Salarisadministratie software: sneller en foutloos zelf aan de slag

Bewaartermijn personeelsdossier: wat is dat?

Je bent verplicht een persoonlijk dossier aan te leggen voor al je medewerkers. De gegevens die je in dit personeelsdossier bewaart, moeten voldoen aan de AVG-wetgeving en moeten gedurende een bepaalde periode worden bewaard. Sommige gegevens mag je vanwege privacy maar een beperkte periode bewaren. Dat geldt zowel voor werknemers als ex-werknemers. De termijnen verschillen van 4 weken tot 7 jaar.

Hoelang moet je gegevens van medewerkers bewaren?

Welke bewaartermijn voor het personeelsdossier geldt is lastig te bepalen, omdat de inhoud van een personeelsdossier heel divers is. Van een sollicitatiebrief tot de arbeidsovereenkomst en van het verslag van een functioneringsgesprek tot communicatie rondom een promotie.

Hoelang je persoonsgegevens mag bewaren hangt af van de aard van de persoonsgegevens. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) geeft aan dat je persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze verzameld zijn. Daarnaast heb je te maken met een aantal wettelijke bepalingen die een minimum bewaartermijn voor bepaalde onderdelen van het personeelsdossier voorschrijven. Per type document ga je dus na hoe lang je deze moet bewaren.

Wettelijke bewaartermijn personeelsdossier

In een aantal wetten is wel een bewaartermijn opgenomen. Deze zijn verplicht, hier mag je dus niet van afwijken. Dit zijn de belangrijkste wettelijke bewaartermijnen voor je personeelsadministratie:

• Salarisadministratie: 7 jaar bewaren (Wet Rijksbelastingen)

• Loonbelastingverklaringen: 7 jaar bewaren (Wet Rijksbelastingen)

• Kopie identiteitsbewijs: 5 jaar bewaren na uit dienst (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme)

• Gegevens over arbeids- en verblijfsvergunning: 5 jaar bewaren na uit dienst (Vreemdelingenwet)

• Arbodossier: 20 jaar na einde dienstverband, einde functie of einde blootstelling (Arbowet)

• Verzuimdossier: 2 jaar na afronding verzuim (Wet Verbetering Poortwachter)

Bewaartermijn per onderdeel van het personeelsdossier

In de AVG staat dat je persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan noodzakelijk voor het doel waarvoor je ze verzameld hebt. Maar hoe lang is dat dan? Je kunt voor de verschillende onderdelen de volgende richtlijnen aanhouden. 

Gegevens uit de sollicitatieprocedure: maximaal 4 weken

Persoonsgegevens van sollicitanten mag je maximaal 4 weken bewaren. Met toestemming van de sollicitant kun je deze 4 weken uitbreiden tot 1 jaar. Het gaat om: sollicitatieformulier of -brief, CV, referenties, schriftelijke communicatie met de sollicitant, getuigschriften, verklaring omtrent gedrag (VOG), psychologisch onderzoek en assessments.

Persoonsgegevens van werknemer in dienst: 2 tot 20 jaar

• Arbeidsovereenkomst: 7 jaar 

• Kopie identiteitsbewijs: 5 jaar

• Loonbelastingverklaring: 5 jaar

• Verklaring arbeids- en verblijfsvergunning: 5 jaar

• Functiebeschrijving: 2 jaar

• Arbodossier: 20 jaar na einde dienstverband, einde functie of einde blootstelling. Let op: als je een arbodienst en/of bedrijfsarts inschakeld, dan verzorgen zij de bewaarplicht van dit dossier. Jij kunt dan het verzuimdossier twee jaar na uitdiensttreding verwijderen.

• Verzuimdossier: 2 jaar na afronding verzuim

Gegevens tijdens het dienstverband: 2 jaar

Als iemand in dienst is, ben je vanuit de AVG verplicht om zelf het personeelsdossier up-to-date te houden. Je bepaalt dus zelf of je elk kwartaal, elk jaar of elke vijf jaar de gegevens checkt. Verouderde gegevens moet je direct verwijderen. Voor andere onderdelen uit het lopende personeelsdossier kun je deze richtlijn aanhouden:

• Verslagen functioneringsgesprekken: 2 jaar

• Verslagen beoordelingsgesprekken: 2 jaar

• Opleidingscertificaten: 2 jaar

• Communicatie met werknemer: 2 jaar

• Gegevens over klachten en waarschuwingen: 2 jaar (langer bij zware vergrijpen)

• Verzuimadministratie: 2 jaar

Gegevens uit het re-integratietraject: 2 jaar

Tijdens de re-integratie van een zieke werknemer mag je alleen de gegevens verzamelen die noodzakelijk zijn voor de re-integratie. Daarnaast moet je de medewerker informeren over de gegevens die je verzamelt en bewaart. De gegevens uit het re-integratiedossier moet je tot 2 jaar na afronding van het re-integratieproject bewaren.

