer. Jouw facturen worden sneller betaald als het beheer in handen is van iemand die goed met klanten overweg kan, harde afspraken kan maken en bevoegd is om betalingsafspraken te maken. Heb je geen tijd om het credit management intern te regelen dan kun je gebruik maken van factoring. Een bank of factormaatschappij neemt dan het risico dat een klant niet betaalt over, onderzoekt de kredietwaardigheid van klanten en stelt het doorlopende kredietlimiet per klant vast.

Stap 2: Dubieuze debiteuren

Voordat je met iemand in zee gaat, moet je weten met wie je zaken doet. Je kunt het handelsregister van de Kamer van Koophandel doorzoeken om erachter te komen of je zaken doet met een betrouwbaar persoon. Je kunt dit ook laten checken bij een kredietverzekeraar of kredietinformatiebureau. 

Stap 3: Maak afspraken

In de offerte, opdracht- of orderbevestiging kun je afspraken maken over de uiterlijke betalingstermijn. De betalingstermijn bestaat in het ideale geval uit maximaal 30 dagen, het is dan ook aan te raden om deze termijn af te spreken. Noteer de termijn die je hanteert en houd je hieraan, maak deze termijn ook kenbaar in de offerte, opdracht- of orderbevestiging en in de factuur en teken voor akkoord.

Stap 4: Algemene voorwaarden

Zorg dat je jouw algemene voorwaarden op papier zet, zodat jouw klanten weten waar ze aan toe zijn.

Stap 5: Facturatie

Hoe sneller je de factuur verstuurt, hoe sneller de debiteur betaalt. Een goede factuur bevat de gemaakte afspraken, is overzichtelijk en voldoet aan de eisen van de belastingdienst.

Stap 6: Nabellen

Als de factuur niet is betaald binnen de afgesproken betalingstermijn, kun je gelijk beginnen met nabellen. Vaak hebben debiteuren standaard smoezen klaar:

  • Het geld is al onderweg: wacht nog even af.

  • Het geleverde werk is niet goed genoeg: probeer je afspraken alsnog na te komen

  • Wij hanteren een eigen betalingstermijn: wist je dit, dan kun je overwegen om die termijn nog even af te wachten.

Stap 7: Herinnering

Is de factuur na het telefoontje nog niet betaald, schrijf dan een zakelijke herinnering met daarin in ieder geval het factuurnummer, de factuurdatum en de uiterlijke betalingsdatum.

Stap 8: Sommatiebrief

Negeert de klant de herinnering, dan is het aan te raden om serieuze stappen te ondernemen in de vorm van een sommatiebrief, die je per gewone post en aangetekend verstuurd. Hiermee voorkom je dat de klant kan ontkennen dat hij de aanmaning heeft ontvangen. Daarnaast is een debiteur verplicht een wettelijke rente te betalen na overschrijding van de betalingstermijn.

Andere opties

Er zijn naast nabellen en herinneringen sturen ook andere manieren om te zorgen dat je niet teveel schade oploopt als een debiteur niet betaalt:

  • Het eigendomsvoorbehoud: hierdoor ben je eigenaar van de geleverde diensten of goederen, totdat de klant betaalt.

  • Het recht van reclame: je kunt de door jou geleverde goederen binnen 6 weken na het verstrijken van de betalingstermijn terugvorderen als de debiteur niet betaalt.

  • Het opschortingsrecht: je hoeft zelf geen verplichtingen na te komen, totdat de tegenpartij betaalt, waarbij de opschorting wel redelijk moet zijn.

  • Betalingsregeling: je kunt een betalingsregeling treffen als een klant niet in staat is te betalen, waarbij je de afspraken op papier zet en de regeling ongeldig kan worden verklaard als de klant stopt met betalen.

In het laatste geval kun je een incassobureau of deurwaarder inschakelen.

Stap 9: Btw terugvragen

Ziet het ernaar uit dat een klant niet meer gaat betalen, dan kun je bij de belastingdienst een verzoek indienen voor teruggave van de btw die je door deze klanten hebt betaald. Dit verzoek moet je in ieder geval direct na het vaststellen van de jaarrekening doen en met bewijsstukken van de oninbaarheid van de vordering.

Debiteurenbeheer kost tijd en geld, maar facturen die niet betaald worden kosten veel meer!

Bron: KvK

Auteur

Nerina Vilchez