• Gegevens over de ziekmelding: 2 jaar na afronding re-integratiedossier

• Gegevens over de re-integratie: 2 jaar na afronding re-integratiedossier

• Gegevens over de voortgang van de re-integratie: 2 jaar na afronding re-integratiedossier

Gegevens na vertrek of ontslag medewerker: 2 tot 7 jaar

• Uitdiensttredingsformulier: 7 jaar na het dienstverband

• Verslag exitgesprek: 2 jaar na het dienstverband

• Getuigschrift: 2 jaar na het dienstverband

• Arbeidsovereenkomsten en wijzigingen daarvan: 2 jaar na het dienstverband

• Afspraken over vervroegd uittreden (VUT): 2 jaar na het dienstverband

• Verslaglegging van de Wet verbetering Poortwachter (WvP): 2 jaar na het dienstverband

• Communicatie over benoemingen, promotie, bonussen en demoties: 2 jaar na het dienstverband

• Loonbelastingverklaringen: maximaal 5 jaar na het dienstverband

• Kopie van het identiteitsbewijs: 5 jaar na het dienstverband

• Salarisadministratie: 7 jaar na het dienstverband

• De datum van het in dienst treden: 7 naar na het dienstverband

• Salarisafspraken: 7 jaar na het dienstverband

• Stamkaart met persoonsgegevens van de ex-werknemer: 7 jaar na het dienstverband

Gegevens voor de Belastingdienst

Voor fiscale gegevens, gegevens die met belastingen te maken hebben, geldt een aparte bewaartermijn. De Belastingdienst hanteert vaak een bewaartermijn van 7 jaar. Het gaat dan bijvoorbeeld om loonstroken, jaaropgaven en contracten met loonafspraken. Ondanks de AVG, is het belangrijk dat je deze gegevens dus bewaart.

Geen wettelijke termijn? Hou je aan de richtlijn

Is er geen wettelijke bewaartermijn vastgesteld voor het type gegevens dat jij in handen hebt van je medewerkers? Denk bijvoorbeeld aan verslagen van functioneringsgesprekken of andere notities. Dan hou je je aan de richtlijn: bewaar iets niet langer dan nodig. Je moet namelijk kunnen uitleggen waarom je iets bewaart, je hebt een verantwoordingsplicht. Door dit vast te leggen in je privacybeleid voorkom je discussies.

Personeelsdossier: als de bewaartermijn is verstreken 

Er is nog een belangrijk verschil tussen de minimale en maximale bewaartermijn van gegevens in het personeelsdossier. Goed om te weten:

• Is de maximale bewaartermijn verstreken van de gegevens in een personeelsdossier? Dan mag je deze gegevens niet meer gebruiken en moet je ze vernietigen. Dit geldt uiteraard ook voor digitale bestanden en eventuele back-ups. Er mag geen spoor meer van de gegevens achterblijven.

• Is de minimale bewaartermijn verstreken? Dan mag je de gegevens vernietigen. Tenzij een medewerker na de minimale bewaartermijn vraagt om vernietiging van de gegevens. Dan moet je ze vernietigen.

Uitzonderingen van de bewaartermijn

In zeldzame gevallen mag je gegevens langer bewaren dan de wettelijke bewaartermijn. Dit geldt bijvoorbeeld als je verwikkeld bent in een juridische procedure of conflict. In dat geval bestaat het “doel” van de gegevens nog en mag je ze dus bewaren. Het is wel belangrijk dat je dit goed vastlegt en uiteraard goed kunt onderbouwen.

Als je de bewaartermijn overschrijdt

Het te lang bewaren van gegevens wordt gezien als onrechtmatig handelen. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) controleert hier actief op. De gevolgen kunnen behoorlijk zijn, namelijk:

• Flinke boetes, tot wel duizenden euro’s of een percentage van je omzet

• Juridische procedures door de medewerker(s) waarvan je onterecht gegevens hebt bewaard

• Onoverzichtelijke administratie met een hogere kans op fouten

• Grotere vatbaarheid voor een datalek

• Extra werk om duidelijk uit te leggen waarom je iets bewaard tijdens een officiële controle

Verwijder dus altijd direct wat je niet meer nodig hebt. Het kan helpen om een duidelijk overzicht te maken van betaaltermijnen en deadlines te koppelen aan gegevens die je in beheer hebt.

Tip: Lees meer over het opzetten van een goede personeelsadministratie.

Auteur

Lian de Snoo

Als Juffrouw Taal help ik ondernemers in het mkb aan en met ijzersterke content. Door lekker leesbare en vindbare teksten voor ze te schrijven of door hen te leren hoe ze dat zelf kunnen doen.